Le responsable du dépouillement des votes doit transmettre une copie des résultats au responsable de la compilation des résultats du centre de dépouillement. Pour assurer la transparence du système, des comptes rendus périodiques devraient être transmis au bureau national de l'organisme électoral. Ces comptes rendus devraient être transmis par circonscription électorale; l'organisme électoral pourra alors annoncer les résultats au fur et à mesure qu'ils sont reçus. Lorsque le dépouillement de toutes les urnes du centre est complété, un relevé des votes cumulatif pour tout le centre de dépouillement doit être transmis au bureau national de l'organisme électoral.
Communication des résultats
Le compte rendu et le relevé des votes cumulatif pour un centre de dépouillement doivent être transmis au bureau central de l'organisme électoral par téléphone (cellulaire ou autre) ou par d'autres moyens comme la radio. Il est à conseiller de fournir à la personne chargée de transmettre les résultats un mot de passe unique. Pour des raisons de sécurité, ce mot de passe devrait être assigné par l'organisme électoral le jour même de l'élection. L'utilisation d'un tel code peut réduire la possibilité d'usurpation d'identité et aider à empêcher les personnes non autorisées de transmettre des résultats biaisés ou inexacts au bureau national de l'organisme électoral.
Une copie du relevé des votes cumulatif peut être transmise à l'organisme électoral par télécopieur s'il s'en trouve un à l'endroit où se déroule le dépouillement. Des mesures spéciales doivent être prises pour contrôler l'accès à ce télécopieur et son numéro afin de diminuer les risques de transmission de faux relevés des votes cumulatifs. Dans tous les cas, les comptes rendus et les relevés des votes cumulatifs pour chacun des centres de dépouillement doivent être transmis par télécopieur et signés par la personne responsable de la compilation des résultats du centre de dépouillement et par les représentants des partis politiques, des candidats ou des options présents.
Pour plus de sécurité et pour démasquer toute tentative de fraude, la copie originale du relevé des votes devrait être transmise à l'organisme électoral dans une enveloppe scellée, par porteur ou par messagerie. L'organisme électoral peut alors comparer ces résultats aux résultats reçus au préalable par téléphone ou électroniquement et s'assurer qu'ils sont identiques.
Autres méthodes pour communiquer les résultats à l'organisme électoral
Si un téléphone n'est pas disponible au centre de dépouillement, on doit envisager d'autres solutions. L'utilisation de « walkie-talkie » ou de radioémetteurs est efficace et simple et ne requiert aucune ligne téléphonique. Toutefois, avant de les utiliser, on doit tenir compte de la topographie de la région afin d'identifier à l'avance les régions où il est impossible de transmettre ou recevoir des messages. Encore une fois, les préposés à un centre de dépouillement devraient recevoir une formation adéquate et un code d'identification au préalable.
Advenant l'impossibilité d'utiliser des moyens de communication sans fil, on peut recourir aux services d'un fonctionnaire électoral pour livrer les résultats en mains propres au bureau national de l'organisme électoral. Si ce n'est pas possible, il ne reste plus qu'à désigner un messager fiable; son choix doit être endossé par les préposés au dépouillement et les représentants des partis politiques, des candidats ou des options.
La presse écrite et électronique est considérée comme un élément clé dans une société libre et démocratique; elle devrait donc avoir un accès contrôlé au dépouillement et aux centres de dépouillement, plus particulièrement si la liberté et l'équité du processus électoral sont mises en doute. Afin d'assurer le contrôle qui s'impose, l'organisme électoral devrait fournir à l'avance une accréditation adéquate à ceux qui peuvent être présents au dépouillement, et une pièce d'identification correspondante devrait être portée par les représentants des médias. En plus, afin de minimiser les risques de perturbation pendant le dépouillement, des ententes doivent être prises au préalable afin que le personnel médiatique s'abstienne d'intervenir ou de conduire des entrevues pendant le déroulement des procédures de dépouillement. Aucune photo ne doit être prise à moins d'obtenir une permission expresse avant chaque photo.
Si les médias décident d'installer leurs représentants au bureau national de l'organisme électoral ou aux centres de dépouillement, on devrait les accommoder en leur fournissant une aire bien à eux. S'ils requièrent des installations spécifiques, comme des téléphones ou des télécopieurs, ils doivent en informer l'organisme électoral bien avant le jour du vote. Les ententes de partage des coûts doivent être conclues à l'avance. Les médias devraient avoir accès aux mêmes résultats que ceux fournis par l'organisme électoral aux représentants des partis politiques, des candidats ou des options.
Cheminement du relevé des votes pour chaque urne
Le responsable du dépouillement et le responsable de la compilation des résultats du centre de dépouillement devraient recevoir une copie du relevé des votes pour chaque urne; ce relevé devrait être placé dans une enveloppe scellée attachée à l'urne. Les représentants des partis politiques, des candidats ou des options présents aux tables de dépouillement et les observateurs nationaux et internationaux devraient pouvoir en faire des copies.
Ces copies peuvent provenir d'un formulaire en copies multiples ou être photocopiées ou manuscrites.
La copie originale du relevé des votes doit être jointe à l'urne dans une enveloppe scellée. Cette mesure revêt une importance particulière s'il devait y avoir recomptage des bulletins.
Cheminement des relevés des votes pour le centre de dépouillement
Une copie des résultats devrait être transmise à l'organisme électoral (l'original dans une enveloppe scellée) et au responsable de la compilation des résultats du centre de dépouillement; une copie devrait être affichée à l'extérieur du centre de dépouillement. Ces copies peuvent provenir d'un formulaire en copies multiples ou être photocopiées ou manuscrites.
Les représentants des partis politiques, des candidats ou des options et les observateurs nationaux et internationaux présents peuvent faire leur propre copie en transcrivant les renseignements.
Lorsque le relevé des votes cumulatif pour le centre de dépouillement est complété et a été transmis au bureau national de l'organisme électoral, une copie peut être affichée à l'extérieur du centre de dépouillement. De cette façon, les mêmes renseignements et résultats sont mis à la disposition du public, en même temps. Puisque des témoins peuvent observer et examiner le processus de dépouillement, les résultats sont publics. Le relevé des votes devient un document public; le fait de l'afficher le confirme.
Pour plus de renseignements sur ces sujets, voir Publication des résultats.
