Le processus de dépouillement des votes nécessite des procédures clairement énoncées, une bonne planification, une formation approfondie des effectifs, des locaux et du matériel adéquats. Dernière étape du processus électoral, le dépouillement reçoit souvent trop peu d'attention. Cette étape importante du processus électoral est déterminante pour que les résultats de l'élection soient acceptés par les intervenants. Son succès exige donc qu'on lui accorde une priorité administrative élevée.
Les considérations administratives en matière de dépouillement varient d'un pays à l'autre. Voici quelques réalités qui sont souvent oubliées lorsque les procédures administratives sont établies :
- plus le système est simple, plus il est facile de le développer et de l'administrer;
- plus l'infrastructure en place est utilisée, plus l'administration du processus est simplifiée et moins les coûts sont élevés;
- plus le processus jouit de permanence et de continuité entre les élections, plus les pratiques de dépouillement deviendront coutumières et professionnalisées.
Un processus de dépouillement complexe augmente les exigences administratives : un plus effectif plus nombreux, un programme de formation plus exigeant, des heures de travail prolongées et même des centres de dépouillement plus nombreux. En général, lorsque le dépouillement est effectué par les préposés au vote, les retombées administratives sont positives vu que le recrutement, la formation et la rémunération sont moins onéreux.
Infrastructure
La planification du dépouillement doit tenir compte de l'infrastructure nécessaire, y compris pour le transport du matériel et la publication des résultats du vote. Les locaux où le dépouillement s'effectuera devront être appropriés pour cette activité et sécuritaires. Il importe de considérer le bien-être des préposés, par exemple en prévoyant leurs besoins en nourriture et rafraîchissements. Il ne faut pas non plus oublier des facteurs comme l'éclairage et la température des locaux. Ces considérations prennent encore plus d'importance si le dépouillement est effectué par les préposés au vote qui sont en fonction continue durant la journée entière. Si, à cause du nombre d'électeurs, on doit centraliser le dépouillement, les préposés devront y travailler durant de longues heures.
Recrutement et formation des effectifs
L'efficacité du dépouillement dépend des préposés, qui devraient être en nombre suffisant et recevoir tous une formation adéquate. Si les mêmes personnes sont affectées au vote et au dépouillement, elles devraient bénéficier de pauses durant la journée. Les coûts associés à la rémunération et à la formation des préposés au dépouillement sont des composantes majeures du budget électoral.
Compétences au niveau de la gestion
Afin de garantir le succès de toutes les étapes de l'élection, y compris le dépouillement des votes et la transmission des résultats, il est important que l'organisme électoral en place soit permanent et qu'il dispose de gestionnaires possédant les compétences nécessaires : professionnalisme, connaissances, expérience et neutralité.
Il incombe normalement à l'organisme électoral de rédiger les procédures et le matériel didactique, qui devraient s'inspirer des meilleures pratiques locales et internationales établies et, si l'occasion se présente, les mettre à l'épreuve lors d'élections partielles ou simulées avant la tenue d'une élection ou d'un référendum.
Compétences au niveau local
En général, les administrateurs électoraux du niveau local n'entrent en fonction qu'au moment d'une élection, bien que certains pays les nomment en permanence et leur confient des tâches additionnelles comme le maintien du registre électoral.
Là où les administrateurs électoraux et le personnel de soutien du niveau local ne sont recrutés qu'au moment de l'élection, il importe de faire leur recrutement bien avant le déclenchement de l'élection et de leur donner une formation approfondie sur les procédures de dépouillement et autres activités électorales. Il peut être nécessaire de rémunérer ces effectifs pour leur participation aux séances de formation et pour les frais connexes (déplacements, logement, nourriture).
Les administrateurs du niveau local tout comme les administrateurs cadres devraient normalement disposer d'ouvrages de référence ou de guides de renseignements touchant tous les aspects administratifs du processus électoral. Ces ouvrages devraient énoncer les procédures et les lignes directrices reliées à l'ouverture et à la fermeture d'un bureau local; à l'embauche du personnel local (aux énoncés de tâches, aptitudes et capacités de base requises); et aux rapports avec les candidats et les représentants des partis politiques.
Les procédures détaillées du dépouillement des votes et de la publication des résultats devraient être arrêtées suffisamment tôt pour permettre d'effectuer les préparatifs qui s'imposent. Elles devraient souligner l'importance des activités de dépouillement et de la tenue des registres nécessaires à la publication de résultats officiels exacts.
Les responsabilités confiées aux administrateurs du niveau local peuvent varier selon le milieu et peuvent inclure l'embauche et la formation de leur personnel, qui devrait être recruté bien avant le déclenchement de l'élection. Il peut également être nécessaire de prévoir d'autres ressources pour accomplir les diverses fonctions administratives reliées à l'élection, telles que les relations publiques et la logistique du matériel électoral.
Dès que possible après le déclenchement d'une élection, on devrait procéder au recrutement et à la formation de tous les préposés au vote et au dépouillement (qui peut se poursuivre après le jour de l'élection). Par mesure de prudence, on peut recruter et former des préposés en réserve pour remplacer ceux qui auraient un empêchement le jour du vote, et les rémunérer par une prime de disponibilité s'ils ne sont pas appelés à agir.
Critères de recrutement
Le recrutement devrait considérer les hommes et les femmes sur un plan d'égalité, selon leurs capacités de s'acquitter des tâches de manière impartiale et professionnelle. Dans certains pays, on exige que les préposés au vote soient admissibles à voter et qu'ils résident dans la circonscription électorale où ils devront agir le jour du vote. Tous les critères de sélection devraient être connus et clairement compris des candidats et des partis politiques afin de contribuer à la transparence du processus.
Certaines lois électorales permettent aux partis politiques de proposer des personnes pour agir en qualité de préposés, en proportion du nombre de votes ou de sièges obtenus par chaque parti lors de l'élection précédente. Les partis présentent des listes de personnes acceptables à l'administrateur électoral local à qui revient la responsabilité de faire les nominations. Avant d'entreprendre leurs fonctions, les personnes qui sont nommées par l'administration électorale doivent s'engager à agir avec neutralité.
La participation des partis politiques au processus de nomination dépendra des coutumes et des circonstances locales. Cette pratique peut s'avérer souhaitable là où la population est hautement politisée et lorsque les personnes compétentes ont souvent une forte allégeance politique. Elle assure ainsi que le processus offrira un mécanisme de freins et contrepoids. Elle permet aux préposés recommandés par des partis politiques opposés de se surveiller réciproquement. En général, les préposés sont conscients de l'importance de leur neutralité dès qu'ils sont officiellement nommés par l'organisme électoral local, surtout s'ils sont tenus de prêter serment d'impartialité. Cependant, les préposés peuvent difficilement être absolument neutres s'ils ne peuvent se dégager suffisamment des questions politiques.
Là où la population est moins politisée et qu'on peut trouver suffisamment de ressources non politisées, il est probablement souhaitable de recruter des personnes qui sont plus susceptibles de neutralité. Certains pays ne permettent pas aux personnes politiquement engagées d'agir comme préposés au vote.
Que les partis politiques participent ou non au recrutement des préposés, ils devraient tout de même nommer des représentants ou des observateurs pour les bureaux de vote, pour autant que la loi électorale le permette. Ces personnes doivent en général être accréditées au préalable par l'organisme électoral.
Les personnes nommées comme préposés au vote devraient posséder les aptitudes nécessaires, être disponibles pour recevoir la formation et capables de travailler pendant de longues heures. Ils doivent savoir lire, écrire et compter et avoir une bonne communication verbale. La compétence linguistique est également importante dans les communautés multilingues. Fréquemment, les personnes nommées au poste de préposé sont des étudiants adultes, des fonctionnaires, des enseignants, des préposés aux soins de santé ou des personnes à la retraite, parce qu'ils sont en mesure de répondre à ces exigences.
La nomination de fonctionnaires publics comme préposés au vote peut susciter des doutes quant à la neutralité du personnel électoral, surtout si l'image populaire de la fonction publique est entachée et selon que les postes sont comblés au mérite ou de manière partisane. Même si des fonctionnaires compétents sont recrutés, ils devront tout de même recevoir une formation sur le dépouillement des votes et sur d'autres aspects du processus électoral.
Formation du personnel
Le degré de formation à dispenser peut varier selon les circonstances locales et les différents postes à combler. Les administrateurs électoraux du niveau local, les responsables des bureaux de vote et des centres de dépouillement et les administrateurs cadres ont normalement besoin d'une formation plus approfondie que le personnel subalterne.
Les administrateurs cadres devraient recevoir leur formation tôt avant le vote, alors que les subalternes peuvent être formés soit la veille du vote ou le jour même avant le début des activités.
Si les préposés au vote sont également responsables du dépouillement, la même session de formation devrait toucher toutes leurs tâches. La méthode appropriée dépendra des capacités budgétaires et de la possibilité de tenir des séances de formation en personne. Idéalement, les cadres devraient être formés en personne par un formateur professionnel, à l'aide de moyens audiovisuels si possible, de manuels didactiques et d'exercices pratiques. Dans certains milieux, on distribue des manuels didactiques et des exercices pratiques que les préposés peuvent utiliser chez eux avant la formation. On peut suivre la même méthode de formation pour le personnel subalterne, ou encore leur supérieur peut voir à leur formation s'il a lui-même été déjà formé.
Il faut soigneusement choisir les locaux pour la formation et s'assurer qu'ils offrent le mobilier et l'équipement requis, y compris des sièges, des tables, des tableaux ou rétroprojecteurs et, si nécessaire, un magnétoscope et un téléviseur. Si les participants sont nombreux, il est préférable d'utiliser un microphone et des amplificateurs. Tout le matériel qui servira le jour du vote (bulletins de vote, urnes, scellés, formulaires, etc.) devrait être disponible afin d'illustrer son utilisation. Les locaux doivent offrir suffisamment d'espace pour le confort des participants. De préférence, on devrait être en mesure d'y aménager un modèle de bureau de vote.
Une simulation visuelle du dépouillement constitue une méthode d'apprentissage très efficace. Illustrer des exemples de bulletins difficiles à juger et des formulaires complétés permet d'anticiper les problèmes possibles et de les solutionner en groupe.
La participation à la formation devrait préférablement être une condition d'embauche des préposés au vote et au dépouillement. Une allocation ou des honoraires sont souvent prévus pour encourager les préposés à assister à la formation.
Certains pays ont recours à des formateurs professionnels plutôt qu'à leurs administrateurs électoraux pour former les préposés au vote et au dépouillement. Un groupe restreint de formateurs professionnels peut former d'autres formateurs qui seront déployés en région pour former en personne les préposés. Les prévisions budgétaires devraient alors considérer les coûts de rémunération, de déplacement et de logement des formateurs.
