Transport intérieur
Les moyens de transport envisagés doivent être planifiés et faire l'objet de négociations avant même que l'élection ne soit déclenchée (consulter Transports). L'organisme électoral devra s'assurer que le transporteur choisi aura la capacité voulue et disposera des moyens requis pour assurer la livraison des urnes dans les délais prescrits tout en appliquant des contrôles de sécurité adéquats.
Le choix du transporteur (entreprise publique ou privée; organisation internationale ou force policière ou militaire) tiendra compte du contexte politique, social et économique du pays de même que des facteurs de risques. Au début de l'élection, le contrat devrait déjà avoir été finalisé et pleinement négocié quant aux obligations et aux procédures à suivre. La grille d'évaluation devrait comprendre les facteurs de risque suivants :
- la réputation;
- la fiabilité;
- la stabilité financière;
- l'aptitude à couvrir tout le territoire;
- l'aptitude au retraçage des envois;
- la rapidité de livraison;
- la disponibilité de moyens de dépannage.
S'il est impossible de n'utiliser qu'un seul transporteur ou si la situation politique est telle qu'il faille avoir recours aux forces de sécurité ou à d'autres personnes dignes de confiance, on devrait permettre aux représentants des partis politiques d'accompagner les urnes, tout en prenant garde d'accorder cette permission à un nombre suffisant de partis.
Afin de restreindre au minimum le nombre de personnes qui accompagneront les urnes, on peut négocier au préalable avec les partis politiques pour que seulement deux personnes représentant chacune un parti différent soient désignées pour accompagner le responsable du bureau de vote dans le véhicule de livraison. On peut également permettre aux observateurs nationaux et internationaux d'accompagner l'urne, bien qu'ils puissent être obligés de le faire dans un autre véhicule. Selon le contexte politique, les services d'agents de sécurité peuvent également être requis.
L'organisme électoral devrait discuter avec les forces de sécurité en place afin de déterminer le degré de sécurité nécessaire. Une planification insuffisante pourrait imposer un lourd fardeau aux forces de sécurité.
Les partis, les candidats ou les groupes référendaires devraient être au courant des dispositions de sécurité prévues. Cette mesure est d'autant plus importante si les forces de sécurité ne jouissent pas de la confiance populaire ou de celle des partis politiques.
Transport international
Le déplacement des bulletins de vote au-delà des frontières du pays ou sur la scène mondiale exigera une planification rigoureuse et une approche différente que pour le transport intérieur. Divers facteurs tels que les décalages horaires, le dédouanement et les horaires des transporteurs peuvent nécessiter le report de la date et de l'heure des activités de dépouillement.
Quand le vote à l'étranger se déroule exclusivement dans des ambassades et des consulats, le recours aux dépêches diplomatiques peut éviter les retards dûs au dédouanement, bien que ces transmissions ne soient pas toujours aussi fréquentes qu'il serait souhaitable.
Lorsque le vote à l'étranger est largement décentralisé dans des grandes villes où un grand nombre de ressortissants résident, on peut recourir aux services d'une entreprise de messagerie de réputation internationale pour la livraison des bulletins. Les entreprises spécialisées dans le transport des valeurs disposent de moyens bien établis de retraçage utilisant des carnets de route qui leur permettent de suivre les diverses étapes de transmission jusqu'à destination. Elles possèdent en plus une vaste connaissance des pratiques et réglementations douanières leur permettant d'éviter certains retards.
Une fois les mesures de sécurité du transport arrêtées et acceptées par l'organisme électoral et le contractant, il est important de bien se familiariser avec les horaires de cueillette et de livraison, car c'est un élément essentiel pour planifier la réception des bulletins au centre de dépouillement. On peut localiser ce dernier à proximité de l'aéroport ou du point de livraison des urnes par le transporteur pour réaliser des économies de temps dans la livraison. Si possible, un gestionnaire de l'organisme électoral et des représentants des partis politiques devraient être affectés au point de livraison du transporteur pour régler tout problème inattendu et accélérer la livraison.
Les dispositions de transport ne devraient être connues que des personnes concernées. Tout au long des activités de transport, un représentant attitré ou un service de l'organisme électoral devraient assurer la liaison avec le transporteur pour résoudre les problèmes reliés aux contrats, à la logistique et à la sécurité.
En prévision de la transmission de bulletins par la poste, des dispositions spéciales devraient être conclues avec l'agence postale nationale pour que ses mécanismes de tri soient ratissés avant l'échéance fixée pour le retour des bulletins. On peut négocier des arrangements spéciaux de livraison au centre de dépouillement afin que le plus grand nombre de bulletins possible soient reçus avant les délais prescrits. Avant d'imprimer l'adresse sur les enveloppes de retour des bulletins de vote par la poste, des arrangements spéciaux avec les autorités du service des postes, si leurs pratiques le permettent, pourraient prévoir l'impression d'un code distinct sur les enveloppes, qui faciliterait le tri.
