Lorsque le dépouillement des votes est terminé, le greffier ou le responsable du bureau de vote prépare le relevé des votes pour ce bureau (voir Relevé du scrutin -Élections Canada).
Ce formulaire indique les résultats de l'élection et devrait inclure les renseignements d'usage tels le nom de la circonscription électorale, le nom ou numéro du bureau de vote et la date de l'élection.
Ce formulaire devrait également indiquer des renseignements propres au compte :
- le nombre de bulletins reçus de l'organisme électoral à l'ouverture du bureau de
vote;
- le nombre de bulletins gâtés;
- le nombre de bulletins inutilisés;
- le nombre de bulletins valides pour chaque candidat, parti politique ou option;
- le nombre de bulletins rejetés;
- le nombre de bulletins valides;
- le nombre total des électeurs qui ont voté le jour du vote.
Le responsable du bureau de vote et les représentants des partis politiques, candidats ou options signent le formulaire. Ces personnes doivent également imprimer leur nom, adresse et numéro de téléphone s'il y a lieu. Advenant certains problèmes, l'organisme électoral pourra alors communiquer avec eux plus facilement. Certaines administrations exigent que tous les préposés présents au bureau de vote apposent leur signature sur le relevé des votes.
Lorsque le formulaire est rempli, les résultats devraient être transmis oralement ou électroniquement au bureau local de l'organisme électoral pour lui permettre de compiler les résultats préliminaires dans les plus brefs délais possibles. La responsabilité de transmettre les résultats préliminaires incombe au responsable du bureau de vote. Cette transmission peut se faire par téléphone, téléphone cellulaire, modem ou fax; il faut cependant utiliser un code de sécurité unique qui identifie sans l'ombre d'un doute la personne qui transmet les résultats. Toutefois, l'infrastructure du réseau de communications de certains pays ne se prête pas à la transmission orale ou électronique des résultats préliminaires. Il faut alors recourir à des services de messagerie pour transmettre les résultats préliminaires.
Lorsque les résultats ont été transmis oralement ou électroniquement, l'original du relevé des votes doit être transmis, par porteur, dans une enveloppe scellée, au même bureau de l'organisme électoral. Cette mesure contribue à la prévention de fraudes et fournit une preuve en cas de falsification des résultats. On doit permettre aux représentants des candidats, partis politiques ou options de copier les résultats. Le responsable du vote doit en conserver une copie, et une autre doit être affichée au bureau de vote. La copie originale, à l'intention de l'organisme électoral, est placée dans une enveloppe scellée et attachée à l'urne. De plus, tous les observateurs nationaux et internationaux doivent pouvoir transcrire les résultats qui apparaissent sur le relevé officiel des votes du bureau de vote.
Les médias d'information - la presse écrite et les réseaux électroniques - jouent un rôle majeur dans une société démocratique libre; il est donc primordial de leur donner accès aux résultats, soit aux bureaux de vote ou aux bureaux de l'organisme électoral où les résultats sont compilés, à moins que des raisons d'ordre sécuritaire empêchent l'annonce de résultats partiels et officieux. Cette mesure est d'autant plus importante si la liberté d'expression et l'équité du processus électoral sont mis en question. L'organisme électoral est responsable de l'accréditation adéquate du personnel admis au bureau de vote ou aux locaux où les résultats du vote sont rassemblés. Les représentants des médias d'information qui sont présents devraient porter une preuve d'identité prouvant leur accréditation.
La transparence
La transparence est un élément important lors de la transmission et de l'annonce des résultats préliminaires. Les représentants des partis politiques, candidats ou options devraient signer le relevé des votes et en garder une copie, et devraient être témoins de la transmission de ces résultats à l'organisme électoral. De fait, une telle transparence contribue largement à l'acceptation du déroulement de l'élection. Cette mesure qui peut sembler secondaire peut influencer directement le niveau de confiance que les participants ont dans le processus de cueillette des résultats.
Importance des plans d'urgence
La technologie des communications joue un rôle d'importance accrue dans la transmission des résultats du vote. Si les supports technologiques utilisés par l'organisme électoral connaissent des défaillances, il s'ensuivra que l'annonce des résultats préliminaires sera retardée, donnant par le fait même naissance à des problèmes d'ordre administratif, technique et logistique. De plus, de telles défaillances peuvent embarrasser politiquement l'organisme électoral.
Afin d'éviter de tels problèmes, un plan d'urgence devrait être établi et mis à l'épreuve avant le jour du vote. L'identification d'un second téléphone près de chaque bureau de vote peut être faite avant le jour du vote et peut pallier de façon économique à une défaillance électronique. Les services de messagerie téléphonique informatisée peuvent être reliés et recoupés par mesure de précaution au cas où l'un ou l'autre devait être défaillant. On peut également utiliser la radio. Le plan d'urgence devrait prévoir l'utilisation de moyens de transmission manuelle, tels les services de messagerie et la livraison par porteur.
Il va de soi que le choix du plan d'urgence est dicté par le contexte et les circonstances locales de l'administration. Dans certaines circonstances, le plan de secours peut reposer sur des ententes négociées au préalable avec les groupes qui assurent la sécurité pour l'utilisation de leur équipement de communication, ou avec des compagnies privées qui peuvent collaborer en mettant leur services à la disposition de l'organisation.
