Les préparatifs en vue du transport de l'urne sont très importants, surtout si elle est transmise à un centre de dépouillement. On doit prévoir des mesures de sécurité rigoureuses, comme la vérification des numéros de tous les scellés qui y sont apposés. On doit de plus s'assurer que quelqu'un accompagnera l'urne depuis son départ du bureau de vote jusqu'au centre de dépouillement.
Les urnes ne doivent jamais rester sans surveillance et des procédures spéciales doivent éviter toute manipulation de leur contenu lors de leur transmission. On doit en outre s'assurer que ces procédures sont connues et respectées.
Idéalement, les préposés au vote et au moins deux représentants de partis politiques devraient accompagner l'urne et les documents connexes dans le même véhicule. Ces précautions tendent à éviter la fraude et à déceler toute manipulation qui pourrait survenir. Si tous les participants et les électeurs en sont préalablement informés, la transparence du processus deviendra évidente. Ces mesures de contrôle touchant le déplacement des urnes sont essentielles pour maintenir l'intégrité de tout processus électoral démocratique.
Le choix du transporteur des urnes devrait être arrêté avant le déclenchement de l'élection, qu'il s'agisse d'un transporteur privé ou public (véhicules de la force militaire ou policière). Les transporteurs devraient être fiables, rapides et aptes à desservir le territoire à couvrir, et devraient disposer de moyens de dépannage. Le succès des opérations de transmission des urnes repose sur les moyens de transport eux-mêmes ainsi que sur l'organisme choisi pour les assurer. La confiance accordée au processus électoral peut être brimée si les moyens de transport ne sont pas sécuritaires et efficaces.
À la fin des opérations de vote, on doit couvrir la fente de l'urne d'un scellé afin d'éviter que des bulletins additionnels y soient insérés durant la transmission. Les numéros de série de tous les scellés officiels doivent être notés aux procès-verbaux et aux bordereaux de transmission appropriés (voir Movement of ballot box - Bosnia). Une fois l'urne scellée, le responsable du bureau de vote compte les talons des bulletins utilisés, les bulletins non utilisés et les bulletins gâtés, et le total devrait correspondre au nombre de bulletins fournis au bureau de vote. Si les totaux ne sont pas identiques, le compte est répété jusqu'à ce que l'erreur soit décelée, sans quoi une mention de l'erreur doit être portée aux formulaires appropriés (inventaire des bulletins de vote, bordereau de transmission, procès-verbal).
Tous les formulaires sont insérés dans des enveloppes sous scellés et doivent accompagner l'urne. On doit permettre aux représentants des partis, des candidats ou des groupes référendaires de signer les scellés qu'utilise le responsable du bureau ou d'apposer leurs propres scellés. À ce point, l'urne peut être transmise au centre de dépouillement.
Le bordereau de transmission devrait être établi en nombre suffisant d'exemplaires pour en remettre aux personnes autorisées, au responsable du bureau de vote, aux représentants attitrés, au préposé à la réception des urnes au centre de dépouillement, à l'organisme électoral et au préposé au transport.
Pour la procédure détaillée de la fermeture des bureaux de vote, consulter Clôture du vote.
