Le responsable du bureau de vote doit communiquer les résultats préliminaires aux bureaux locaux de l'organisme électoral (dans certains cas, directement à l'organisme) dès que le relevé des votes est complété. Lorsqu'il s'agit d'un centre de dépouillement où l'on retrouve plus d'un bureau de vote, le responsable (dans certaines administrations, on l'appelle superviseur d'un bureau central) doit obtenir les résultats du responsable de chaque bureau et les transmettre.
Dans plusieurs pays, l'organisme électoral établit des bureaux locaux ou régionaux pour la période électorale. Les résultats préliminaires sont généralement transmis au bureau local, qui communique les résultats cumulatifs au bureau national.
Communication des résultats préliminaires
Les résultats préliminaires qui apparaissent sur le relevé des votes de chaque bureau de vote devraient être transmis au bureau local de l'organisme électoral par téléphone (cellulaire ou autre) ou par d'autres moyens, comme la radio. Il est à conseiller de fournir à la personne responsable de transmettre les résultats un mot de passe unique. Pour des raisons de sécurité, ce mot de passe devrait être assigné par l'organisme électoral le jour même de l'élection. L'utilisation d'un tel code peut réduire la possibilité d'usurpation d'identité et aider à empêcher les personnes non autorisées de transmettre des résultats biaisés ou inexacts au bureau local de l'organisme électoral.
Une copie du relevé des votes peut être transmise à l'organisme électoral par télécopieur s'il s'en trouve un à l'endroit où se déroule le dépouillement. Des mesures spéciales doivent être prises pour contrôler l'accès à ce télécopieur et son numéro afin de diminuer les risques de transmission de faux relevés des votes. Dans tous les cas, les relevés des votes transmis par télécopieur doivent être signés par le secrétaire ou le responsable du vote ou tous les préposés au bureau de vote ainsi que par les représentants des candidats, partis politiques ou options présents lors du dépouillement.
Pour plus de sécurité et pour démasquer toute tentative de fraude, le formulaire original devrait être transmis à l'organisme électoral dans une enveloppe scellée qui sera transmise par porteur ou par messagerie en même temps que le matériel électoral. L'organisme électoral peut alors comparer ces résultats avec les résultats reçus au préalable et s'assurer qu'ils sont identiques.
Si un téléphone n'est pas disponible au bureau de vote, on doit envisager d'autres solutions. L'utilisation de « walkie-talkie » ou radioémetteur est efficace et simple, et ne requiert aucune ligne téléphonique. Toutefois, avant de les utiliser, on doit tenir compte de la topographie de la région afin d'identifier à l'avance les régions où il est impossible de transmettre ou recevoir des messages. Encore une fois, les préposés au bureau de vote devraient recevoir une formation adéquate et un code d'identification au préalable.
Advenant l'impossibilité d'utiliser des moyens de communication sans fil, on peut recourir aux services d'un fonctionnaire électoral pour livrer les résultats en mains propres au local de l'organisme électoral. Si ce n'est pas possible, il ne reste plus qu'à désigner un messager fiable; son choix doit être endossé par les préposés au dépouillement et les représentants des partis politiques, candidats, ou options. Ce messager pourrait alors rapporter l'urne et son contenu. Le tout devrait être placé dans un sac à l'épreuve des manipulations malhonnêtes, pour assurer que les résultats ne soient pas changés en transit. Il s'agit souvent d'un sac en plastique épais, sous scellés signés par les personnes présentes au bureau de vote lors du dépouillement. Une fois scellé, ce sac ne doit pouvoir être ouvert sans être endommagé. Par conséquent, la personne qui reçoit le sac peut être assurée qu'il s'agit bien du même sac. Dans les cas de transmission des résultats par porteur, il est essentiel d'obtenir la signature de tous les responsables qui envoient et reçoivent le matériel. Il est souhaitable que le matériel soit accompagné en tout temps par un membre du personnel électoral et par les observateurs nationaux et internationaux.
Le rôle des médias
Les agences de nouvelles et les organisations médiatiques se feront souvent la lutte pour fournir leurs prédictions des résultats de l'élection aussitôt que possible après la fermeture des bureaux de vote. Elles enverront leurs représentants aussi près que possible de l'arène où se déroulent les activités électorales. Pour des raisons d'efficacité, elles s'intéresseront surtout aux bureaux de l'organisme électoral. Dans un centre de cueillette des résultats de plusieurs bureaux de vote, un seul représentant peut couvrir un vaste territoire et faire rapport pour un certain nombre de bureaux de vote.
Cependant, pour diverses raisons, les médias peuvent également vouloir accéder aux bureaux de vote pendant le dépouillement. La presse écrite et électronique est considérée comme un élément clé dans une société libre et démocratique; il peut donc être justifié de lui accorder un accès contrôlé au dépouillement et aux bureaux de vote, plus particulièrement si la liberté et l'équité du processus électoral sont mises en doute. Afin d'assurer le contrôle qui s'impose, l'organisme électoral devrait fournir à l'avance une accréditation adéquate à ceux qui peuvent être présents au dépouillement et une pièce d'identification correspondante devrait être portée par les représentants des médias. En plus, afin de minimiser les risques de perturbation pendant le dépouillement, des ententes doivent être prises au préalable afin que le personnel des médias s'abstienne d'intervenir ou de tenir des entrevues pendant le déroulement des procédures de dépouillement. Aucune photo ne doit être prise à moins d'obtenir une permission expresse avant chaque photo.
Si les médias décident de concentrer leurs efforts aux bureaux régionaux ou locaux de l'organisme électoral, on devrait les accommoder en leur fournissant une aire bien à eux. S'ils requièrent des installations spécifiques, comme des téléphones ou télécopieurs, ils doivent en informer l'organisme électoral bien avant le jour du vote. Les ententes de partage des coûts doivent être conclues à l'avance.
Les bureaux régionaux et locaux de l'organisme électoral devraient fournir aux médias des rapports périodiques, par exemple lorsque les résultats pour cinq ou dix bureaux de vote sont connus. Le rapport qui leur est fourni devrait comprendre la participation au bureau de vote, les résultats par parti, candidat ou option et le nombre de bulletins gâtés et rejetés. Les médias devraient avoir accès aux mêmes résultats que ceux que l'organisme électoral fournit aux représentants des partis politiques, candidats ou options.
Cheminement du relevé « officiel » des votes
Le responsable du bureau de vote devrait fournir à l'organisme électoral une copie des résultats du vote; les représentants des partis politiques, candidats ou options et les observateurs nationaux et internationaux devraient pouvoir copier ces résultats. Ces copies peuvent provenir d'un formulaire en plusieurs copies ou être photocopiées. Les copies peuvent également être manuscrites.
La copie du relevé des votes doit être jointe à l'urne dans une enveloppe scellée. Cette mesure revêt une importance particulière s'il devait y avoir recomptage des bulletins.
Lorsque le relevé des votes pour un bureau de vote est complété et a été transmis au bureau local de l'organisme électoral, une copie peut être affichée à l'extérieur du bureau de vote. De cette façon, les mêmes renseignements et résultats sont mis à la disposition du public, en même temps. Puisque des témoins peuvent observer et examiner le processus de dépouillement, les résultats sont publics. Le relevé des votes devient un document public; le fait de l'afficher le confirme. Toutefois, il importe de mentionner que ces résultats ne sont pas encore officiels, qu'ils sont préliminaires et que la préséance légale sera toujours accordées aux résultats officiels.
