Au niveau local
Dans la plupart des cas, le bureau local de l'organisme électoral recevra les résultats directement du bureau de vote le jour de l'élection. Les résultats seront compilés pour la circonscription électorale et transmis au bureau national de l'organisme électoral par télécopieur ou autrement.
Les responsables des bureaux de vote transmettront par téléphone les résultats de leur bureau de vote au bureau local de l'organisme électoral. Pour plus d'efficacité, on leur donnera un numéro général de téléphone et de télécopieur. Il importe cependant que le système téléphonique soit installé de façon à ce que les appels puissent être acheminés vers la première ligne disponible. Les téléphones et télécopieurs et tout autre moyen de communication électronique doivent pouvoir suffire à la demande pendant les heures de pointe.
Pour maximiser l'efficacité de la cueillette des résultats, les préposés au téléphone au niveau local devraient utiliser un formulaire préimprimé sur lequel apparaît le nom des candidats, partis ou options dans le même ordre qu'ils apparaissent sur le bulletin de vote. Une telle mesure évitera la confusion et les erreurs à la saisie de données. On devrait fournir au personnel une liste des codes d'identification et des mots de passe associés aux divers bureaux de vote. Encore une fois, seuls les responsables des bureaux de vote doivent communiquer au bureau régional de l'organisme électoral les résultats de vote de leur bureau de vote.
Une équipe devrait être chargée de recevoir les résultats provenant de l'extérieur et de transmettre les renseignements à l'opérateur de saisie de données ou à la personne responsable de la cueillette des résultats pour la circonscription. Au fur et à mesure qu'ils sont reçus, les résultats devraient être inscrits sur un tableur, par bureau de vote. Les représentants des partis politiques, candidats ou options devraient avoir accès à ces tableurs afin d'observer les résultats dès qu'ils sont disponibles. Des mesures spéciales doivent être prises pour éviter que les mêmes résultats soient annoncés deux fois. On peut éviter une telle confusion en accordant le même numéro à l'urne et au bureau de vote. Une telle mesure doit cependant être adoptée au début du processus électoral et le numéro assigné à un bureau de vote doit être utilisé uniformément sur tous les formulaires. L'utilisation d'un tel numéro contribuera à la création d'une piste de vérification.
Le bureau local de l'organisme électoral devrait transmettre les résultats au bureau national de l'organisme électoral au fur et à mesure afin d'accélérer le processus d'annonce des résultats préliminaires. Par la suite, l'organisme électoral compilera un sommaire des résultats préliminaires pour chaque circonscription et pour l'ensemble du pays.
Étant donné que les résultats préliminaires ne sont pas officiels, l'organisme électoral n'est pas toujours tenu de compiler les résultats préliminaires. Les médias et les organisations non gouvernementales compilent et annoncent les résultats préliminaires alors que l'organisme électoral concentre ses efforts sur la compilation des résultats officiels et leur dévoilement officiel.
Au niveau national
La même logistique devrait s'appliquer au niveau national, bien que sur une plus grande échelle. Lorsque tous les résultats arrivent en même temps, le personnel chargé de les recevoir devrait effectuer un premier contrôle de qualité pour vérifier si les résultats sont plausibles et si les totaux sont exacts. Une comparaison du nombre des électeurs inscrits sur la liste électorale et du nombre d'électeurs qui ont voté est un moyen efficace pour déceler des erreurs majeures. Lorsque les résultats officiels ont été compilés, on doit procéder à un contrôle de qualité plus complet pour chaque circonscription et chacun de ses bureaux de vote. Certaines circonscriptions exigent plus d'attention que d'autres, plus particulièrement celles qui ont connu des activités politiques intenses pendant la campagne ou celles qui posent des problèmes administratifs, par exemple parce qu'elles ont une haute concentration d'électeurs inscrits (le centre des grandes villes). Le jour de l'élection, l'organisme électoral national devrait surveiller ces circonscriptions de plus près.
Sur le plan national, la réception des résultats des bureaux régionaux et des circonscriptions est beaucoup plus facile et efficace s'ils sont transmis par téléphone ou télécopieur. Toutefois, quel que soit le moyen de communication utilisé, la transmission des résultats doit être uniforme pour faciliter la cueillette des sommaires des résultats préliminaires. Si la mise en tableau des résultats est informatisée, les documents utilisés pour la saisie de données sont importants. Le tableur, manuel ou électronique, doit indiquer le nom de toutes les circonscriptions et être rempli au fur et à mesure que les résultats sont reçus.
Dans les pays où il y a plusieurs fuseaux horaires, les résultats arriveront au bureau national à différentes heures au cours de la journée, selon l'heure de fermeture des bureaux de vote. Il faut donc soigneusement établir l'horaire des employés afin d'assurer leur disponibilité en temps et lieu.
En cas d'urgence, le bureau national de l'organisme électoral doit toujours être en position de communiquer avec les bureaux locaux, surtout pendant la réception des résultats. Dans la mesure du possible, une ligne de téléphone directe devrait être installée dans chaque bureau local de l'organisme électoral. Cette mesure permettra à l'organisme de rejoindre en tout temps la personne responsable (généralement le gestionnaire électoral de la circonscription). Le numéro de téléphone devrait être différent de celui qu'utilisent les responsables des bureaux de vote pour communiquer leurs résultats préliminaires.
Le compte des bulletins spéciaux
Les bulletins spéciaux sont généralement retournés au bureau national de l'organisme électoral. Certaines administrations prévoient que le vote des absents se tienne dans les ambassades (voir Vote à l'extérieur du pays). Dans de telles circonstances, les bulletins sont comptés localement, selon les mêmes procédures que pour compter les bulletins au pays, et les résultats sont par la suite communiqués directement au bureau national de l'organisme électoral.
Selon les règles dictées par le système utilisé, le cadre législatif et la logistique en place, l'échéancier pour retourner les bulletins par la poste peut être fixé entre cinq jours avant le jour du vote et le jour même du vote. Si les bulletins sont acceptés jusqu'au jour du vote, les procédures de dépouillement devraient être établies de façon à ce que l'annonce des résultats préliminaires ne soit pas retardée. Pour plus de détails, voir Vote des absents.
Les enveloppes reçues au bureau national de l'organisme électoral sont classées par catégories : le vote des absents, des militaires, etc. La classification sera plus facile et rapide si les enveloppes sont de différentes couleurs.
Le bureau central procède alors à une première vérification afin d'établir les pistes de vérification : la réception des bulletins, la comparaison de l'identité de l'électeur, sa signature et le code à barres (s'il y a lieu), etc. L'électeur qui vote par la poste reçoit trois enveloppes : une enveloppe de retour par la poste préadressée, une enveloppe extérieure (sur laquelle peuvent apparaître un code à barres et la signature de l'électeur ou d'autres renseignements) et une enveloppe intérieure qui contient le bulletin de vote et sur laquelle n'apparaît aucune inscription, pour protéger le secret du vote.
L'enveloppe de retour est d'abord ouverte dès sa réception et l'enveloppe extérieure contenant l'enveloppe intérieure en est retirée. Une fois l'identité de l'électeur confirmée, l'enveloppe extérieure est ouverte et l'enveloppe intérieure en est retirée et déposée dans une urne (il ne faut pas sortir le bulletin de l'enveloppe intérieure à ce stade-ci).
Selon l'échéance fixée pour retourner les bulletins spéciaux, le dépouillement peut commencer avant le jour de l'élection ou au début de la journée ou encore à la fermeture des bureaux. Toutefois, le dépouillement de ces bulletins peut être long selon le nombre de bulletins spéciaux et les procédures à suivre. Le dépouillement des bulletins spéciaux avant le jour de l'élection est courant et généralement recommandé. On doit adopter des mesures de sécurité spéciales pour que les résultats ne soient dévoilés que lorsque les résultats des bureaux de vote ordinaires sont connus.
Les procédures de dépouillement peuvent être différentes pour les bureaux de vote spéciaux et parfois pour le vote des détenus. Si le vote par anticipation se déroule sur une période de plusieurs jours, une réconciliation doit être faite à la fin de chaque jour. Certaines administrations exigent que l'urne soit ouverte à la fin de chaque jour de vote et que les bulletins inutilisés, les bulletins utilisés (qui ne sont pas comptés), les bulletins gâtés, la liste des électeurs et le registre du vote soient placés dans des enveloppes scellées. Cette mesure établit une piste de vérification de l'utilisation des bulletins de vote.
Les procédures suivies pour le vote par anticipation peuvent s'appliquer au dépouillement du vote des détenus pourvu que ce vote se tienne avant le jour de l'élection.
Les urnes utilisées aux bureaux de vote spéciaux sont gardées en sécurité jusqu'à la fermeture des bureaux de vote ordinaires le jour du vote. Le processus de dépouillement de ces bulletins commence en même temps que celui des bureaux ordinaires. Autant que possible, les préposés à la prise des votes aux bureaux de vote spéciaux devraient être présents au dépouillement. Ce dépouillement devrait se faire au bureau régional ou de district de l'organisme électoral en présence de représentants des partis politiques, candidats ou options. Les procédures de dépouillement sont identiques à celles utilisées pour le dépouillement aux bureaux de vote ordinaires.
Le dépouillement des bureaux itinérants peut se faire au dernier endroit visité ou à un bureau de l'organisme électoral. Ces bulletins ne devraient pas être comptés avant la fermeture des bureaux le jour du vote. Les représentants des partis politiques, candidats ou options devraient être au courant du lieu où se déroule le dépouillement des bureaux itinérants et devraient être présents.
Afin d'établir une piste de vérification distincte pour les activités reliées à chacun des types de vote et pour faire rapport des résultats des bureaux de vote spéciaux, des bureaux itinérants et des bulletins spéciaux, ces procédures uniques de votation ne devraient pas être confondues avec celles des bureaux ordinaires (selon la législation). Cette différence devrait être expliquée clairement et un relevé des votes distinct doit être rempli pour chacun de ces types de bulletins.
