Cuando
un organismo electoral considera utilizar la tecnología como medio para
facilitar y mejorar el proceso electoral, es recomendable que siga los
principios guía que se han identificado a lo largo del tiempo, que contribuyen
a establecer y a mantener la confianza pública en el proceso.
Estos
principios guía son:
- Adoptar una visión holística sobre las nuevas tecnologías;
- Considerar el impacto que causará la introducción de las nuevas
tecnologías;
- Mantener la transparencia y garantizar que se tenga un comportamiento
ético mientras se adopta la tecnología;
- Considerar las cuestiones de seguridad;
- Evaluar la precisión de los resultados obtenido mediante las
tecnologías;
- Garantizar la privacidad;
- Garantizar la inclusión;
- Considerar su costo y efectividad;
- Evaluar su eficiencia;
- Evaluar lo sustentable que es;
- Evaluar la flexibilidad de la tecnología para adaptarse a nuevas
regulaciones electorales;
- Considerar el servicio que se suministra a los usuarios, así como su
confianza en la nueva tecnología.
Adoptar una visión holística
sobre las nuevas tecnologías
La tecnología sólo es una
herramienta no un fin. Cuando la tecnología se aplica en cualquier actividad
relacionada con la administración electoral y con las elecciones, es importante
que se considere de manera cuidadosa el contexto en el que se usará. Por
ejemplo, si se desea usar para el escrutinio de votos, los principios guía que
se aplican en el escrutinio también se deberían aplicar a la tecnología.
También resulta útil
tener en cuenta que los procesos electorales no solo involucran cuestiones operativas
y tecnológicas. Incluyen a las leyes más importantes, parámetros y
regulaciones, al contexto político y social, a la cultura organizativa, al
desarrollo de procedimientos para complementar la tecnología y a la
capacitación de técnicos y usuarios.
Considerar el impacto de introducir nuevas tecnologías
Cuando un sistema se
quiere remplazar por uno más reciente, se debería realizar una evaluación sobre
el impacto que tendría el cambio en todos los grupos de interés.
Una vez adoptado el
sistema, la fase de transición se tiene que administrar de forma cuidadosa para
garantizar que no se presenten problemas y que todas las funciones se puedan
desempeñar de manera efectiva.
A
continuación se enumeran algunas estrategias que los administradores
electorales pueden utilizar para disminuir el impacto de las nuevas tecnologías
y los cambios en los procesos electorales:
- Conceder tiempo suficiente para instrumentarlos y evitar que se
comience a hacerlo demasiado cerca del día de las elecciones.
- Tomar en cuenta que la instrumentación de un proyecto nuevo
generalmente toma más tiempo que el esperado.
- Planear que los sistemas nuevos se terminen antes de la elección más
temprana y fijar fechas límite después de las cuales no se permitirán cambios.
- Contar con alternativas listas para instrumentarse en caso de que los
sistemas nuevos no se pudieran usar por alguna razón.
- Suministrar información sobre la tecnología y los cambios para que los
grupos de interés no tengan expectativas poco realistas y para evitar que
impongan fechas límite imposibles de cumplir.
- Evitar la introducción de tecnologías nuevas, sin probar o poco
adecuadas.
- Programar con suficiente tiempo pruebas para los sistemas.
- Suministrar la capacitación que necesitan el personal y los usuarios.
El
período del sistema electoral influye en el itinerario para instrumentar los
nuevos sistemas, dependiendo de si es fijo o variable. Con períodos fijos se
puede establecer un itinerario para instrumentar los nuevos sistemas en una
fecha cercana a la elección, mientras que los períodos variables demandan que
los sistemas estén listos antes de la primera fecha tentativa para la votación.
Mantener la transparencia y
garantizar que se adopte un comportamiento ético para introducir la tecnología
nueva
La
transparencia implica apertura y rendición de cuentas, es una característica
fundamental para que las elecciones democráticas gocen de credibilidad. Un
indicador de la transparencia es el acceso que tengan los observadores
electorales, tanto nacionales como internacionales, a los procedimientos que se
realizan en todas las etapas de la votación.
En
los procedimientos manuales es relativamente sencillo mantener la
transparencia, ya que los procesos son visibles y resulta fácil permitir que
los observadores tengan acceso. En contraste, el uso de ciertas tecnologías
dificulta e incluso imposibilita que los observadores certifiquen que los
resultados sean correctos. Los sistemas para la votación electrónica
ejemplifican un caso en donde es casi imposible asegurar que los votos registrados
fueron emitidos por los electores y, por lo tanto, también es difícil determinar si el
escrutinio es preciso. Por otro lado, el uso de tecnología puede incrementar la
transparencia cuando se demuestra que el ingreso de datos en el sistema es preciso,
además, se pueden realizar reportes importantes sobre grandes cantidades de
información con muy pocos errores.
El
uso de tecnología provoca que la transparencia se tenga que suministrar de
formas muy diversas que dependen del sistema aplicado. Esto podría implicar el
uso de técnicas, tales como la creación de registros para auditorías,
documentos del sistema, revisiones para los códigos, firmas digitales y
recopilación de evaluaciones, entre otras.
Como
resultado, los observadores de procesos electorales que usan varias tecnologías
requieren habilidades totalmente distintas a las que se necesitan en los
procesos manuales. Para garantizar la transparencia, el organismo electoral
debería buscar la asistencia de expertos o auditores especializados en los
sistemas que se usen, así mismo, debería suministrar una capacitación
especializada para todos los observadores.
Las
cuestiones de transparencia y confianza obligan a que el organismo electoral
siga una ética adecuada cuando instrumenta nuevas tecnologías. Por lo tanto,
cuando el organismo electoral escoge a los proveedores de tecnología, debería
garantizar que los concursos sean abiertos y justos, sin que existan
favoritismos o corrupción, así mismo, debería velar por que se sigan todos los
procedimientos gubernamentales para elegir y adquirir tecnologías.
Cuando
se compren equipos y programas, el organismo electoral debe garantizar que se
obtengan las licencias adecuadas. Además de los problemas legales y éticos que
trae consigo el uso de programas sin licencia o registro, los usuarios también
corren el riesgo de no ser notificados sobre actualizaciones, arreglos o virus.
Considerar las cuestiones de
seguridad relacionadas con la nueva tecnología
Los
sistemas computacionales que se usan para las elecciones, deberían incluir
niveles de seguridad elevados. A su vez, deberían evitar que personas sin
autorización puedan acceder a ellos para alterar o bajar información electoral
importante. Contar con sistemas que puedan demostrar sus niveles de seguridad,
es otro medio para garantizar que los sistemas electorales sean transparentes y
dignos de confianza.
Existen
varios mecanismos que proveen seguridad a las computadoras. Como la protección
con claves, codificación, revisión de programas y aislamiento físico.
Probar la precisión de los
resultados obtenidos mediante tecnologías
La
precisión es un elemento vital para que la elección goce de credibilidad,
especialmente en las listas de electores, en el registro de votos, en el
escrutinio y cuando se reportan los resultados de la elección. Para garantizar
que los sistemas tecnológicos sean confiables, se deberían tener medios para
probar y verificar que la información se registre de manera adecuada y que la
manipulación de los datos produzca resultados precisos.
La
precisión del sistema se puede comprobar si se ingresa información conocida de forma aleatoria y después se
verifica que los resultados sean correctos. Además, en los sistemas de votación
se debería realizar una prueba para verificar que el mismo juego de datos
ingresado al azar en varios equipos produzca los mismos resultados.
En
general, se espera que al adoptar tecnologías nuevas y mejoradas aumente la
precisión.
Garantizar
la privacidad
Los
sistemas electorales computarizados frecuentemente contienen información
personal muy sensible de un gran número de individuos, que puede incluir
nombres, direcciones y otros detalles personales. Muchos países cuentan con
leyes y políticas para la privacidad que restringen el acceso a la información
personal, como principio general, toda persona tiene derecho a mantener su
privacidad. Cuando la privacidad de una persona es violada por el mal uso de su
información electoral, la persona en cuestión y el respeto acordado por el
proceso electoral se verán afectados.
Por
consiguiente, la seguridad de los sistemas electorales de cómputo debería
considerar la necesidad de proteger la información personal que contienen. Los
sistemas deberían incluir registros que permitan rastrear y monitorear a los
individuos que acceden o modifican la información personal, para evitar que se
invadan la privacidad de los individuos.
Garantizar la inclusión
Cuando
se adopte una tecnología que impacte a los usuarios internos y externos, es
recomendable que se organice un proceso
de consulta con los usuarios o sus representantes, para garantizar que se
atiendan sus necesidades y para comprobar que encuentren al nuevo sistema
aceptable y confiable. A su vez, es importante que los usuarios cuenten con
suficiente información para que se sientan incluidos en el proceso y para
aumentar la probabilidad de que la tecnología se instrumente de forma exitosa.
La
tecnología electoral tiene el potencial de afectar de forma directa al proceso
político, por ello, es importante que se genere un sentimiento de pertenencia
en sus usuarios.
Adicionalmente,
cuando se adopta una tecnología nueva se deberían tomar en cuenta las
consideraciones de acceso y equidad, para garantizar que se incluyan las
necesidades de personas que presentan alguna discapacidad.
Considerar el costo y la
efectividad de la tecnología
Dependiendo
de su aplicación, el uso de tecnología puede implicar una vasta inversión por
adelantado, no obstante, sus beneficios son considerables y el ahorro a largo
plazo sobrepasa el costo inicial. Además, se puede utilizar tecnología con
bajos costos para reemplazar a los procesos más costosos y con menor
tecnología, lo que desemboca en ahorros a largo plazo. Sin embargo, es
importante que se consideren los costos por concepto de mantenimiento que
pueden ser más elevados de lo esperado.
Antes
de comprometerse con la instrumentación de nuevas tecnologías, es importante
que se elabore un recuento completo de todos los costos y ahorros que implica,
para determinar si son económicamente viables, incluyendo:
- Costos iniciales de la tecnología;
- Los costos esperados por agregar equipo como instalaciones
secundarias, comunicaciones y costos por su instrumentación;
- Costos por resolución de problemas y mantenimiento para alargar el
período de vida del sistema (como adición de nuevas características, así como
por optimización de la capacidad y del desempeño);
- Costos por almacenar el equipo relacionado;
- Costos relativos a la documentación, al diseño de nuevos
procedimientos, a la capacitación del personal y de los usuarios;
- Beneficios económicos que se esperan por aumentar la eficiencia;
- Comparar los costos con otras tecnologías que ofrezcan la misma
funcionalidad.
De
la misma manera, los siguientes estudios también resultan útiles:
- Elaborar un informe que contraste el costo con los beneficios;
- Evaluar las mejoras que se esperan en la eficiencia o en el servicio
contra los costos extra;
- La posibilidad de obtener fondos durante el período que dure el
proyecto;
- Evaluar la posibilidad de que el nuevo sistema y sus costos de mantenimiento
puedan compartirse con otras agencias u organizaciones;
- Analizar la oportunidad de realizar empresas conjuntas que ayuden a
reducir los costos sin que la integridad se vea afectada;
- Evaluar soluciones similares que fueron instrumentadas por otros
organismos electorales u organizaciones.
Estas
cuestiones y el resultado de estos estudios contribuyen a identificar funciones
adicionales, beneficios y a satisfacer las necesidades de los usuarios mediante
tecnologías que todavía se están investigando. También ayudan a suministrar
estimaciones realistas sobre los costos o ahorros esperados, para evaluar la
proporción entre el costo y beneficio de la tecnología. En general, esto
contribuye a determinar su la tecnología es valiosa, viable y asequible.
Obtener
una mejora relativamente pequeña no justifica el costo extra, sin embargo, si
se dispone de una solución de bajo costo y que es aceptable para la tarea, no
se tendrá la necesidad de instrumentar una solución más costosa y con mayor
tecnología.
Cuando
sea posible, también se debería determinar el período de vida de la tecnología.
En principio, una tecnología que puede reutilizarse para más de un propósito o
para más de una elección resulta más efectiva y barata que las que sólo se
pueden usar una vez.
Adicionalmente,
antes de realizar la adquisición de tecnología, se debería garantizar que se
disponga de fondos para cubrir los costos de instrumentación y de
mantenimiento. Generalmente esto requiere compromisos por parte del presupuesto
gubernamental.
Evaluar la eficiencia
Aunque
la creencia general apunta a que las nuevas tecnologías son más eficientes que
las viejas, esto no siempre es cierto en la práctica. Si las tecnologías no se
analizan cuidadosamente, podría suceder que un proceso manual eficiente se
reemplace con uno automatizado que no lo es. Cuando se pretenda instrumentar
una nueva tecnología, es importante que se garantice que el sistema nuevo sea
más eficiente que el que se va a reemplazar.
Uno
de los beneficios principales que tiene la tecnología, es su habilidad para
desempeñar de forma precisa una gran cantidad de tareas complejas en un período
de tiempo corto si se compara con el que se necesita para desempeñarlas de
forma manual. Aunque esto permite que el organismo electoral reduzca costos en
el personal, genera presiones los empleados por el aumento de la productividad
y porque se espera más de ellos.
Evaluar lo sustentable
Aunque
la adquisición de tecnología resulta costosa, si es sustentable y se puede
utilizar para más de un propósito o para más de una elección, en el largo plazo
resulta más efectiva y barata.
La
tecnología nueva también podría requerir el uso y la disponibilidad de otras
tecnologías, así como de cierta infraestructura, como redes de energía
eléctrica o de comunicaciones. Por ejemplo, si un país tiene un suministro
eléctrico intermitente no resulta conveniente que instale una red de
computadoras personales. Así mismo, tener altos niveles de humedad, de polvo o
arena también restringe la elección de tecnología.
En
general, la infraestructura local debería ser capaz de soportar la tecnología
que se escogió. En caso contrario, podría significar que la tecnología no es
adecuada o que la infraestructura se debe actualizar, en cuyo caso, se deben
evaluar de forma cuidadosa los costos y beneficios.
También
se tiene la necesidad de evaluar la capacidad técnica y financiera que tiene el
organismo electoral para mantener el sistema durante el período de tiempo
acordado. Usualmente, es deseable la adopción de una tecnología permita usarla
durante varios años; por lo que se deberían asegurar los fondos no solo para su
instrumentación inicial, si no también para el tiempo de vida esperado. Antes
de adoptar una tecnología se deberían presupuestar y garantizar los fondos que
requiere.
Otro
aspecto que se relaciona con lo sustentable de un sistema nuevo es la
disponibilidad de personal capacitado para operarlo y mantenerlo, ya sea que
provenga del organismo electoral o de proveedores externos. De esta manera,
también se deberían considerar los costos asociados con la actualización de las
habilidades del personal, así como la capacidad del organismo electoral y de
los proveedores para conservar al personal capacitado.
Un
riesgo potencial consiste en querer realizar muchas actividades muy rápido. En
lugar de instrumentar una tecnología totalmente nueva (comparada con la
existente) en un solo paso, resulta más adecuado introducir el cambio de forma
gradual en una serie de eventos electorales.
Evaluar la flexibilidad de la
tecnología para adaptarse a nuevas regulaciones electorales
Es
más probable que una tecnología flexible sea efectiva, barata y sustentable.
Por ello, es recomendable que se adopte una tecnología que tenga más de un uso,
siempre y cuando no se comprometa la razón por la que se adquirió.
En
contextos que se encuentran en transición en donde no se tiene certeza del
futuro de los métodos administrativos, resulta pertinente evitar la adquisición
de tecnología altamente especializada e inflexible, siendo recomendable que se compren productos
más genéricos que faciliten el uso de varias aplicaciones.
Otra
de las ventajas de usar tecnología para las elecciones, es su habilidad para
suministrar más flexibilidad y opciones para los usuarios. Por eso, se deberían
instrumentar procedimientos que garanticen que la nueva tecnología no reduzca
la flexibilidad limitando el número de opciones disponibles. Por ejemplo, es
mejor que se introduzca la votación electrónica como una opción además de la
manual, en lugar de reemplazar por completo el voto manual, de esta forma se
garantiza que los usuarios que carecen de acceso o conocimiento sobre medios
electrónicos no estén en desventaja.
Considerar el servicio que la
tecnología les suministra a los usuarios
Las
elecciones se encargan de suministrar un servicio a sus clientes que son los
electores. Al escoger una tecnología nueva, la prioridad del organismo
electoral debería ser suministrar un servicio de calidad –facilidad para usar y
la satisfacción de los electores- e investigar la manera en que los electores
la perciben, de manera que se garantice la credibilidad y que el proceso
electoral no se ponga en riesgo.
A
continuación se mencionan algunas estrategias que se pueden adoptar para
garantizar la confianza, al tiempo que se reducen las expectativas poco
realistas de los electores y las sospechas:
- Analizar la receptividad de los grupos de interés para revisar las
tecnologías;
- Definir claramente los objetivos de la tecnología;
- Utilizar un proceso de consulta abierto y constante con todos los
grupos de interés;
- Revisar las implicaciones legales que tiene la adopción de tecnología;
- Utilizar procesos rigurosos para evaluar la tecnología que determinen
sus necesidades y los riesgos de instrumentarla;
- Contar con niveles de seguridad adecuados para las distintas tareas
del proceso electoral;
- Verificar la disponibilidad de fondos para cubrir todos los costos de
instrumentación, mantenimiento y capacitación;
- Instalar procesos de licitación transparentes que sean aceptados por
todos los grupos de interés;
- Organizar estrategias efectivas para capacitar a los administradores
electorales y a los usuarios;
- Evaluar las referencias, usar auditorías externas y revisiones para
reafirmar la confianza en los vendedores, en el personal técnico, en los
programadores y consultores que estén involucrados en el suministro y
mantenimiento de la tecnología.
Además
de un proceso de instrumentación riguroso y bien estructurado, para que la
adopción de tecnología sea exitosa requiere de la aceptación, confianza y
satisfacción de sus usuarios.
