Designar a los responsables de la estructura administrativa del proyecto, es un elemento crucial del proceso de instrumentación de una tecnología nueva.
El tipo de estructura administrativa que se adopte para cualquier proyecto depende del tamaño de su organización y de la complejidad que tenga. No obstante, existen algunos principios generales para ello.
La estructura administrativa de un proyecto tecnológico importante debería ser parte o rendirle cuentas al presidente del organismo electoral. Esta es una reflexión sobre la importancia de la tecnología en la administración electoral. La tecnología se volvió tan importante para que las elecciones sean exitosas que los oficiales de alto rango deberían involucrarse en su instrumentación.
El organismo electoral podría establecer la estructura para administrar la tecnología en su estrategia general de información tecnológica. Esto garantizará que todo el organismo electoral tenga un enfoque consistente y que los administradores conozcan el contexto en donde funcionará el proyecto.
La estructura clásica de administración tecnológica de un organismo electoral puede incluir:
- Un comité político de alto nivel a cargo de un presidente ejecutivo (o que le reporte directamente al secretario ejecutivo), que tenga administradores superiores que establezcan la política general, que reciban reportes de niveles más bajos y que aprueben los proyectos;
- Un comité de nivel medio para cada proyecto importante o que se encargue de elaborar los proyectos, que esté dirigido por un administrador superior (un miembro del comité de alto nivel), que incluya una mezcla de oficiales técnicos de todas las áreas interesadas en el proyecto, para que se encargue de reportar al comité de alto nivel, de recibir los reportes de comités de menor rango y de dar aprobación a aspectos más detallados del proyecto;
- Un comité técnico de menor nivel para cada proyecto, que esté dirigido por un miembro del comité de nivel medio y que incluya una mezcla de proyectos, así como de oficiales técnicos que estén involucrados en el proyecto, para que supervisen la operación técnica diaria y la reporten al comité de nivel medio.
Los objetivos principales de la estructura de administración tecnológica son: establecer la estrategia general de información tecnológica y aprobar, así como monitorear las distintas etapas de desarrollo e instrumentación del proyecto. Los comités de niveles más altos se ocupan de las políticas y de la dirección estratégica; los comités de nivel medio garantizan que el proyecto se conduzca de acuerdo a la estrategia específica; y los comités de nivel bajo aseguran que se cubran todos los detalles técnicos.
Los comités de administración tecnológica garantizan que se cumplan los estándares y que se sigan los cronogramas. Los proyectos que comienzan de forma tardía, que se saltan pruebas cruciales o que no cumplen los estándares son fórmulas que podrían causar desastres en el campo electoral. La administración tiene la responsabilidad de establecer un cronograma y estándares realistas desde un principio. Así mismo, también es responsable de elaborar planes de contingencia por si surgen problemas.
Es importante que las responsabilidades estén bien definidas para que los oficiales puedan proceder con certidumbre y puedan cubrir todos los aspectos de un proyecto. El plan para desarrollar e instrumentar el proyecto podría delimitar las áreas de responsabilidad.
No es necesario que los administradores de alto nivel que están involucrados en la administración de tecnología posean habilidades o conocimiento tecnológico, no obstante, estas capacidades serían ventajosas. Conforme las operaciones electorales se vuelven cada vez más dependientes de la tecnología, las políticas administrativas y la toma de decisiones crecientemente tratan cuestiones tecnológicas. Los administradores que carecen de habilidades o conocimiento tecnológico tendrán que depender de asistentes técnicos. Con el propósito de evitar depender por completo de otros o de tomar decisiones basadas en información escasa, los administradores se verían beneficiados de adquirir habilidades tecnológicas por su cuenta.
Es probable que la cantidad de administradores que carecen de conocimiento técnico disminuya con el paso del tiempo. Conforme el uso de tecnología se vuelve más común en los organismos electorales y en otras agencias, el personal también se ha hecho dependiente de ella, por lo que es probable que el personal que sea reclutado para fungir como administrador requiera experiencia en el uso de tecnología. Esto contribuye a que en un futuro se pueda mejorar la administración de la tecnología.
