Une fois qu’un budget détaillé a été élaboré, la prochaine étape est
d’obtenir les fonds voulus auprès de la source gouvernementale ou non
gouvernementale pertinente. La réussite de ce processus dépend de l’élaboration
d’un dossier convaincant précisant clairement les avantages et le budget
complet.
Le dossier doit clairement présenter les coûts et les avantages de la nouvelle
technologie. S’il y a accroissement des coûts, les avantages immatériels, tels que
l’accroissement de la précision, de la facilité d’utilisation et de
l’efficacité, doivent être soulignés. D’autres circonstances peuvent être plus
faciles à justifier, par exemple lorsqu’une technologie moins chère remplace un
processus manuel coûteux. Cependant, il est important de s’assurer que tous les
coûts sont correctement pris en compte au budget.
La justification d’une nouvelle proposition peut être facilitée si l’OGE peut
invoquer des solutions semblables utilisées avec succès par d’autres régimes.
De tels précédents permettent à la fois de clarifier les coûts et de prouver la
faisabilité de la proposition.
Il peut être possible, dans certaines situations, d’utiliser des
mécanismes innovateurs de financement tels que les coentreprises ou les arrangements
de cessions-baux. Ce n’est toutefois envisageable qu’en l’absence de
perception, justifiée ou non, que l’OGE manque à l’éthique.
Une fois le financement approuvé, les fonds devront être disponibles en
temps utile pour le développement, les essais et la mise en œuvre de la
nouvelle technologie. Il est fréquent, et souvent désastreux, que le
financement soit fourni tard dans le cycle électoral de sorte qu’il n’y ait pas
suffisamment de temps pour toutes les étapes préliminaires. Le temps requis pour
mettre en œuvre la nouvelle technologie doit être soigneusement estimé.
Il est utile d’apprendre combien de temps il a fallu à d’autres OGE pour
mettre en œuvre un système semblable ailleurs. En général, il faut disposer
d’amplement de temps, étant entendu que la mise en œuvre d’une nouvelle
technologie est souvent plus longue que prévu.
Dans certains pays les OGE peuvent avoir la possibilité d’obtenir du financement
en dehors des canaux normaux du gouvernement, par exemple auprès d’autres
gouvernements ou d’ONG. Dans certains cas, l’acquisition d’une nouvelle
technologie est seulement possible avec une aide extérieure. Cependant, il faut
veiller à éviter de compromettre le processus électoral.
La certitude d’obtenir en temps utile le financement voulu pour la
nouvelle technologie est cruciale. Avant de s’engager à adopter la nouvelle
technologie, le financement doit être assuré pour la durée de vie du projet, sans
quoi il y a un risque sérieux que la technologie ne soit pas mise en œuvre avec
succès. De même, le financement doit être disponible assez tôt dans le cycle électoral
pour s’assurer que la technologie peut être choisie, fournie et testée avant un
scrutin.
Si un financement externe ne peut pas fournir ces garanties, l’OGE s’expose
à un risque important en y recourant. Si l’OGE décide que le risque vaut la
peine d’être pris, un processus manuel de dépannage devra être prévu pour parer
à tout échec de la technologie qui pourrait compromettre le processus
électoral.
Dans certains cas, le financement extérieur peut exiger qu’un fournisseur
particulier soit utilisé. De telles conditions ne doivent pas compromettre l’intégrité
de l’OGE en tant qu’acheteur des biens et services ou comme autorité
électorale. En outre, ces conditions ne doivent pas limiter la capacité de l’OGE
d’entretenir, de conserver et d’améliorer toute technologie adoptée.
S’il y a financement par des devises étrangères, il faut prendre en
compte le fait que les taux de change fluctuent et peuvent influer sur la
valeur du financement. Des fonds suffisants doivent être disponibles
indépendamment des fluctuations des taux de change.
