Después de preparar un presupuesto detallado, el siguiente paso consiste en obtener los fondos de una fuente gubernamental o no gubernamental. El éxito de este proceso depende de que el plan de negocios y el presupuesto se preparen de manera sólida y minuciosa, lo que a su vez contribuye a que se suministre el capital necesario.
El plan de negocios debería identificar claramente todos los costos y beneficios de introducir la tecnología. Cuando los costos son muy altos, se deberían recalcar los beneficios no materiales como el aumento de precisión, la facilidad de uso y la eficiencia. En otros casos, especialmente cuando las aplicaciones tecnológicas reemplazan a un proceso manual costoso, resultando incluso más baratas, se debe tener cuidado de incluir todos los costos en el presupuesto.
Cuando el organismo electoral identifica aplicaciones similares que se usan en otras jurisdicciones, podría ser útil que realice una propuesta nueva. Basarse en la instrumentación de sistemas similares que se usan en otras partes contribuye a determinar el costo y la factibilidad de la propuesta.
En algunos contextos se pueden usar mecanismos de financiamiento innovadores, como las empresas conjuntas o acuerdos hipotecarios, pero es importante que estos mecanismos no comprometan la integridad del organismo electoral, ya sea en la compra de bienes y servicios o como autoridad electoral.
Una vez que ya se consiguió un acuerdo para obtener fondos, es importante que el capital esté disponible en el momento en que la tecnología se tenga que desarrollar, probar e instrumentar. Cuando el financiamiento se suministra en una etapa tardía del ciclo electoral y no se tiene tiempo para realizar las tareas mencionadas, podría tenerse un escenario completamente desastroso. Por ello, se tiene que calcular cuidadosamente el lapso de tiempo necesario para introducir una tecnología nueva.
Resulta útil investigar el período de tiempo que usaron otros organismos electorales para instrumentar un sistema similar. En general, se debería tener tiempo suficiente porque la instrumentación de una tecnología nueva suele tardar más de lo esperado.
En algunos países, los organismos electorales tienen la oportunidad de obtener fondos de otras fuentes distintas a su gobierno, como otros gobiernos u organizaciones no gubernamentales. En otros casos, la adquisición de una tecnología nueva solo se puede dar con ayuda externa. No obstante, se debe tener cuidado de que el proceso electoral no se vea comprometido.
Resulta crucial que se tenga certeza del financiamiento y de su cronograma. Antes de comprometerse con la introducción de una tecnología, se debería garantizar que se tenga financiamiento para todo el período de vida del proyecto, de otra forma, existe un riesgo importante de que la instrumentación fracase. Así mismo, el financiamiento debería estar disponible en una etapa temprana del proceso, para asegurar que la tecnología se pueda elegir, suministrar y probar antes de las elecciones.
Si el financiamiento externo no puede dar estas garantías, los organismos electorales corren un riesgo importante al solicitarlo. Si el organismo electoral decide que el riesgo vale la pena, debería instrumentar procesos de respaldo manuales para protegerse contra fallas tecnológicas que ponen en juego a todo el proceso electoral.
En algunos casos el financiamiento externo podría requerir que se use un proveedor, producto o fuente de suministro determinada. Por lo que es importante que la integridad del organismo electoral no se vea comprometida, ya sea como comprador de bienes y servicios, o como autoridad electoral. Además, estas condicionantes no deberían restringir la capacidad del organismo para dar servicio, mantenimiento y actualización a la tecnología adoptada.
Si el financiamiento se da en moneda extranjera, se debería considerar que el tipo de cambio fluctúa, lo que podría impactar el valor de los fondos. Sin importar las fluctuaciones cambiarias, se deberían tener fondos suficientes.
