Comme les OGE doivent utiliser divers systèmes
informatiques, ils ont aussi souvent besoin de services d’administration
spécialisés. En matière de gestion de l’informatique, les pratiques suivantes
sont recommandées :
·
repérer les services qui doivent
être automatisés;
·
veiller à ce que la technologie
de l’information (TI) bénéficie de l’appui de tous les intervenants et de tous les
utilisateurs, et que ceux-ci comprennent le rôle de la TI;
·
évaluer les coûts totaux, y
compris pour l’entretien et le développement de logiciels spécialisés;
·
dresser un inventaire complet du
matériel informatique et des périphériques;
·
fixer des normes pour le
matériel informatique et le logiciel;
·
préparer une documentation claire
sur toutes les procédures devant être suivies sur une base régulière afin de
faire fonctionner les systèmes informatiques et entretenir les ordinateurs et
les périphériques;
·
contrôler le respect des
politiques établies en matière de TI;
·
préparer des manuels d’utilisateur
et autre documentation pour les systèmes informatiques, de manière à ce que
tout nouvel employé devant utiliser un système puisse y parvenir en peu de
temps;
·
planifier le remplacement des
systèmes informatiques;
·
évaluer la compétence du
personnel nécessaire au développement, à la mise en œuvre, à l’exploitation et
à l’entretien des systèmes informatiques.
·
prévoir un programme de
formation continue afin de maintenir le personnel à jour;
·
organiser de la formation pour
les utilisateurs quand c’est nécessaire;
·
évaluer les risques de sécurité
des systèmes informatiques, installer des coupe-feu et des logiciels antivirus,
et veiller à ce que les logiciels de sécurité soient régulièrement mis à jour;
·
prévoir des procédures de
sécurité y compris le contrôle de l’accès aux systèmes, des procédures de
sauvegarde et des plans de rétablissement en cas de désastre.
Cela dit, selon la taille et le budget de l’OGE,
il peut être plus commode et plus économique de confier certaines de ces tâches
à des fournisseurs de services externes. L’OGE peut ainsi obtenir des services de
spécialistes sans tous les coûts associés à l’embauche d’un consultant
permanent dans le personnel.
Selon la plate-forme informatique utilisée,
il existe des logiciels spécialisés qui peuvent être utilisés pour contrôler et
gérer les systèmes informatiques d’un OGE. Un tel logiciel peut exécuter un diagnostic,
analyser le rendement et la disponibilité des systèmes et repérer les problèmes
qui doivent être réglés. Comme les exigences augmentent à l’égard des systèmes
informatiques, le contrôle du rendement devient plus important. Il permet de
reconnaître le besoin de mettre un système à niveau ou de modifier sa capacité
pour satisfaire à la demande grandissante.
Si l’OGE décide d’externaliser la gestion
de ses systèmes informatiques, les relations avec les fournisseurs doivent faire
l’objet d’un contrat soigneusement rédigé, dont la mise en œuvre sera régulièrement
contrôlée afin de diminuer les risques à compter sur un tiers pour des services
technologiques.
**Autres considérations
Les systèmes informatiques sont complexes,
et le nombre de tâches associées à leur développement et leur exploitation fait
de l’administration des systèmes informatiques un élément important dans la
gestion de la technologie.
Selon la taille de l’OGE, il est recommandé
d’établir une administration des systèmes informatiques et une stratégie
globale en matière de technologie de l’information. Ceci assurera une approche cohérente de la gestion de la technologie au
sein de l’OGE. En outre, tous les gestionnaires concernés connaîtront le
contexte global dans lequel se situe tout projet particulier.
Toute technologie informatique s’appuie sur
du matériel. En conséquence, la gestion du matériel est une partie importante de
la mise en œuvre de la technologie. Le matériel typique peut comprendre les
éléments suivants :
·
ordinateurs individuels (en
réseau ou autonomes);
·
serveurs de réseau;
·
dispositifs de stockage de
sauvegarde;
·
imprimantes;
·
photocopieurs;
·
périphériques d’ordinateur;
·
machines de vote;
·
balayeurs optiques;
·
équipement de communication.
Idéalement, le matériel est acheté
conformément à la stratégie globale de technologie de l’information de l’organisation.
L’achat de tout le matériel auprès de fabricants ou fournisseurs communs
favorise la compatibilité du matériel, par rapport au recours à une gamme de
fabricants ou fournisseurs.
Des registres peuvent être utilisés pour suivre
le matériel. Des codes à barres placés sur le matériel et des lecteurs de codes
à barres facilitent le contrôle.
Le bon fonctionnement de tout le matériel
peut être assuré par un programme structuré d’entretien prévoyant des
interventions régulières ainsi que l’inspection par des techniciens.
La gestion des serveurs est
particulièrement importante. Du fait que les systèmes en réseau se fondent sur
le fonctionnement efficace de leurs serveurs, la mise en place de systèmes
serveurs fiables est une priorité. Les systèmes serveurs comprennent généralement
une gamme de moyens de protection pour s’assurer que les interruptions de
services sont réduites au minimum ou éliminées et que les données sont
régulièrement sauvegardées. Ces moyens peuvent comprendre le recours à des
batteries de serveurs et la conservation simultanée des données sur divers disques
durs et ordinateurs, et la mise en place de diverses options de branchement des
postes de travail aux serveurs.
