Debido a que los organismos electorales tienen la necesidad de usar varios sistemas de cómputo, es común que requieran de servicios administrativos. Algunas de las mejores prácticas para administrar computadoras recomiendan:
- Identificar los servicios que necesitan ser automatizados;
- Garantizar que la tecnología informática cuente con el apoyo de todos los grupos de interés y usuarios, y que entienden su papel en el trabajo;
- Calcular los costos totales incluyendo el mantenimiento y los programas para desarrollar los contratos;
- Preparar un inventario completo sobre el equipo de computación y sus dispositivos;
- Establecer los estándares para el equipo y programas de cómputo;
- Preparar documentación clara sobre todos los procedimientos que se deberían seguir para operar los sistemas de cómputo y para darles mantenimiento;
- Monitorear la congruencia con las políticas para la tecnología informática;
- Preparar los manuales para usuarios y la documentación para asistir a los sistemas de cómputo, de forma que el personal nuevo que necesite usar el sistema lo consiga en poco tiempo;
- Planear el reemplazo de los sistemas de cómputo;
- Calcular el personal especializado necesario para desarrollar, instrumentar, operar y dar mantenimiento a los sistemas de cómputo;
- Organizar programas de capacitación continua para que el personal esté actualizado;
- Organizar programas de capacitación para los usuarios;
- Evaluar los riesgos de seguridad que tienen los sistemas de cómputo, instalar programas de cortafuegos y antivirus y garantizar que sean actualizados regularmente;
- Desarrollar procedimientos de seguridad que incluyan controles de acceso a los sistemas, procedimientos de respaldo y planes de recuperación en caso de desastres;
Dependiendo del tamaño y del presupuesto que tenga el organismo electoral podría ser más conveniente que estas tareas se deleguen a compañías privadas, de manera que el organismo pueda pagar por el servicio de especialistas, sin la necesidad de que incurra en gastos por contar con expertos de tiempo completo.
El tipo de plataforma computacional que se use determinará los programas que se pueden usar para monitorear y administrar los sistemas de cómputo del organismo electoral. Estos programas pueden ejecutar diagnósticos, analizar y reportar el desempeño del sistema, su disponibilidad e identificar si existen problemas que atender. Conforme aumenta la demanda de sistemas de cómputo, el monitoreo del desempeño del sistema adquiere mayor importancia, ya que identifica la necesidad de actualizar o modificar las capacidades del sistema para que pueda atender una demanda más elevada.
Cuando el organismo electoral decide delegar la administración de sus sistemas de cómputo, es importante que su relación con los vendedores esté establecida en un contrato detallado y que monitoree la instrumentación para disminuir los riesgos que surgen por depender de una tercera parte para los servicios tecnológicos.
Otras consideraciones
Los sistemas de cómputo son complejos y el número de tareas que implica su desarrollo e instrumentación, hace que la administración de los sistemas de cómputo sea un elemento vital de la administración de la tecnología.
Dependiendo del tamaño del organismo electoral, es recomendable establezca una estrategia general de información tecnológica y de administración para los sistemas de cómputo. Esto es necesario para asegurar que el organismo electoral tenga un enfoque consistente y que los administradores conozcan el contexto en donde se establecerán los sistemas de cómputo.
Toda la tecnología de cómputo depende del equipo. Como resultado, la administración de los equipos es una parte muy importante de la instrumentación tecnológica. El equipo común puede incluir:
- Computadoras personales (en red o individuales);
- Servicios de red;
- Aparatos para almacenar el respaldo;
- Impresoras;
- Fotocopiadoras;
- Dispositivos de computadora;
- Máquinas de votación;
- Escáner;
- Equipo de comunicaciones;
Idealmente, el equipo se debería comprar de acuerdo a la estrategia general de información tecnológica de la organización. Es más probable que el equipo producido por proveedores comunes sea compatible con el que es fabricado por otros.
Se puede usar un registro de los activos para seguir la pista de todo el equipo. Además, colocar códigos de barras en el equipo y usar lectores es un método muy útil para revisar los activos.
Cubrir todas las piezas de equipo con un programa de mantenimiento documentado y establecer una rutina para que técnicos bien capacitados realicen su mantenimiento e inspección, es un medio efectivo de garantizar que todos los aparatos funcionen adecuadamente.
La administración de los servidores también es muy importante. Como los sistemas en red dependen del buen funcionamiento de sus servidores, construir servidores confiables debería ser una de las prioridades. Generalmente, los servidores incluyen varios métodos de respaldo para evitar que las redes se caigan y para que la información sea respaldada de manera regular. Los métodos podrían incluir el uso de servidores intensivos (o servidores de granja), en donde la información se refleja en varios discos y computadoras, mediante rutas de cableado alternativas que van desde los centros de trabajo hasta los servidores.
