Une fois le dépouillement de l’ensemble des bureaux de vote terminé, tout le matériel électoral (urne, bulletins valables, inutilisés, rejetés, inutilisables, liste électorale, scellés inutilisés et tout autre matériel inutilisé) ainsi que tous les formulaires nécessaires à la vérification des résultats (notamment le procès-verbal de dépouillement, la feuille de pointage, le registre du scrutin) sont transportés dans un endroit sûr, par exemple le bureau local de l’OGE.
Il est essentiel de pouvoir vérifier que les résultats provisoires reçus correspondent aux documents envoyés séparément afin d’éviter les erreurs et de prévenir toute tentative de fraude ou de manipulation des résultats. Chaque bureau de vote doit envoyer une copie de son procès-verbal de dépouillement au bureau local de l’OGE, sous enveloppe cachetée, et son contenu doit être comparé aux résultats reçus précédemment.
S’il existe de sérieux risques de fraude, il est possible d’utiliser un papier spécial pour l’établissement du procès-verbal de dépouillement. Ce papier de couleur sombre (bleu foncé, par exemple) révèle immédiatement toute modification apportée à l’inscription initiale. La couleur autour de la zone modifiée va s’estomper. Avec ce type de papier, il convient d’utiliser un crayon.
Si des traces de modification apparaissent sur le papier, il convient de surveiller tout particulièrement le bureau de vote concerné ainsi que les résultats de son dépouillement. Le registre du scrutin doit faire l’objet d’un contrôle attentif. Si le responsable du dépouillement a fait une erreur en remplissant le formulaire au bureau de vote, il doit alors apposer ses initiales ou sa signature et les représentants des partis et des candidats doivent faire de même pour signaler leur accord avec la correction effectuée.
Dans la plupart des cas, les responsables de l’OGE doivent effectuer une première vérification du matériel reçu au moyen d’une liste de vérification et d’un accusé de réception, afin de s’assurer que chaque urne et l’ensemble du matériel associé à la piste de vérification ont bien été livrés et que les formulaires sont dûment remplis et signés.
Les enveloppes cachetées (le cas échéant) contenant le procès-verbal de dépouillement de chaque bureau de vote sont ouvertes en présence des représentants des partis politiques et des candidats, et le contenu en est vérifié. Si une erreur est constatée, les responsables du dépouillement sont encore disponibles : la modification peut donc être faite immédiatement si un formulaire n’est pas signé ou est rempli de façon incorrecte (numéro de bureau de vote erroné, par exemple), en présence des représentants des partis politiques et des candidats. Si les divergences ne peuvent pas être expliquées ni corrigées à ce stade, les résultats du bureau de vote doivent être mis en attente pour que des équipes d’audit dédiées puissent mener un examen plus approfondi. Un contrôle qualité plus complet peut avoir lieu les jours suivants, mais il doit être réalisé le plus rapidement possible de sorte que la piste de vérification des résultats définitifs soit attentivement vérifiée et complétée.
L’OGE utilise souvent un tableau comportant le numéro de chaque urne (le cas échéant) afin de vérifier que toutes les urnes remises aux bureaux de vote ont été retournées. La numérotation des urnes est un moyen simple et efficace de conserver leur trace.
Il convient de mettre en place des procédures de résolution de problèmes pour retrouver la trace des urnes qui sont reçues en retard ou qui n’ont pas été livrées dans un délai raisonnable.
Dans chaque circonscription électorale, un procès-verbal cumulatif est établi par le bureau local de l’OGE. Il comporte généralement les informations suivantes:
- le nom de la circonscription électorale ;
- le numéro ou code (le cas échéant) ;
- les noms des personnes responsables de remplir le formulaire ;
- le nombre de suffrages obtenus par chaque candidat ou parti ;
- le nombre total de suffrages exprimés ;
- le nombre total de bulletins rejetés ;
- le nombre total d’électeurs pour chaque bureau de vote et type de vote, urne par urne.
Une fois les vérifications terminées et le procès-verbal établi, le superviseur approuve les résultats qui doivent être correctement documentés au moyen d’un formulaire normalisé destiné à cet effet. En s’appuyant sur cette vérification, un rapport détaillé peut être préparé. Celui-ci récapitule les résultats officiels de chaque circonscription électorale et détaille les résultats de chaque bureau de vote.
