Il est conseillé de n’utiliser qu’un seul véhicule pour transporter directement une ou plusieurs urnes d’un même bureau de vote jusqu’à un centre de dépouillement.
Dans la mesure du possible, au moins deux représentants de partis politiques et de candidats d’obédience différente accompagnent le responsable électoral dans le véhicule de transport. Il est souhaitable que des observateurs soient également autorisés à accompagner les urnes.
Du fait que certaines urnes sont encombrantes et lourdes et qu’il est plus pratique de transporter dans un même véhicule les urnes de plusieurs bureaux de vote jusqu’à un centre de dépouillement éloigné, il pourra s’avérer nécessaire de louer un véhicule doté d’un compartiment arrière clos dont il est possible de sceller la serrure.
Une fois la serrure scellée, le numéro des scellés, une brève description du contenu transporté (nombre d’urnes et numéro des bureaux de vote dont elles proviennent) ainsi que le nom du chauffeur et des passagers sont transmis à la destination finale par télécopie ou téléphone et vérifiés à l'arrivée. Ces informations sont également notées sur la lettre de transport.
Les scellés de la serrure doivent être changés et le numéro des scellés précédents doit être noté chaque fois que l’on ajoute des urnes à une expédition. Habituellement, ces mesures suffisent à décourager toute manipulation frauduleuse des urnes.
Dans les régions où le risque d’actes de violence est susceptible de perturber l’arrivée des urnes à bon port, le recours à un véhicule d’escorte pourra se justifier. Si nécessaire, des militaires ou des policiers escorteront le(s) véhicule(s).
Leur présence pourra s’avérer utile car leurs véhicules possèdent en général des moyens de communication qui pourront servir en cas d'urgence.
Il est recommandé de transmettre les informations relatives au transport au centre de dépouillement ou à l’OGE avant le départ, ainsi que d’organiser au préalable la présence de représentants des partis politiques et des candidats et d’observateurs dans les véhicules d’escorte.
Dans les régions les plus dangereuses et les plus violentes, le transport des urnes peut nécessiter l’assistance de véhicules de l’armée ou de la police.
Des véhicules armés équipés de la radio ou de téléphones pourront s’avérer nécessaires pour assurer la sécurité requise. Cependant, leur participation doit avoir été approuvée par l’ensemble des partis politiques et des candidats avant le jour du scrutin, notamment dans les régions où le rôle des forces armées dans le processus politique fait débat.
Afin de répondre à d’éventuelles critiques et dans la mesure du possible, les responsables de bureaux de vote, les représentants des partis politiques et des candidats ainsi que les observateurs emprunteront les mêmes véhicules armés, conformément aux dispositions négociées préalablement par l’OGE.
S’il s’avère, à l’arrivée à destination, que des urnes ont disparu ou fait l’objet de manipulations frauduleuses, les faits doivent être signalés directement à l’OGE. Les autorités électorales doivent être prêtes à ouvrir une enquête au plus vite, demander au chauffeur de se remémorer le déroulement des événements et, si nécessaire, faire confirmer ses dires par les passagers.
Afin que le chauffeur puisse se souvenir plus facilement de ce qui s’est passé, il faut lui remettre un journal de bord où il note toutes les heures de départ/arrivée ainsi les activités ayant eu lieu pendant le transport (arrêts pour faire le plein, pauses, arrêts pour la nuit, etc.). Le véhicule transportant les urnes ne doit jamais être laissé sans surveillance.
Pendant les arrêts inévitables, le chauffeur et son assistant/les passagers doivent se relayer pour les garder.
