Reclutamiento y capacitación del personal de votación
El reclutamiento de todo el personal de votación necesario durante el día de las elecciones o del referéndum (y para el posterior escrutinio de votos, si es necesario) debe hacerse lo más pronto posible, una vez que se haya convocado a elecciones. Los maestros y estudiantes de niveles avanzados son frecuentemente identificados como potenciales oficiales de votación. El saber leer y escribir y tener conocimientos básicos de aritmética y cálculo suelen ser los criterios esenciales para los oficiales de votación. La capacitación durante los días previos a las elecciones, tal vez con un breve recordatorio el día de las elecciones, tiene la ventaja de mantener frescos los procedimientos en la mente del personal. Es probable que no resulte efectiva una prolongada sesión de capacitación durante la jornada electoral, debido a la presión de los electores y otros factores.
Los formularios e instrucciones deben ser simples, pero sin omitir información importante. El uso de ilustraciones, en lugar de largas instrucciones escritas, puede ayudar a personal semi-alfabetizado. Si en el país se emplean varios idiomas o lenguas, los formularios, instrucciones y materiales de capacitación deben traducirse, de ser posible, a todos ellos. Siempre que sea posible, simulacros del escrutinio y ejercicios de llenado de los formatos deben formar parte del proceso de capacitación. Los materiales deben incluir ejemplos de papeletas aceptables e inaceptables.
Equipo
Los sitios de votación y escrutinio deben ser equipados adecuadamente. Es muy importante una iluminación adecuada para el escrutinio en las mesas de votación o centros de conteo, por lo que debe planearse según las condiciones del entorno local. Si la electricidad no es de fiar, debe proporcionarse un sistema de iluminación alterno. En algunos casos, puede ser preferible centralizar el escrutinio en un sitio donde se disponga de electricidad. En caso de fallo en el suministro eléctrico, podría contarse con un generador de electricidad alterno. Si la actividad en un centro de escrutinio continúa durante varios días, pueden planificarse las horas de apertura y cierre para aprovechar al máximo el uso de la luz del día.
Es una buena idea incluir una linterna con pilas en cada equipo electoral. Si se facilitan velas deben incluirse cerillas (preferentemente impermeables y a prueba del viento), y un candelabro con una tapa adecuada para proteger la llama del viento. Otra opción consiste en sistemas de iluminación para campamento mediante gas propano, incluyendo instrucciones sobre la forma de manejar y almacenar el combustible.
En ciertos países, los sellos de seguridad para el uso en las urnas deben diseñarse especialmente para resistir al calor, la humedad o un manejo brusco. Deben usarse y probarse sellos o calcomanías para las urnas antes de las elecciones en condiciones ambientales similares a las que vayan a encontrarse el día de las elecciones.
Dependiendo de las circunstancias locales, puede ser más aconsejable proporcionar equipo de baja tecnología que no dependa de fuentes de energía y pueda repararse in situ. Por ejemplo, no es recomendable confiar en un equipo informático si hay riesgo de que falle y de que no pueda ser reparado o reemplazado.
En todo caso, es importante un almacenamiento bien administrado de los materiales electorales previo a la jornada electoral, así como instrucciones bien comunicadas sobre cómo manejar estos materiales el día de las elecciones a efectos de evitar accidentes, errores en el proceso de escrutinio o la destrucción accidental de los formularios o papeletas de votación.
El manual de capacitación debe ser parte de todos los equipos en cada mesa electoral a fin de proporcionar una herramienta de referencia en caso de duda. El manual debe incluir varias ilustraciones sobre cómo realizar las actividades previstas por la ley, así como la manera de resolver problemas frecuentes relacionados con el proceso de escrutinio (incluyendo muestras de los formularios y la forma de completarlos).
Para reducir los costos y facilitar el proceso de escrutinio, el organismo electoral puede y debería utilizar los materiales localmente disponibles, siempre que así proceda.
La comunicación de los resultados tiene que ser planeada cuidadosamente, teniendo muy en cuenta las condiciones locales. Si no hay una línea de teléfono o fax confiable, entonces hay que planear de antemano un sistema de transmisión manual de resultados de la votación que resulte totalmente transparente y considere la presencia de los oficiales de votación y los observadores electorales nacionales e internacionales en el transporte de los resultados de la votación.
Papel de los observadores internacionales
En ocasiones, las delegaciones de observadores electorales nacionales e internacionales pueden proporcionar una red de comunicaciones alterna para transmitir los resultados electorales. Esta puede ser una red de contingencia para uso de los oficiales de votación en caso de que falla su propio sistema. Sin embargo, el empleo de esta alternativa tiene que ser estudiado cuidadosamente.
Si los observadores electorales nacionales e internacionales son considerados demasiado próximos a los oficiales electorales locales o a determinados partidos políticos, el uso de sus medios puede afectar la confianza pública en el proceso electoral y la credibilidad de los propios observadores. En ese caso, el empleo de los sistemas de comunicación de los observadores electorales nacionales e internacionales podría ser apropiado únicamente para informar a las más altas esferas del proceso electoral sobre fallas en el sistema de comunicaciones ordinario, o bien sobre irregularidades y otros problemas.
