Presupuesto
El presupuesto asociado al escrutinio de votos está vinculado al proceso más amplio de preparación y conducciones de los sitios de votación y escrutinio. La siguiente información se refiere a las consideraciones que deben tenerse en cuenta al planear el presupuesto de unas elecciones.
Planeación del personal
Los sueldos y los honorarios que se le paguen al personal y a los oficiales de votación constituyen normalmente la parte más importante del presupuesto de la jornada electoral. Los costos del personal pueden incluir:
- El personal de la sede central del organismo electoral (regular y temporal),
- el personal de las oficinas in situ (regular y temporal),
- los oficiales electorales,
- los oficiales encargados de las mesas de votación,
- el personal sustituto en espera,
- el personal de seguridad,
- las cuotas por capacitación de los oficiales y/o asistentes de votación y escrutinio,
- los gastos de viaje (para asistir a las sesiones de capacitación o trasladarse a los sitios de votación),
- provisiones de alimentos y agua, si se requieren largas horas de trabajo,
- las retribuciones por horas extras.
La posibilidad de emplear funcionarios del Estado, ciudadanos voluntarios o que presten servicios cívicos como oficiales o asistentes de votación y escrutinio constituye una buena fórmula para economizar recursos . permite ahorrar costos en retribuciones a los miembros de las mesas electorales y de los centros de escrutinio. Además, si se utiliza a los mismas personas en elecciones consecutivas se disminuyen los costos de capacitación.
Materiales
Es necesario desarrollar y producir en masa muchos tipos de materiales para su uso en las mesas electorales y los centros de escrutinio. Entre ellos:
- Materiales de capacitación, que pueden incluir manuales impresos, presentaciones de video-audio, materiales muestra, libros de trabajo para estudiar en casa y ejercicios de simulación electoral;
- papeletas de votación,
- urnas,
- listas de votantes,
- pantallas de votación,
- formularios,
- posters y señales informativas,
- dispositivos de seguridad tales como tinta invisible y lectores UV, si fuera apropiado;
- cualquier dispositivo electrónico empleado en las mesas electorales o centros de escrutinio;
- información para candidatos y representantes de partidos;
- artículos de papelería como bolígrafos, lápices, reglas, gomas, sobres, papel para escribir y etiquetas.
Una selección cuidadosa de los materiales puede ahorrar costos. Los materiales que puedan volver a usarse en otros eventos electorales, como por ejemplo urnas de metal, ayudan al ahorro, pero se deben tomar en cuenta los costos de almacenamiento. Por el contrario, los materiales cuya producción es más barata, como las urnas de cartón, pero que sólo pueden utilizarse una vez, no tienen que ser almacenadas y pueden resultar más económicas. También habrá un componente de gasto asociado con el transporte de la mayoría de los materiales electorales. Cuando se consideran los gastos de transporte, los artículos fabricados a nivel local pueden resultar más baratos que los fabricados en algún otro lugar.
Las papeletas de votación son normalmente caras. Algunas incorporan un dispositivo de seguridad para evitar la votación fraudulenta. Recientes adelantos han reducido el costo de la impresión de seguridad. Vale la pena examinar las opciones disponibles para minimizar el costo de las papeletas.
Algunos materiales de alta tecnología, como presentaciones de audio-video y los ordenadores, pueden mejorar los procesos, pero también son normalmente caros. Deberá juzgarse si las ventajas que ofrece la adquisición de equipo de alta tecnología compensa sus costos.
Alquiler de locales
El alquiler de espacios para su uso como sitios de votación o de escrutinio puede convertirse en un componente significativo del presupuesto. En varios países, las leyes electorales permiten al organismo electoral usar escuelas y otros lugares públicos como sitios de votación sin costo alguno. Sin embargo, puede ser que en algunas regiones no se encuentren disponibles ese tipo de facilidades, por lo que el presupuesto debe prever fondos adicionales para alquilar locales de votación y escrutinio.
En otros países, el organismo electoral puede negociar con las autoridades correspondientes a fin de lograr la utilización gratuita de colegios y otros lugares públicos. Si ello no es posible, será necesario alquilar locales para instalar las mesas electorales y los centros de escrutinio, previendo para a este fin una partida específica en el presupuesto.
Gastos en equipo de oficina y comunicaciones
Deben proveerse los equipos de oficina necesarios, como sillas y mesas. En algunos casos, estos equipos serán proporcionados por la escuela o el lugar utilizado para la votación. El presupuesto de las elecciones debe cubrir el costo del alquiler de este equipo si fuera necesario. También puede ser necesario presupuestar el alquiler de equipo de oficina más avanzado como escritorios, máquinas de fax, ordenadores personales y líneas telefónicas.
Además, puede ser necesario prever en el presupuesto un gasto de teléfonos, incluyendo teléfonos fijos y teléfonos móviles, máquinas de fax, radios y líneas de ordenador. En una situación ideal, cada mesa electoral y centro de escrutinio debe tener los medios para comunicarse rápidamente con el organismo electoral a fin de informar sobre eventuales problemas, buscar consejo si fuera necesario, y transmitir los resultados del escrutinio.
Transporte
Las condiciones locales y el sentido común determinarán cual es el transporte más apropiado y rentable para cada región. Los organismos electorales deben asegurar que el material electoral sea transportado de forma segura, de forma tal que no pueda ser manipulado, robado o destruido. Por esta razón, puede ser deseable evitar los sistemas de transporte públicos y comerciales, aunque pueden usarse si resulta conveniente.
El material electoral puede ser transportado por vehículos de motor, barcos, helicópteros, aviones ligeros, aviones comerciales e incluso por animales de carga, dependiendo de las circunstancias locales. El transporte es particularmente difícil en áreas remotas, y puede ser muy caro.
Los vehículos pueden ser proporcionados por una agencia gubernamental, el ejército, la policía, o una organización como las Naciones Unidas. Si no se proporcionan vehículos, puede ser necesario alquilarlos. Si fuera preciso, el presupuesto debería incluir costos adicionales para cubrir gastos de mantenimiento, combustible y seguro. El presupuesto puede también prever una partida para el pago de onductores o tripulación.
Si no hay vehículos disponibles, se debe tener en cuenta una partida para taxis y transporte público o comercial.
Si los materiales electorales tienen que ser transportados desde las mesas electorales a los centros de escrutinio o a un local central, estos costos también deben quedar incluidos en el presupuesto.
Programas de educación al votante
Los programas de educación al votante pueden comprender una parte considerable del presupuesto de las elecciones dependiendo de los métodos escogidos y de su ubicación. Los métodos pueden variar desde anuncios en el periódico, radio y televisión, a cárteles, folletos, correo directo, seminarios de la comunidad e internet.
Listas de votantes
La recopilación o mantenimiento de listas de votantes debe ser considerada en el presupuesto del organismo competente, aunque puede no ser incluida en el costo de las elecciones.
En el momento de las elecciones, se incurrirá en gastos de impresión y distribución de las listas de votantes que serán utilizadas en las mesas de votación. Algunas jurisdicciones procesan estas listas después de la jornada electoral para identificar casos de votación múltiple y, en países dónde el voto es obligatorio, a quienes no acudieron a sufragar. Esto puede hacerse a mano o electrónicamente. Esos costos deben ser incluidos en el presupuesto correspondiente.
Servicio postal y de carga
El presupuesto debe incluir, en su caso, los costos de envío y recepción de los votos por correo (papeletas postales). Muchas jurisdicciones utilizan sobres con franqueo o porte pagado para la para que el elector devuelva las papeletas o documentos de votación. El presupuesto también incluir partidas para al envío de otro tipo de información o materiales por correo a los electores, así como para gastos de mensajería por el envío de materiales oficiales entre las diversas localidades u oficinas electorales.
Equipo y programas de cómputo
Si se desarrolla un software específico para contar las papeletas de voto o procesar los resultados de las elecciones, hay que presupuestar los costos de elaboración, pruebas, documentación y capacitación. Habrá que incluir el hardware requerido para operar los programas, su desplazamiento a las distintas localidades y la asistencia técnica necesaria para su mantenimiento y reparación. Los costos de apoyo operativo, como personal, oficinas y facilidades, también deben ser incluidos según sea necesario.
Financiamiento de candidatos y/o partidos
Algunas jurisdicciones proporcionan financiamiento electoral a candidatos y/o partidos para cubrir parte de sus gastos de campaña. Si es apropiado, estos costos deben también ser incluidos en el presupuesto.
Salas de escrutinio o centros de resultados
Muchas jurisdicciones tienen centros de resultados o salas de escrutinio regionales y/o nacionales. Son útiles para comunicar el resultado de las elecciones al público, a los candidatos, a los partidos y a los medios de comunicación, pero también son un elemento importante para que el proceso electoral sea abierto y transparente. Las salas de escrutinio pueden ser sencillas, con mesas para el escrutinio manual y simples enlaces de comunicación por teléfono o fax, o pueden ser muy sofisticadas, con enlaces, pantallas y análisis electrónicos.
En la actualidad, los resultados de las elecciones también pueden ser distribuidos electrónicamente a través de un ordenador o vía internet sin necesidad de un recinto físico para el escrutinio.
En ciertos casos, las salas de escrutinio han sido organizadas y financiadas por los medios de comunicación. En otros, han sido auspiciadas por el organismo electoral. El presupuesto de las elecciones debe incluir el costo de los centros de resultados o las salas de escrutinio, según sea apropiado.
Gastos diversos
A las oficinas locales del organismo electoral se les debe proporcionar un pequeño fondo de recursos en efectivo para hacer frente a gastos o emergencias menores. En función de los factores de riesgo locales y del entorno operativo en general, es conveniente prever medidas de contingencia para asuntos de mayor relevancia como la reubicación de oficinas, la redistribución del personal electoral o la disponibilidad de generadores eléctricos de reserva para hacer frente a situaciones de desastre o emergencia.
Procedimientos de fiscalización y rendición de cuentas
Es aconsejable el establecimiento de procedimientos adecuados de fiscalización para asegurar que el personal responsable del manejo de los recursos financieros sea enteramente responsable y pueda rendir cuentas por la gestión de los fondos y se impida la asignación ilegal de los mismos. Se deben mantener registros de todos los fondos y activos para asegurar que no sean utilizados de forma ilegal o se declaren como "perdidas".
Los oficiales de las mesas electorales deben ser conscientes de que se les van a pedir cuentas de los fondos y bienes bajo su control y deben tener conocimiento de las penas por el abuso de su posición.
Para más detalles e información complementaria, consulte las siguientes secciones Consideraciones Presupuestales (sobre administración electoral) y Consideraciones Presupuestales (sobre logística electoral).