Las urnas deben transportarse al centro de escrutinio en un vehículo con un compartimento cerrado y una cerradura que pueda precintarse. Toda la información apropiada sobre el vehículo, el conductor, los números de precintos utilizados en el compartimento cerrado, etc. debe recogerse en una hoja de ruta que se entregará al conductor. Esta misma información debe comunicarse al centro de escrutinio para que pueda ser verificada a la recepción de las urnas. Este tipo de medidas favorecen la eficacia del transporte y previenen el fraude.
En el proceso de cambio de un tipo de método de transporte a otro (al usar más de un tipo de transporte como por ejemplo, de un camión a un barco y luego otra vez un camión), el conductor debe verificar lo siguiente: que se hayan transferido todas las urnas; que se haya puesto un nuevo precinto en la cerradura del compartimento del nuevo vehículo de transporte; y anotar el número del nuevo precinto en la hoja de ruta. El conductor debe firmar la hoja de ruta indicando que el traslado se hizo adecuadamente. También deben firmar las personas que acompañan a las urnas (representantes de partidos políticos / candidatos / opciones y trabajadores de la votación).
En áreas donde la existencia potencial de violencia pueda comprometer la entrega segura de las urnas, será conveniente contar con un vehículo de escolta del vehículo portador de las urnas. Las fuerzas armadas, la policía o una organización internacional podrían proporcionar la seguridad necesaria. Las urnas deben estar acompañadas por un miembro de la mesa electoral y representantes de partidos políticos, de modo que los observadores electorales nacionales e internacionales puedan seguirlas en otro vehículo si fuera necesario.
Las urnas no deben quedar desatendidas en ningún momento a no ser que estén almacenadas bajo llave en lugar seguro. Para demostrar transparencia durante el transporte se debe incitar a los representantes de partidos políticos / candidatos / opciones a que acompañen a las urnas desde la mesa electoral al centro de escrutinio. La designación de los representantes de partidos políticos / candidatos / opción durante el transporte se celebrará con antelación puesto que no será posible que éstos sean numerosos.
Una vez en el centro de escrutinio la autoridad responsable de la recepción de las urnas debe recibir las hojas de ruta del conductor y verificar toda la información: números de los precintos, identificación del conductor, etc. Esta misma información debe verificarse contrastándola con la información previamente transmitida. A continuación la autoridad procede a romper el precinto, contar las urnas y trasladarlas del vehículo al lugar previsto en el centro de escrutinio. Antes de poner en la urna la pegatina o cinta adhesiva coloreada indicando que está lista para ser escrutada, se verificarán todos los precintos y los formularios adjuntos a la urna.
La hoja de ruta se completa y se firma por la autoridad responsable de la recepción de la urna, el conductor y los representantes de partidos políticos/candidatos/opciones. Deben darse copias al conductor, representantes de partidos políticos/candidatos/opciones y el original será conservado por el responsable de la recepción en el centro de escrutinio.
