Nivel local
Los medios materiales deben planificarse cuidadosamente tanto a nivel nacional como a nivel local, a efectos de recibir los resultados de varias localidades al mismo tiempo. Siempre que fuera posible, se mejorará la eficacia si se facilita un número de teléfono o un número de fax a las personas que transmiten los resultados provisionales a la oficina local del organismo de gestión electoral. La mayoría de sistemas telefónicos actuales permiten que llamadas a un mismo número pasen automáticamente a la unidad telefónica disponible en esa línea.
El personal que responde el teléfono debe estar provisto de formularios que tengan impresos bloques de la información necesaria durante la recolección de los resultados electorales. Por ejemplo, un equipo debe encargarse de los resultados entrantes y debe transmitirlos a la persona que introduce los datos o a la persona encargada de recopilar los resultados del distrito electoral.
Debe prepararse un mapa de pared, mapa de pizarra u hoja de cálculo que recoja una lista de cada mesa electoral para ser llenadas a medida que lleguen los resultados. Una vez recibida toda la información de cada votación, el resultado para todo el distrito electoral entero debe actualizarse. Este resumen se enviará al nivel nacional.
Nivel nacional
A nivel nacional, deben usarse los mismos medios pero a mayor escala. Las comunicaciones por fax son más fáciles a este nivel. Ello podría ayudar a acelerar el proceso de introducción de datos o a la contabilidad manual ya que la información necesaria ya está escrita. También, debe usarse una hoja de cálculo similar a nivel nacional indicando todos los distritos electorales. Para verificar si los resultados tienen o no sentido debe hacerse una primera comprobación rápida del control de calidad. Cuando se reúnan los resultados finales oficiales será necesario realizar un procedimiento de comprobación de calidad más completo para cada distrito electoral y sus mesas electorales.
Si un país está dividido en varias zonas horarias, los resultados entrarán en momentos diferentes del día a nivel nacional (dependiendo de la hora del cierre de las votaciones). El personal requerido deberá ser cuidadosamente programado para estar disponible cuando se necesite compilar los resultados provisionales nacionales.
En los resultados provisionales deben incluirse todos los tipos de papeleta (si fuera posible), para evitar cualquier discrepancia entre los resultados provisionales y los resultados finales. Deben incluirse en este escrutinio de resultados provisionales las papeletas especiales, las papeletas para escribir, las papeletas de voto por correo, así como las papeletas depositadas en elecciones ordinarias, en elecciones anticipadas y elecciones móviles. Para más detalles sobre estas papeletas de voto, por favor remítase a Procedimientos de Votación.
Las papeletas especiales pueden escrutarse unos días antes de las elecciones o después del cierre de las votaciones el día de las elecciones dependiendo de lo que se considere una demora aceptable. En caso de que escrutara tras el cierre, el procedimiento de escrutinio debe diseñarse cuidadosamente para que sea todavía posible incluir los resultados de papeletas especiales en los resultados provisionales.
Para las papeletas de voto especiales (papeletas por correo y papeletas escritas), los sobres recibidos en la oficina principal del organismo de gestión electoral son clasificados por categorías: ausente, fuerzas armadas, etc. Unos sobres de diferente color facilitarán la clasificación por categoría.
Para las papeletas por correo, se envían tres sobres al votante: un sobre con franqueo pagado que contiene un sobre exterior (en que puede aparecer el código de barras y firma del votante u otra información administrativa), y un sobre secreto que contiene la papeleta. El sobre secreto se introduce en una urna con su papeleta todavía dentro tras comprobar que ha sido correctamente registrado, que no se ha emitido un voto anteriormente y que se ha creado una pauta de fiscalización.
Si las papeletas de voto especiales se cuentan unos cuantos días antes de las elecciones, los resultados deben guardarse de forma muy segura y publicarse sólo al cierre de las votaciones el día de las elecciones. En algunos sistemas las papeletas especiales se cuentan después del día de las elecciones, y en otros, el día de las elecciones.
Si las elecciones anticipadas tienen lugar durante varios días, puede hacerse una conciliación al final de cada día, sin escrutar las opciones de la papeleta. Esta medida de conciliación se hace para crear una pauta de fiscalización sobre el uso de la papeleta. Las urnas de las papeletas de las elecciones anticipadas se guardan de forma segura hasta el día de las elecciones, y el escrutinio debe tener lugar en una oficina del organismo de gestión electoral en el momento del cierre de las elecciones ordinarias. El escrutinio de papeletas de elecciones anticipadas debe hacerse en presencia de representantes de partidos políticos / candidatos / opciones, así como de observadores electorales nacionales e internacionales. Los procedimientos de escrutinio son casi idénticos a los empleados para elecciones ordinarias.
El escrutinio de las mesas electorales móviles puede llevarse a cabo en el último lugar visitado o en una oficina del organismo de gestión electoral. Para escrutar los votos de electores encarcelados, pueden aplicarse los procedimientos usados para las elecciones anticipadas, pero, por supuesto, ello sólo será posible si el voto de electores encarcelados tiene lugar antes del día de las elecciones.
Si se entregan urnas y resultados simultáneamente (es decir cuando no esté disponible un teléfono, fax etc.), la oficina local del organismo de gestión electoral debe planificar cuidadosamente dicha recepción.
Cuando todas las urnas y resultados llegan al mismo tiempo deben planificarse cuidadosamente ciertas medidas con el fin de evitar confusiones. En primer lugar y respecto al orden de llegada, el receptor responsable podría inmediatamente dar un número a la persona que llega de una mesa electoral con la urna de papeletas y de resultados. A continuación, debe verificarse en orden cronológico la identidad de cada persona que realiza la entrega, debe identificarse la mesa electoral y se deben recoger inmediatamente los resultados y situarlos en una zona concreta para ser compilados. El receptor responsable debe verificar entonces la urna y la autenticidad de sus precintos, y preparar un recibo para la persona que entregó los materiales y para el organismo de gestión electoral. Seguidamente, la urna debe retirarse del área de recepción y colocarse en una habitación de almacenamiento seguro donde podría hacerse una comprobación más detallada.
Empleo de la tecnología
Los teléfonos y faxes se usan de forma generalizada en la transmisión de resultados electorales. Para asegurar la identidad de las personas que transmiten los resultados por teléfono, debe facilitárseles un número de identificación o código. Puede considerarse también una contraseña para las transmisiones por fax. Esta es una forma simple y eficaz de evitar que personas no autorizadas llamen y den resultados falsos.
La transmisión de resultados podría hacerse también por módem y ordenador. Una vez más, deben crearse resguardos y contraseñas para restringir la transmisión de resultados a personas autorizadas a las que se permita acceso al sistema.
Deben probarse los sistemas en todo tipo de transmisión antes del día de las elecciones para comprobar su capacidad en condiciones de uso intensivo como el que encontrarán la noche de las elecciones. Un técnico especialista debe estar disponible en todo momento en caso de fallo del sistema. Asimismo debe crearse, probarse y estar totalmente disponible un sistema de apoyo en caso de emergencia.
