Una vez terminado el escrutinio, el secretario y/o el presidente de la mesa preparan el acta de votación de la mesa electoral, ver Statements of the Vote (Interim Results) - Canada .
Este formulario indica los resultados de las elecciones y debe incluir la información usual, como el nombre del distrito electoral, el nombre y/o el número de la mesa electoral y la fecha de las elecciones.
La información específica sobre el escrutinio debe incluir:
- El número de papeletas recibidas del organismo de gestión electoral a la apertura de las votaciones,
- El número de papeletas nulas,
- El número de papeletas sin usar,
- El número de papeletas válidas para cada candidato, partido político u opción,
- El número de papeletas rechazadas,
- El número total de papeletas válidas, y
- El número total de electores que votaron el día de las elecciones.
El presidente de la mesa, así como los representantes de partidos / candidatos / opciones firman el formulario. Deben facilitar por escrito sus nombres, dirección y números de teléfono, si lo tienen, junto con sus firmas. Si hay un problema, será más fácil para el organismo de gestión electoral localizarlos y contactarlos. Algunas jurisdicciones requieren que todo el personal de la votación presente en la mesa firme el acta de votación.
Una vez rellenado el formulario, los resultados deben transmitirse oral o electrónicamente a la oficina local del organismo de gestión electoral para permitir la recopilación de resultados provisionales lo más pronto posible. El presidente de la mesa es el responsable de comunicar los resultados provisionales. La transmisión puede hacerse por teléfono, teléfono celular, módem o fax empleando un único código de seguridad para garantizar la identificación apropiada de la persona que transmite los resultados. Sin embargo, la infraestructura de comunicaciones en parte de algunos países no permite la información oral o electrónica de los resultados provisionales de la votación. En dichas localidades la única alternativa disponible puede ser el uso de un mensajero que lleve el acta de la votación.
Una vez que los resultados hayan sido comunicados oral o electrónicamente, el original del acta de votación debe transmitirse por la entrega en mano de un sobre sellado a la misma oficina del organismo de gestión electoral. Esta medida es esencial para prevenir el fraude y proporcionar evidencia de cualquier manipulación de los resultados. Debe permitirse a los representantes de un partido político / candidato / opción copiar los resultados. El presidente de la mesa debe guardar una copia y otra se pone en el tablero de anuncios de la mesa electoral. El original se inserta en un sobre sellado y se adjunta a la urna para su uso por organismo de gestión electoral. Asimismo, cualquier observador electoral nacional e internacional debe estar autorizado a transcribir los resultados del acta de votación oficial de la mesa electoral.
Los medios de comunicación electrónicos o impresos son considerados un elemento importante de una sociedad democrática libre, por lo que se recomienda darles acceso a los resultados, bien en las mesas electorales o en las oficinas del organismo de gestión electoral donde se estén remitiendo los resultados, a no ser que existan por motivos de seguridad relativos a la publicación de resultados parciales y extraoficiales. Esto es especialmente importante si está en tela de juicio la libertad y limpieza del proceso electoral. El organismo de gestión electoral es responsable de la acreditación apropiada del personal autorizado durante la fase de escrutinio en la mesa electoral o en la oficina de recolección de resultados. Los representantes de los medios de comunicación in situ deben llevar la identificación que demuestre dicha acreditación.
La cuestión de la transparencia
La cuestión de la transparencia es muy significativa en el momento de la publicación y transmisión de los resultados provisionales. Los representantes de partidos políticos / candidatos / opciones deben firmar y deben tener una copia del acta de votación y debe permitírseles dar testimonio de la transmisión de los resultados correspondientes al organismo de gestión electoral. De hecho, dicha transparencia de acción es esencial para la aceptación del resultado general de las elecciones. Este paso aparentemente pequeño puede afectar directamente a la confianza que todos los participantes tienen en el proceso de recopilación de resultados.
Importancia de los planes de emergencia
La tecnología de las comunicaciones desempeña un papel cada vez más importante en la transmisión de los resultados de la votación. Si fallaran los sistemas de apoyo empleados por el organismo de gestión electoral podría implicar el retraso de los resultados provisionales y crear numerosos problemas administrativos, técnicos y logísticos. Además, dichos fallos tienden a ser políticamente embarazosos para el organismo de gestión electoral.
Para evitar dichos fallos, antes del día de las elecciones se debe ejecutar y probar por completo un plan de emergencia. Antes del día de las elecciones puede haberse localizado un segundo teléfono cerca de cada mesa electoral lo que podría representar una alternativa barata en caso de fallo de la tecnología. Los contestadores automáticos informatizados podrían enlazarse y duplicarse para el caso de que uno de ellos fallara. También se puede recurrir a la radio. Finalmente, una situación de emergencia puede ser superada con una alternativa manual a la transmisión electrónica de resultados como el uso de mensajeros o la entrega en mano.
Es evidente que la elección de un plan de emergencia depende del contexto local y de las circunstancias de la jurisdicción. En algunas circunstancias, puede negociarse un acuerdo previo con las fuerzas de seguridad para utilizar su equipo de comunicaciones, o establecer un plan de apoyo mediante la asociación o colaboración con compañías privadas para usar sus medios.
