Los miembros de la mesa electoral y/o el personal emplean a menudo una hoja contable al escrutar las papeletas. A veces el secretario de la votación realiza esta tarea. Los representantes de partidos políticos, candidatos y todos los que observan el escrutinio pueden tener también una hoja contable. La hoja oficial es la usada por los miembros de la mesa electoral encargados del escrutinio.
La información respecto al número de la mesa electoral y del distrito electoral correspondiente debe escribirse en la parte superior o inferior del formulario. Cada columna debe mostrar los nombres de los candidatos (o partido político u opción) según aparecen en la papeleta.
Hay dos tipos comunes de hojas contables: uno donde cada recuadro representa un voto para un candidato / partido político / opción, y otro donde se dibuja un recuadro con una marca diagonal que representa cinco votos (ver Tally Sheet Togo - Guinea y Tally Sheet - Canada ).En el primer caso, cada recuadro puede marcarse con una cruz por cada voto a un candidato / partido político / opción. Al final, el total de cada uno será fácil contar. En el segundo caso, se hacen cuatro marcas verticales y una diagonal. Cada recuadro representa cinco votos para un candidato / partido / opción.
Si se emplean varias hojas contables los errores sólo se manifestarán cuando los resultados del escrutinio dejen de estar sincronizados. El establecimiento de una correlación entre las hojas contables requiere una pausa para el consenso sobre, por ejemplo, cuántos votos están registrados por candidato en ciertos momentos fijos (cada cien papeletas por ejemplo). El reiniciar el escrutinio en el último punto de correlación es mucho más eficaz que empezar desde el principio todo el escrutinio.
