La existencia de procedimientos de votación claros, una planificación cuidadosa, una formación intensiva, buenas instalaciones y un equipo apropiado son consideraciones administrativas esenciales. Como el escrutinio de votos es el paso final en el proceso electoral, a menudo se le concede una menor prioridad de la que se merece. Considerando su importancia para garantizar la confianza en el resultado de las elecciones, resulta clave otorgarle al escrutinio de votos la máxima prioridad administrativa para garantizar su éxito.
Lo que se entiende por "administrativamente oportuno" puede variar significativamente de un país a otro. Algunas cuestiones genéricas sobre las implicaciones administrativas en la elección de los procedimientos de escrutinio son las siguientes:
- A mayor simplicidad del sistema, más fácil será organizar y administrar el cómputo de votos.
- A mayor uso de la infraestructura existente, más simple y económica resultará su gestión.
- A mayor permanencia y continuidad entre elecciones, más rutinaria y profesional se volverá la conducción del escrutinio de votos.
Una fórmula o sistema de escrutinio de votos complicado tendrá implicaciones administrativas en términos de aumento de las necesidades de formación, de personal adicional, horarios más largos, e incluso locales adicionales para el escrutinio. El uso de personal de votación para el escrutinio es generalmente positivo desde un punto de vista administrativo, ya que puede simplificar el reclutamiento, la formación y el pago.
Requisitos de la infraestructura
La planificación de los procedimientos de escrutinio de votos tiene que tomar en cuenta la infraestructura, lo que incluye medios para transportar los artículos esenciales y comunicar los resultados. Los locales empleados para el escrutinio de votos tienen que ser seguros y adecuados para su propósito. Los planes deben incluir el cuidado y trato del personal, la provisión de comida y bebida así como una adecuada iluminación y temperatura. Esto es especialmente importante cuando el escrutinio de votos se realiza por miembros de las mesas electorales que han trabajado duro todo el día recibiendo los votos, o cuando debido al gran volumen de votos el cómputo de un centro de escrutinio deba continuar durante muchas horas.
El personal y los requisitos de capacitación
La efectividad de cualquier proceso de escrutinio depende del personal que lo realiza. Debe emplearse suficiente personal para completar eficazmente el escrutinio, y cada miembro del personal debe estar debidamente capacitado. Es sumamente importante que el personal de escrutinio no esté demasiado cansado cuando inicie su actividad. Si el personal de la mesa electoral dirige el escrutinio, necesitará pausas de descanso durante el día. La remuneración y la formación del personal encargado del escrutinio deben ser una parte importante del presupuesto de las elecciones.
A nivel administrativo
En este nivel, es deseable tener un organismo electoral permanente y altamente calificado. Un personal neutro, profesional, conocedor y experimentado, contribuirá al éxito de unas elecciones y proporcionará beneficios en todas las áreas de la gestión electoral, incluyendo el cómputo de votos y la publicación de resultados.
En general, el organismo electoral será el encargado de desarrollar el material y los procedimientos de capacitación, éstos deben basarse en los mejores ejemplos disponibles de experiencias locales e internacionales. Si es posible, se probarían en actividades a pequeña escala (como en elecciones parciales o en simulacros) antes de realizar una elección o referéndum a nivel nacional.
A nivel local
Normalmente, sólo se emplea personal electoral administrativo de carácter local cuando se convoca a una elección. Algunos países cuentan con personal local permanente que desempeña diversas actividades, como mantener al día el registro de votantes.
Cuando se emplean oficiales y asistentes electorales a nivel local para cada elección, es preferible reclutarlos con suficiente anticipación y proporcionarles una capacitación exhaustiva en los procedimientos de escrutinio y en otros aspectos de las elecciones o del referéndum. Puede ser conveniente pagarles por su asistencia a las sesiones de capacitación y otros gastos afines (como viaje, alojamiento y comida).
Es usual que se le proporcione a los oficiales electorales y otros funcionarios a nivel local una guía de referencia que explique todos los aspectos de la gestión del proceso electoral. Las guías suelen incluir los procedimientos de apertura y cierre de una oficina local; las pautas para contratar al personal local, incluyendo descripciones del trabajo, calificaciones mínimas y habilidades deseadas; y un protocolo para el tratamiento de candidatos y representantes de partidos políticos.
Con el fin de adoptar los preparativos necesarios, es conveniente determinar con toda oportunidad los procedimientos para el escrutinio de votos y el reporte de resultados. Debe destacarse la importancia del escrutinio final y la necesidad de un cuidadoso mantenimiento de las actas para proporcionar resultados oficiales totalmente exactos.
El nivel de responsabilidad que se le confiere a los oficiales electorales a nivel local varía de un lugar a otro. A menudo, son responsables del reclutamiento y de la capacitación del personal local necesario para conducir las elecciones. Lo más conveniente es identificar y reclutar a este personal con suficiente antelación a las elecciones. Puede ser necesario otro tipo de personal administrativo para realizar las numerosas tareas asociadas a la ejecución de unas elecciones, tales como la atención de las consultas del público y la solicitud, almacenamiento y distribución de materiales electorales.
En su caso, la contratación y capacitación de todo el personal necesario para conducir las mesas de votación (y los centros de escrutinio de votos, si es necesario) debe hacerse lo más pronto posible una vez que se haya convocado a elecciones. Como medida de contingencia, podría seleccionarse y capacitarse más personal del necesario para tener personal extra disponible en caso que alguien no cumpla con sus deberes durante la jornada electoral. En caso de que no se requiera que el personal extra entre en actividad, se le podría pagar una cuota básica.
Criterios de reclutamiento
Deben reclutarse hombres y mujeres sobre una base de igualdad, en función de sus capacidades para llevar a cabo las tareas necesarias de forma imparcial y profesional. Algunas jurisdicciones requieren que el personal encargado de las mesas sean votantes elegibles y/o que vivan dentro del distrito electoral donde estarán trabajando el día de las elecciones. Este criterio debe ser publicado y conocido por todos los candidatos y partidos políticos involucrados para preservar la transparencia del proceso.
Las leyes electorales pueden restringir las categorías de quienes pueden ser reclutados como oficiales de votación. En algunas jurisdicciones, los oficiales son nombrados por los partidos políticos en función del número de votos o escaños obtenidos en las elecciones anteriores. Los partidos políticos integran sus listas y remiten los nombres de las personas propuestas a las autoridades electorales competentes a nivel local. Los oficiales que son nombrados por la autoridad electoral, pero propuestos por los partidos políticos, deben convenir en desempeñar todas sus actividades oficiales de manera neutral y apartidista.
Son las costumbres y circunstancias locales las que determinan la conveniencia de involucrar a los partidos políticos en el nombramiento de los oficiales de votación. Esta práctica puede ser recomendable para asegurar la incorporación de pesos y contrapesos en el proceso de nombramiento cuando exista una población altamente politizada y sea muy probable que los potenciales aspirantes a servir como oficiales de votación tengan fuertes ligas partidistas. El oficial de votación propuesto por un partido será vigilado por el oficial designado por otro partido y viceversa.
Una vez nombrados, los oficiales de votación generalmente entienden la importancia de actuar de manera imparcial y apartidista, sobre todo si se les ha exigido que presten un juramento que asegure su neutralidad. Por otro lado, podría resultarles difícil asumir una neutralidad absoluta y no partidista si son incapaces de tomar suficiente distancia emocional en relación con los asuntos políticos.
En el caso de una población menos politizada y donde se puede esperar que exista un gran número de personas sin ligas políticas muy fuertes, será deseable emplear oficiales de votación previsiblemente neutrales. En algunos países no se les permite actuar como oficiales de las mesas de votación a las personas consideradas políticamente activas.
Independientemente de que los partidos políticos se involucren activamente o no en el proceso de nombramiento de los oficiales de votación, deben tener la posibilidad de nombrar representantes, fiscales u observadores en todas las mesas de votación, si así lo dispone la ley. Es una práctica común que el organismo electoral proporcione de antemano las acreditaciones o nombramientos requeridos a tal efecto.
Las personas reclutadas como oficiales de votación deben estar adecuadamente calificadas, en condiciones de asistir a las sesiones de capacitación y de trabajar varias horas durante el día de las elecciones. Deben saber leer y escribir, tener nociones aritméticas básicas y capacidad para comunicarse oralmente. En lugares donde se hablan varios idiomas o lenguas, es importante reclutar a personal con los conocimientos apropiados. A menudo se reclutan estudiantes de grado superior, funcionarios de Estado, maestros, trabajadores de salud, y jubilados como oficiales de votación, porque satisfacen estos requisitos.
El nombramiento de servidores públicos como oficiales de votación puede plantear interrogantes sobre su imparcialidad, por lo que una decisión al respecto puede depender de su reputación profesional y de la forma o vía mediante la cual se accede al servicio público, por méritos personales o por lealtades políticas. Incluso si se reclutan funcionarios o servidores públicos bien calificados, se necesitará capacitarlos en los procedimientos de escrutinio y en otros aspectos de sus obligaciones en el proceso electoral.
Requisitos de la capacitación
El nivel de capacitación que se les brinde a los oficiales de votación variará según las condiciones locales y su antigüedad o experiencia en el cargo. Los funcionarios electorales a nivel local y los oficiales encargados de las mesas de votación y centros de escrutinio, reciben normalmente una capacitación más detallada o rigurosa que los empleados de menor jerarquía.
Los funcionarios u oficiales de mayor jerarquía deben recibir capacitación antes de la jornada electoral. Los de menor jerarquía también deben recibir capacitación previa a la jornada electoral, incluyendo una breve sesión el día de los comicios, antes del inicio de la votación.
Cuando los oficiales de las mesas electorales dirijan el escrutinio, la capacitación para ello debe ofrecerse a la par de la relativa a la votación. El tipo de capacitación dependerá del presupuesto disponible y de la facilidad con que pueda impartirse de manera directa (cara a cara). Un programa de capacitación típico para los funcionarios u oficiales de mayor jerarquía electoral incluirá información cara a cara por un instructor calificado, instrumentos audiovisuales (si están disponibles), manuales de capacitación y ejercicios de simulación.
En algunos casos, los oficiales de votación recibirán manuales de capacitación para leer y casos prácticos de ejercicios para completar en casa antes de asistir a las sesiones. Se pueden seguir métodos similares con los oficiales de menor rango, o bien pueden ser capacitados por supervisores que cuenten con la formación o experiencia debida.
Los lugares para impartir la capacitación directa deben escogerse y equiparse cuidadosamente. Un equipamiento adecuado incluirá sillas y mesas, y, según el caso, material diverso como pizarras, proyectores de diapositivas, video y televisores, si están disponibles. Para grupos más grandes podrían necesitarse micrófonos y altavoces. es recomendable contar con muestras de todo el material que se utilizará el día de las elecciones (como papeletas, urnas, sellos, formularios, etc.) y mostrar su uso. Los lugares deben ser lo suficientemente grandes como para acomodar confortablemente a todos los oficiales que estén recibiendo la capacitación y poder instalar la réplica de un sitio de votación.
Realizar un simulacro del escrutinio es una herramienta de aprendizaje muy eficaz que ayuda a visualizar el proceso en su conjunto y a prevenir los problemas que puedan surgir, incluir muestras de papeletas dudosas y practicar el llenado de formularios.
Es deseable que la asistencia a la sesiones de capacitación se constituya en una condición obligatoria para la contratación del personal de votación y de escrutinio. Para alentar a las personas a asistir, se puede considerar algún tipo de remuneración o incentivo.
En algunos países se utilizan capacitadores profesionales en lugar de oficiales locales para conducir las sesiones de capacitación sobre la votación y el escrutinio. En ocasiones, un pequeño grupo de capacitadores profesionales adiestra a otros, que luego son responsables de realizar la capacitación en campo (técnica de cascada) a nombre del organismo electoral. Es necesario incluir en el presupuesto el salario y gastos de transportación y alojamiento para esos capacitadores.
