Una vez completado el acta de votación de la mesa electoral, el presidente de la mesa debe comunicar los resultados provisionales a las oficinas locales del organismo de gestión electoral (y en ciertos casos, directamente al organismo de gestión electoral). En el caso de centros electorales que alojen múltiples mesas electorales, la persona responsable (conocida en algunas jurisdicciones como el supervisor central de la votación) debe obtener los resultados de cada presidente de mesa y transmitirlos.
En muchos países el organismo de gestión electoral mantiene oficinas locales o regionales durante el periodo electoral. Los resultados provisionales generalmente se comunican a la oficina local que, a su vez, transmite una declaración acumulativa de los votos del distrito electoral a la oficina principal nacional.
Comunicación de resultados provisionales
Los resultados provisionales de cada mesa electoral mediante el empleo del acta de votación (ver Statements of the Vote (Interim Results) - Canada ), deben transmitirse a la oficina del organismo de gestión electoral local por teléfono (línea celular o fija) u otros medios como la radio, si la hubiere. Se recomienda proporcionar una sola contraseña o código a la persona que transmitirá los resultados. Por razones de seguridad, es mejor que esto lo haga el organismo de gestión electoral durante el día de las propias elecciones. Este código reducirá la posibilidad de imitación y depurará la transmisión de resultados electorales incorrectos o sesgados a parciales a la oficina local del organismo de gestión electoral por personas no autorizadas.
Si se dispone de fax en los locales de escrutinio, puede usarse para enviar una copia del acta de votación al organismo de gestión electoral. Deben tomarse medidas específicas para controlar el acceso a la máquina de fax y al número, para reducir el riesgo de cualquier transmisión de declaraciones extraoficiales de los votos. En todos los casos, el acta de votación enviada por fax debe ser firmada ya sea por el empleado de la votación, el miembro de la mesa electoral y/o todo el personal, así como por los representantes de los partidos políticos / candidatos / opciones presentes en el escrutinio.
Para mayor seguridad y para detectar cualquier intento de fraude, debe enviarse el formulario original separadamente al organismo de gestión electoral local en un sobre sellado. Este sobre debe enviarse para su entrega en mano o por mensajero junto con los materiales electorales. Enviando el original, el organismo de gestión electoral local puede verificar los resultados frente a los transmitidos previamente por teléfono o electrónicamente, y asegurarse de que son los mismos.
Si la disponibilidad de teléfono (celular o fijo) en una mesa electoral es un problema, deben considerarse métodos alternativos. Los Walkie-talkie o las emisoras de radio no requieran la instalación de una línea telefónica y son flexibles y de uso sencillo. Sin embargo, su empleo debe tener en cuenta la topografía del área para identificar de antemano cualquier zona de apagones donde puede ser imposible recibir o transmitir mensajes. Nuevamente, debe proporcionarse la formación apropiada y los códigos de identificación a los trabajadores antes de que sean desplegados.
El último recurso si no es posible usar algún medio de comunicación inalámbrico, es la entrega de los resultados en mano del presidente de mesa al organismo de gestión electoral local. Si esto no fuere posible, la última alternativa es designar a un mensajero. Este mensajero debe ser una persona de fiar y la elección de dicha persona debe ser aceptada por el personal, así como por los representantes de partidos políticos / candidatos / opciones. Al usar este método, el mensajero también podría traer la urna y su contenido eliminando así la necesidad de medidas de transporte adicionales. Para este tipo de transporte se recomienda una bolsa que muestre si ha sido manipulada para asegurar que no se cambian los resultados en el camino.
Se suele emplear una bolsa de plástico grueso, firmada por las personas del centro original de modo que una vez precintada no pueda abrirse sin dañar la bolsa. Por consiguiente, los receptores pueden estar seguros de que la bolsa es la misma a su llegada a la oficina principal. Para este tipo de transporte manual de resultados, son esenciales una serie de firmas de las personas que entregan los materiales y de las que los reciben, así como el acompañamiento constante de los materiales por personal de las elecciones, siendo también recomendable el acompañamiento de observadores electorales nacionales/internacionales.
Papel de los medios de comunicación
Las agencias informativas y organizaciones de los medios de comunicación probablemente competirán para dar su pronóstico sobre los resultados electorales tan rápido como sea posible tras del cierre de la votación. Despacharán a sus representantes para situarlos lo más cerca posible de la escena de la acción electoral. El objetivo más probable de los medios de comunicación son las oficinas del organismo de gestión electoral, principalmente por razones de eficacia. En un centro de recogida de resultados de las mesas electorales, un representante puede cubrir una amplio área y puede informar de un número razonable de mesas electorales.
Sin embargo, por diversos motivos, los medios de comunicación podrían también querer acceder a las mesas electorales durante el proceso del escrutinio. Como los medios de comunicación electrónicos e impresos son considerados un elemento importante en una sociedad democrática libre, se recomienda darles acceso controlado a las mesas electorales y de escrutinio, sobre todo si está en tela de juicio la libertad y limpieza del proceso electoral. Para mantener el control sobre las personas autorizadas en la mesa electoral durante la fase del escrutinio, debe ser facilitada de antemano la acreditación adecuada por el organismo de gestión electoral y los representantes de los medios de comunicación deben llevar la identificación correspondiente. Para minimizar la interrupción de la actividad de escrutinio, debe acordarse que el personal de los medios de comunicación no intervengan ni traten de obtener entrevistas mientras se desarrolle el proceso del escrutinio, ni tomen fotografías a menos que se conceda un permiso específico para cada una de ellas.
Si los medios de comunicación deciden concentrar sus representantes en las oficinas regionales o locales del organismo de gestión electoral, deben destinarse áreas físicas específicas para acomodarlos. Si necesitan instalaciones específicas, como líneas de teléfono o fax, deberían plantear sus necesidades antes del día de la votación de modo que las medidas para compartir el costo podrían ser adoptadas con antelación.
Si los medios de comunicación concentran su funcionamiento en las oficinas locales o regionales del organismo de gestión electoral se les debería proporcionar informes periódicos. Éstos pueden entregarse a intervalos regulares: por ejemplo después de que cada cinco o diez mesas electorales presenten su informe sobre los votos. El informe dado a los medios de comunicación debe incluir la concurrencia de votantes a una mesa electoral, los resultados por partidos políticos / candidatos / opciones y las cifras de papeletas nulas y rechazadas. Normalmente, debe permitirse a los medios de comunicación el acceso a los mismos resultados provisionales proporcionados por el organismo de gestión electoral a los representantes de partidos políticos/candidatos/opción.
Recorrido del acta de votación 'oficial'
El presidente de la mesa debe proporcionar copias de los resultados electorales al organismo de gestión electoral, y se debe otorgar el derecho a copiar los resultados a representantes de partidos políticos/candidatos/opción y a los observadores electorales nacionales e internacionales. Dichas copias pueden hacerse empleando formularios con numerosas copias de papel de calco o empleando una máquina de fotocopias. Otra alternativa es la preparación de copias por transcripción manual.
El acta de votación original debe adjuntarse a la urna en un sobre sellado. Esto es particularmente importante si se requiere un proceso de recuento de las papeletas.
Una vez el acta de votación de una mesa electoral está completamente lista, y ha sido transmitida al organismo de gestión electoral local, puede exponerse una copia en el exterior de la mesa electoral. De este modo, la misma información y resultados estarán disponibles para todos, y al mismo tiempo. Los resultados son públicos puesto que se permite a testigos observar y escrutar el proceso del escrutinio. El acta de la votación se convierte en un documento público, lo que resulta especialmente evidente una vez expuesta. Sin embargo, es importante mencionar que estos resultados aun no son oficiales, sino sólo resultados provisionales: los resultados oficiales finales conllevan la primacía legal.
