Nivel local
En la mayoría de los casos, el organismo de gestión electoral local recibirá los resultados directamente de la mesa electoral el día de las elecciones. Se encargará de compilar los resultados del distrito electoral y de enviarlos al organismo de gestión electoral nacional por fax (u otros medios).
Los miembros de la mesa electoral llamarán directamente al nivel local para que comunique los resultados de cada votación. Para mayor eficacia, debe darse un número de teléfono o fax general a los miembros de la mesa que llaman al organismo de gestión electoral local. Es importante, sin embargo, que el sistema telefónico quede instalado de tal manera que las llamadas 'se desvíen' a la siguiente unidad disponible en esa línea. Deben instalarse unos teléfonos o máquinas de fax adecuados (así como otros enlaces electrónicos) para cubrir las demandas en las horas punta.
Para lograr mayor eficacia, el personal que contesta el teléfono a nivel local debe tener un formulario previamente impreso donde registrar los resultados con los nombres de candidatos / partidos políticos / opciones en el mismo orden en que aparecen en la papeleta. Esto evitará confusión y errores en la recolección de datos. Una lista de los códigos de identificación o contraseñas asociadas con las diversas mesas electorales debe también proporcionarse al personal. Una vez más, sólo los miembros de la mesa deben comunicarse con la oficina del organismo de gestión electoral regional o del distrito para transmitir los resultados de las mesas electorales.
Un equipo debe hacerse cargo de los resultados que van llegando y transmitirlos a la persona que graba los datos o a la persona encargada de combinar todos los resultados para el distrito electoral. Deberá prepararse y completarse a medida que se reciban los resultados una hoja de cálculo o un tablón de anuncios que tenga una lista de cada mesa electoral. Representantes de partidos políticos / candidatos / opciones, así como los medios de comunicación deben tener acceso a esta hoja de cálculo o tablón de anuncios para que puedan conocer los resultados a medida que se reciben. Deben tomarse medidas especiales para asegurar que los mismos resultados no son dados dos veces. La numeración de las mesas electorales y de las urnas correspondientes es una manera simple de evitar dicha confusión. Sin embargo, si se adopta esta medida, debe hacerse al principio del proceso electoral y emplear dicho número en todos los formularios utilizados para las elecciones, así como en la urna. El empleo de dicho número facilitará también la creación de una pauta de fiscalización.
El organismo de gestión electoral local debe enviar sus resultados compilados al organismo de gestión electoral nacional en varias fases para acelerar el proceso de publicación de resultados provisionales. Posteriormente, el organismo de gestión electoral nacional compilará un resumen de resultados provisionales del país para cada distrito electoral.
Puesto que los resultados provisionales no son resultados oficiales, en algunos países no es necesario que el organismo de gestión electoral compile indicaciones preliminares de las cifras de la votación. Los medios de comunicación y las organizaciones no gubernamentales compilan y publican los resultados provisionales mientras que el organismo de gestión electoral se concentra en compilar los resultados oficiales y comunicarlos formalmente.
Nivel nacional
A nivel nacional debe usarse el mismo tipo de medios para recibir los resultados, pero a mayor escala. Asimismo, cuando todos los resultados entran al mismo tiempo, el personal responsable de los resultados entrantes debe hacer primero una rápida comprobación del control de calidad para verificar si los resultados tienen o no tienen sentido, por ejemplo, si los totales son correctos o incorrectos. Una comparación del número de votantes registrado en la lista electoral con el número de votantes que depositaron su voto es una manera simple y eficaz de identificar errores importantes. Se realizará un control de calidad más exhaustivo, para cada distrito y mesa electorales, cuando se compilen los resultados oficiales finales. Algunos distritos electorales podrían necesitar más atención que otros, sobre todo aquéllos que están sometidos a intensa actividad de campaña política, o aquéllos con un grado más alto de dificultades administrativas, como una concentración muy alta de votantes registrados (el centro de una ciudad grande, por ejemplo). En el día de las elecciones, estos distritos electorales podrían tener que ser supervisados más detenidamente por el organismo de gestión electoral nacional.
A nivel nacional, recibir resultados de las oficinas regionales / de distrito por fax es más fácil y más eficaz que por teléfono. Sin embargo, cualquier formulario que se use para la transmisión de los resultados debe ser estándar para facilitar la recopilación del resumen de resultados provisionales. Cuando se recurra a un sistema informático para contabilizar resultados será imprescindible contar con bases de datos. A medida que se reciban los resultados se deberá completar una hoja de cálculo global, manual o electrónica, con una lista de todos los distritos electorales.
Si un país está dividido en varias zonas horarias, los resultados serán recibidos a nivel nacional a distintas horas del día (dependiendo de la hora del cierre de las votaciones), y debe programarse cuidadosamente al personal requerido para que esté disponible cuando se le necesite.
En caso de emergencia, la oficina principal del organismo de gestión electoral deberá siempre tener la posibilidad de comunicarse con sus oficinas locales, sobre todo cuando los resultados están entrando. Siempre que fuera posible, debe prepararse una línea telefónica directa dentro de cada organismo de gestión electoral local para que el organismo de gestión electoral nacional pueda en cualquier momento localizar a la persona encargada (generalmente el responsable del distrito electoral). El número de teléfono no debe ser el mismo que utilizan las autoridades de la votación que recogen sus resultados provisionales.
Escrutinios especiales
Normalmente se devuelven las papeletas especiales a la oficina principal del organismo de gestión electoral. En alguna legislación, el voto de los ausentes tiene lugar en embajadas (por favor remítase a Voto en el Extranjero para el voto en otros países). Si éste es el caso, entonces las papeletas se cuentan localmente y siguen los mismos procedimientos que las papeletas escrutadas en el país, y los resultados se comunicarán directamente a la oficina principal del organismo de gestión electoral.
En función de las reglas del sistema empleado, el marco legal establecido y los medios, las papeletas devueltas por correo podrían ser aceptadas sólo hasta cinco días antes del día de la votación o incluso hasta el mismo día. Si se aceptan papeletas especiales hasta el mismo día de las elecciones deberán diseñarse procedimientos de escrutinio para no permitir que éste retrase la publicación de los resultados provisionales. Favor de referirse a Voto en Ausencia para mayores detalles.
Los sobres recibidos en la oficina principal del organismo de gestión electoral se ordenan por categorías: ausentes, fuerzas armadas, etc. Si se usan tipos diferentes de papeletas, se recomiendan colores diferentes de sobres de devolución para cada categoría de votantes que usan papeletas especiales. Esto ayudará a acelerar la clasificación de los sobres tras ser recibidos.
Una vez que se encuentren en la oficina principal, se efectúa una primera comprobación para crear la pauta de fiscalización: recepción de papeletas, comparación de la identidad del votante, de la firma, de los códigos de barra (si se usaron), etc. Tres sobres deberían haber sido proporcionados al votante: un sobre de devolución con la dirección ya impresa, un sobre exterior en el que aparece la firma del votante, y finalmente, el sobre secreto o sobre interno que contiene la papeleta. Este sobre secreto no tiene ninguna marca a fin de proteger el secreto del voto.
Primero, se abre el sobre de devolución a su recepción, y se retira el sobre exterior (conteniendo un sobre secreto). Si se ha identificado al votante, el sobre externo se abre retirándose entonces el sobre secreto (pero no la papeleta) e insertándolo en una urna.
Dependiendo de la fecha tope fijada para devolver las papeletas especiales, el escrutinio puede empezar antes del día de las elecciones, al comienzo del día de las elecciones o al cierre de las votaciones el día de las elecciones. Sin embargo, el escrutinio de estas papeletas puede tomar un tiempo muy largo dependiendo del volumen de papeletas a procesar y los procedimientos empleados. El escrutinio de papeletas especiales antes del día de las elecciones es normal y generalmente se recomienda, será necesaria una especial seguridad para garantizar que los resultados se publiquen sólo cuando se conozcan los resultados de la votación ordinaria.
Los procedimientos de escrutinio de las elecciones anticipadas y, en ocasiones, algunas veces, para los votantes encarcelados son bastante diferentes. Si las elecciones anticipadas se celebran durante varios días, puede hacerse una conciliación al final de cada día. Algunas jurisdicciones requieren que se abra la urna al final de cada día de votación anticipada, y que las papeletas sin usar, las papeletas usadas (que no se computan) y las papeletas nulas sean precintadas en sobres separados, así como la lista electoral y el libro de la votación. Esta medida se dirige fundamentalmente a la creación y control de una pauta completa de fiscalización del uso de la papeleta.
Para los votantes encarcelados, pueden aplicarse también los procedimientos empleados para las elecciones anticipadas, pero sólo si la votación tuviere lugar antes del día de las elecciones.
Las urnas de elecciones anticipadas se guardan de forma segura hasta el cierre de las elecciones ordinarias el día de las elecciones. El proceso del escrutinio para estas papeletas empieza al mismo tiempo que el de las elecciones ordinarias. Si fuera posible, los mismos trabajadores de la votación que recibieron los votos para las elecciones anticipadas deben estar allí durante el escrutinio. El escrutinio de estas papeletas debe tener lugar en la oficina del organismo de gestión electoral regional/ de distrito en presencia de representantes de partidos políticos / candidatos / opción. Los procedimientos de escrutinio son prácticamente idénticos a los empleados para las elecciones ordinarias.
El escrutinio de votos de mesas electorales móviles puede tener lugar en la última mesa electoral visitada por el personal o en una oficina local del organismo de gestión electoral. Estas papeletas de voto no deben contarse hasta el momento del cierre regular de las votaciones el día de las elecciones. El lugar del escrutinio de las mesas electorales móviles debe ser conocido por los representantes de partidos políticos / candidatos / opciones, y éstos deben estar presentes en él.
A efectos de crear pautas separadas de fiscalización y comunicar los resultados de elecciones anticipadas, de mesas electorales móviles y de papeletas especiales, estos procedimientos únicos de votación no deben confundirse con elecciones ordinarias (dependiendo de la legislación). La diferencia debe recogerse muy claramente mediante una relación distintiva de los formularios de voto empleados en este tipo de papeletas.
