Debería redactarse un documento o realizarse otro tipo de comunicación que informe al centro de escrutinio de la salida del vehículo de una mesa electoral. Dicha comunicación, se realizaría bien por teléfono o por fax, debiendo proporcionar la siguiente información al centro de escrutinio: nombre del conductor, pasajeros, número de urnas y números de mesas electorales respectivos, números de precinto de las urnas, números de precinto del compartimento, hora de salida, tipo de vehículo, etc. Este documento/información será contrastado con la información real disponible en el momento de descargar el vehículo.
La cantidad de urnas y sus números de mesa electoral deben verificarse cuidadosamente. Si se encuentran diferencias, deberán ser anotadas en el registro e informar inmediatamente al Organismo de Gestión Electoral (OGE). Si faltan urnas, la comprobación deberá realizarse en relación con el punto de partida para asegurar que la información existente en el momento de la salida no ha cambiado. Es posible que una urna haya sido enviada en otro vehículo.
Si el vehículo que transporta las urnas tiene un compartimento precintado separado, deben comprobarse los números de serie de los precintos con la información obtenida antes de la salida. El conductor no debe romper el precinto a menos que esté presente un responsable electoral del centro de escrutinio y haya verificado el número. Serán aplicables todos los pasos anteriormente explicados.
Una vez comprobada y verificada toda la información, la autoridad responsable de la recepción de la urna debe firmar la hoja de ruta indicando la llegada, hora y fecha de terminación. El conductor y representantes de partidos políticos / candidatos / opciones que acompañaron a las urnas deben también firmar la citada hoja. Cada uno de ellos estará autorizado a guardar una copia.
Si el conductor no puede presentar la hoja de ruta o formulario de transporte a la autoridad electoral deberían adoptarse medidas especiales. Se verifica la identificación del conductor y de los pasajeros enfrentándola a la información transmitida por teléfono / fax u otros medios. También se comprueba el número de la matrícula del vehículo y el número del precinto del compartimento.
Si toda esa información se confirma, las autoridades pueden proseguir con la recepción. Sin embargo, debería hacerse una anotación sobre la falta de hoja de ruta / formulario de transporte en el libro de registro de la autoridad del centro de escrutinio responsable de la recepción de la urna. En todo caso, deberá informarse rápidamente al OGE de cualquier discrepancia.
