El acta de la votación de cada mesa electoral debe prepararse con cuidado puesto que representa los resultados provisionales y finales (a menos que estén sujetos a un recuento) de una mesa electoral.
El secretario de votación y/o la misma persona que se encargó del escrutinio de las papeletas (normalmente el presidente de la mesa), preparan y firman este formulario. A continuación dicho formulario debe ser firmado por los representantes de partidos políticos / candidatos / opciones. Sus firmas son muy importantes para reflejar y demostrar que están de acuerdo y que reconocen los resultados. En el formulario deben incluir sus nombres, dirección y números de teléfono, si lo hubiera, junto con sus firmas. En caso de cualquier problema, el organismo de gestión electoral podrá entonces contactar más fácilmente con estos individuos.
Siguiendo el principio de transparencia, es muy recomendable que se permita a los observadores electorales, nacionales e internacionales así como a representantes de partidos políticos / candidatos / opciones, hacer una copia del acta de la votación.
