Una vez terminado el escrutinio en cada mesa electoral, todos los materiales electorales (la urna con todas las papeletas usadas, sin usar, rechazadas, nulas; la lista electoral; precintos sin usar y otros materiales sin usar), así como los formularios pertinentes necesarios (sobre todo el acta de la votación, la hoja contable, el libro de registro de votación) para la pauta de fiscalización del escrutinio, se transportarán a un cuarto de almacenamiento seguro en la localidad que puede estar emplazado en la oficina local del organismo de gestión electoral.
A estas alturas del proceso, las autoridades del organismo de gestión electoral deben efectuar una primera comprobación de los materiales electorales recibidos, empleando una lista de comprobación y un formulario de reconocimiento de recepción para asegurarse de que se ha entregado cada urna y todo lo asociado con la pauta de fiscalización, y que los formularios han sido adecuadamente completados y firmados. Se abren los sobres precintados que contengan el acta de la votación de cada mesa electoral (si procede), en presencia de los representantes de partidos políticos / candidatos / opción, y se comprueba el contenido. En caso de error, el personal aún está disponible, por lo que si un formulario no ha sido firmado o adecuadamente completado (por ejemplo con el número de la mesa electoral equivocado), puede hacerse de inmediato la modificación correspondiente en presencia de los representantes de partidos políticos / candidatos / opción.
Un control de calidad más exhaustivo puede tener lugar en los días siguientes, pero debe hacerse lo más pronto posible para que la pauta de fiscalización de los resultados finales se compruebe y se complete cuidadosamente. El organismo de gestión electoral con frecuencia elabora un cuadro con el número de cada urna (si lo hubiera) y lo emplea para verificar que cada urna entregada a las mesas electorales ha sido devuelta. La numeración de las urnas es una manera simple y eficaz de seguir su recorrido. Si se emplea este método para asegurar el retorno de las urnas, es preferible que las mismas personas sean las responsables del recibo de las urnas hasta que se recuperen todas ellas. Deben establecerse procedimientos claros de resolución de problemas para localizar cualquier urna que llegue con retraso o que no sea entregada en un plazo de tiempo razonable.
En cada distrito electoral se elabora una declaración acumulativa de votos (ver Adding Polling Stations Results - Guinea ) por la oficina local del organismo de gestión electoral. Este escrutinio acumulativo normalmente incluye información del tipo:
- El nombre del distrito electoral,
- El número o código (si lo hubiera),
- La fecha,
- El nombre de personas encargadas de completar el formulario,
- El número de votos para cada candidato / partido político / opción,
- El número total de votos depositados,
- El número total de papeletas rechazadas, y
- El número total de votantes de cada mesa electoral y opción de voto, urna por urna.
Para obtener los resultados oficiales de cada distrito electoral debe preparase un informe detallado votación-por-votación, y el acta cumulativa de votos constituirá la base para el mismo. El empleo de resultados provisionales que han sido reunidos (sobre todo si se han guardado en formato legible por ordenador) y la comprobación cruzada del acta de votación de cada urna para mayor precisión ayudan a aumentar la eficiencia.
Comprobación de resultados escrutados recibidos
La posibilidad de comprobar los resultados provisionales del escrutinio recibidos con documentación independiente es esencial para evitar errores, y previene cualquier manipulación fraudulenta de los resultados electorales. Una copia de la declaración original de los votos de cada mesa electoral(ver Statements of the Vote (Interim Results) - Canada )debe enviarse por separado a la oficina local del organismo de gestión electoral en un sobre precintado, y debe contrastarse con los primeros resultados que fueron remitidos una vez se haya recibido el original.
Si existieran serios temores de fraude, puede usarse un papel especial para el acta de votación de cada mesa electoral. (Este papel se usó en Togo en 1994.) Este papel de color oscuro (azul oscuro por ejemplo) indica inmediatamente si se ha modificado la inscripción inicial. El color alrededor del área modificada aparecerá desteñido. Debe usarse un lápiz para este tipo de papel. Si aparecieran marcas de modificación en el papel, deberá prestarse una atención especial a esa mesa electoral concreta y deberán verificarse cuidadosamente tanto los resultados escrutados como el libro de registro de votación. Si el secretario de la votación cometiera un error simplemente al completar el formulario de la mesa electoral, entonces debe añadir sus iniciales o su firma, así como la de todo el personal y representantes de partidos políticos / candidatos / opciones para reflejar que todos están de acuerdo con la corrección.
