Preparativos Internos
Deben negociarse y planificarse los preparativos del transporte antes de convocar las elecciones (ver Transportes). El Organismo de Gestión Electoral necesitará tener garantías de que el portador escogido tiene la capacidad y aptitud para hacer las entregas de las urnas dentro de los horarios requeridos y utilizando los controles de seguridad adecuados.
La selección de la compañía de transporte (pública o privada) u organización (organización internacional, Policía o Ejército) estará marcada por el contexto político, social y económico de cada país y dependerá de varios factores de riesgo. Se recomienda usar como criterio de evaluación para seleccionar al portador los factores de reputación, fiabilidad, capacidad económica, cobertura del territorio, capacidad para localizar el envío, rapidez en la entrega y disponibilidad de medidas de emergencia. En el momento de convocar las elecciones se deberá celebrar el contrato con el portador, concretando todos los detalles respecto a obligaciones y procedimientos.
Si no es posible seleccionar a un solo portador, o si la situación política requiriere la presencia de fuerzas de seguridad o de personas fiables y de confianza, debe considerarse la posibilidad de permitir a los representantes de los partidos políticos acompañar a las urnas. Sin embargo, el derecho a acompañar las urnas debe ser igualmente otorgado a una muestra representativa de los partidos involucrados.
Para limitar el número de personas participantes en el proceso de transporte se aconseja recurrir a acuerdos previos entre todos los partidos involucrados por los que se designen a las dos personas en representación de tendencias políticas diferentes que irán en el mismo vehículo junto con el presidente de la mesa. También debe permitirse a los observadores electorales nacionales e internacionales acompañar las urnas, pero por razones prácticas, tendrán que ir detrás en un vehículo separado. En determinadas circunstancias políticas pueden requerirse fuerzas de seguridad.
El Organismo de Gestión Electoral debe celebrar acuerdos con las fuerzas de seguridad antes de las elecciones para determinar el alcance y nivel de seguridad necesarios. Estos requisitos pueden suponer una carga para las fuerzas de seguridad si no se planifican adecuadamente.
Los preparativos de seguridad también deben darse a conocer a los partidos políticos / candidatos / opción. Ello resulta particularmente importante si existe desconfianza o falta de confianza en las fuerzas de seguridad por parte de la población o de los partidos políticos.
Preparativos internacionales
El transporte de las urnas a través de los límites nacionales y por todo el mundo requerirá un planteamiento diferente al de los preparativos internos y supondrá una planificación muy cuidadosa. Las diferentes zonas horarias, aduanas, horarios del portador, y otros tipos de retrasos en el transporte pueden afectar la fecha y hora de inicio del proceso de escrutinio.
Si la votación en el extranjero se realiza únicamente en embajadas y consulados, podría emplearse la valija diplomática para evitar retrasos en las aduanas. Sin embargo, dichas entregas no podrían hacerse con la frecuencia o rapidez necesarias.
Si la votación internacional está muy descentralizada y se celebra en ciudades importantes donde residen los expatriados, entonces podría encomendarse el transporte de las papeletas a una empresa de renombre internacional con cobertura mundial. Deben abordarse empresas de transportes con divisiones especializadas en el transporte de títulos ya que pueden proporcionar mecanismos de localización bien diseñados lo que incluye los registros de control y paquetes seguros durante todo el trayecto hasta su destino final. Normalmente suelen poseer un amplio conocimiento de las diversas regulaciones y prácticas aduaneras que pueden aliviar enormemente los retrasos potenciales relacionados con éstas.
Una vez que el Organismo de Gestión Electoral acuerda con un transportista las medidas de seguridad durante el trayecto, se recomienda conocer a fondo los horarios de recogida y entrega ya que ello es esencial para la planificación de las actividades de recepción de papeletas en el centro de escrutinio. La localización del centro de escrutinio debe estar próxima al aeropuerto / centro donde el transportista seleccionado piensa entregar las urnas para minimizar los retrasos del transporte una vez que las papeletas llegan al país de destino. Si fuera necesario debe haber en el aeropuerto representantes de los partidos políticos y las autoridades del Organismo de Gestión Electoral para tratar con problemas inesperados en la entrega y acelerar el proceso.
Debe limitarse la publicidad sobre de los medios de tránsito únicamente a los que requieran este conocimiento. A lo largo del proceso, el Organismo de Gestión Electoral debe designar un individuo o unidad específica para tratar con el portador y resolver los problemas contractuales, logísticos y de seguridad que surjan.
En el caso de las papeletas enviadas por correo, se debe preparar con el servicio Postal Nacional la dirección de una puesta a punto especial de sus medios de clasificación antes de la fecha tope de devolución de papeletas. Además, deben planificarse entregas especiales al centro de escrutinio establecido para elevar al máximo el número de papeletas recibidas antes de la fecha y hora límites. Un código específico de la dirección del remitente podría facilitar dicha actividad y podría planificarse con las autoridades del servicio postal nacional siguiendo sus prácticas con suficiente antelación a la impresión la dirección en los sobres de devolución de papeletas enviadas por correo.
