Si una o más urnas del mismo lugar van a ser transportadas directamente a un centro de escrutinio es aconsejable usar solamente un vehículo. Si fuera posible, por lo menos dos representantes de partidos políticos / candidatos / opciones de tendencias políticas diferentes podrían ir en el mismo vehículo junto con el miembro de la mesa electoral. Debe permitirse que los observadores electorales nacionales e internacionales acompañen a las urnas.
Al considerar el volumen y peso de algunas urnas, y que es más práctico tener un vehículo para transportar las urnas de distintas mesas electorales a un centro de escrutinio lejano, podría ser necesario utilizar un vehículo alquilado dotado de un compartimento cerrado en la parte trasera con una cerradura susceptible de ser precintada. Una vez precintada la cerradura, se podrá transmitir al destino final el número de serie del precinto y una breve descripción del contenido (número de urnas y sus respectivos números de mesa electoral), así como el nombre del conductor y de los pasajeros vía fax o teléfono para ser verificados a su llegada.
Esta información también debe registrarse en la hoja de ruta. Cada vez que se añadan más urnas a un envío deberá usarse un nuevo precinto y registrarse los números del precinto anterior. Normalmente, estas medidas serán suficientes para evitar cualquier manipulación de las urnas.
En áreas donde exista potencial violencia que pueda comprometer una entrega segura de las urnas, sería conveniente que el vehículo portador contara con un vehículo de escolta. Dependiendo de la seguridad del área, el ejército o la policía podrían proporcionar el vehículo(s) de escolta. Su presencia puede ser ventajosa ya que sus vehículos por lo general tienen sistemas de comunicación muy útiles en caso de emergencia.
De nuevo, se recomienda la transmisión de los detalles del transporte al centro de escrutinio o al Organismo de Gestión Electoral antes de la salida de los vehículos y se deberá permitir, de conformidad con lo acordado previamente, que los representantes de partidos políticos o los observadores electorales nacionales e internacionales viajen con los vehículos de escolta tal y como se establezca previamente.
El transporte de las urnas en las áreas más peligrosas y violentas puede hacerse con la ayuda de vehículos militares y de la policía. Vehículos armados equipados con radios o teléfonos podrían ser necesarios para garantizar la seguridad requerida. Sin embargo, deben celebrarse acuerdos con todos los partidos políticos antes del día de las elecciones sobre todo en áreas en las que se pone en tela de juicio el papel del ejército en el proceso político.
Para evitar cualquier posible crítica, deben encomendarse al personal de la votación, representantes de partidos políticos y observadores electorales nacionales e internacionales que viajen en los mismos vehículos armados, tal y como se haya previsto en las negociaciones previas con el Organismo de Gestión Electoral.
Una vez en el destino, si se encontrara que falta alguna urna o que se ha sido manipulada, debe informarse directamente el asunto al Organismo de Gestión Electoral. Las autoridades electorales deben estar dispuestas a iniciar una investigación cuanto antes, a mantener entrevistas con el conductor para recomponer la sucesión de acontecimientos y si fuera necesario, confirmarlo con los pasajeros.
Para facilitar la reconstrucción de los acontecimientos debe procurarse al conductor un libro de registro donde anotar todas las horas de salida / llegada y otros sucesos que tengan lugar durante el transporte (paradas para repostar combustible, descansos, estancias de noche, etc.). En ningún momento el vehículo de transporte de las urnas debe quedar desatendido. Durante las paradas inevitables, el conductor y los ayudantes/pasajeros deben hacer turnos para cuidar las urnas.
