Cuando un programa se instala en varias computadoras de una organización, resulta deseable que se instale la misma versión del programa en todos los equipos. El uso de la misma versión del programa asegura que el personal pueda intercambiar los distintos tipos de documentos almacenados en el procesador de textos, hojas de cálculo, archivos de información y correo electrónico, sin que existan preocupaciones sobre la conversión de la información o incapacidad para leer los archivos.
Un medio para que este objetivo sea alcanzado dentro de una organización, especialmente en una muy vasta, consiste en establecer un programa de biblioteca para que controle la distribución de los programas mediante procesos documentados.
Este proceso está encaminado principalmente a mantener un registro sobre las distintas versiones de un mismo programa. En promedio un programa es actualizado cada 2 o 3 años. Entre las mejoras más importantes se encuentran los paquetes de servicio que buscan corregir problemas o virus. Es muy importante que este proceso sea administrado, lo que se conoce como control de versión, para asegurar que todos los usuarios estén equipados con la misma versión del programa. Cuando los usuarios tienen distintas versiones, podrían surgir problemas de compatibilidad, ya que los programas creados en una versión podrían ser incompatibles con otras.
La manera más efectiva de controlar las versiones de un programa consiste en impedir que los usuarios puedan actualizar o instalar nuevos programas por sí mismos. Por lo tanto, las actualizaciones sólo deberían realizarse bajo la instrucción de los administradores del sistema, de forma controlada y siguiendo el plan estratégico para la tecnología.
Estas consideraciones hacen que surja la pregunta de cuándo resulta adecuado actualizar los programas.
