Una vez que los vehículos que transportan las urnas llegan al centro de escrutinio las personas designadas deben descargarlos en orden de llegada. Si se formara una cola en la llegada de los votos, un ayudante podría distribuir tickets donde indicara la hora de llegada. Así se mantendría un orden secuencial de prioridad en el tratamiento de los vehículos / equipos, y también permitiría el registro del tiempo de llegada exacto en el registro de recepción.
La hoja de ruta y/o formulario de transporte se recoge del conductor (ver Cumplimiento de los Registros de Transporte) y se verifica: identificación del conductor, números de precintos, etc. Asimismo se debe comprobar la documentación contrastándola con la información previamente transmitida al centro de escrutinio desde la mesa electoral. El precinto del vehículo sólo debe romperse una vez finalizada la comprobación correspondiente y conocida la cifra exacta del número de urnas recibido.
Las urnas se descargan una a una del vehículo y se trasladan al lugar previsto en el centro de escrutinio. Esta operación debe someterse a la constante supervisión los responsables del centro de escrutinio. El responsable de la recepción de las urnas debe comprobar que los precintos no están rotos y que los sobres sellados permanecen unidos a las urnas.
Si todos los resguardos están en orden se podría poner a las urnas una pegatina, cinta adherente coloreada u otro tipo de identificación simbólica a medida que son sacadas del vehículo. Ello indicará que estas urnas han sido comprobadas y están listas para ser escrutadas. Esta medida también puede ayudar a prevenir el doble escrutinio de una misma urna o la pérdida de la urna durante el escrutinio.
Las urnas listas para el escrutinio deben estar en un lugar donde ya no puedan mezclarse con las urnas escrutadas. Una vez que todas las urnas se descargan del camión, debe hacerse una última comprobación entre la cantidad de urnas recibida y la esperada mediante los registros de transporte. Debería expedirse al conductor un formulario de recepción como certificación de haber realizado la entrega, de modo que se guardaría una copia para las autoridades encargadas de la recepción de las urnas.
Cuando los precintos de las urnas estén rotos o exista cualquier indicio de posible fraude, dichas urnas serán apartadas en un área separada y no se mezclarán con las demás. Deberá redactarse un informe sobre cada una de ellas que firmarán las autoridades, conductores, representantes de partidos políticos, etc. Estas urnas deben identificarse claramente mediante una etiqueta u otro tipo de pegatina para que no sean abiertas y asegurar que no sean confundidas con las urnas listas para el escrutinio.
Cualquier cuestión sobre posible fraude debe dirigirse inmediatamente al Organismo de Gestión Electoral para que pueda iniciar una investigación. Dichas urnas deberán permanecer intactas hasta nuevo aviso del Organismo de Gestión electoral.
