Lors d'une élection bien gérée, l'organisme chargé de la surveillance a intérêt à ce que le maximum de renseignements soient acheminés vers les médias, et ce pour deux raisons fondamentales, notamment :
- premièrement, parce que le public sera renseigné à la mesure où les médias le sont - une circulation constante de renseignements permet à l'électorat d'exercer ses droits démocratiques et de conserver la confiance qu'il a dans le processus électoral; et
- deuxièmement, parce que les médias vont faire des reportages sur les élections, qu'il n'en déplaise à l'organisme chargé de la surveillance. Il y va de l'intérêt de tous si le matériel qui apparaît dans les médias est aussi exact que possible.
Par conséquent, l'organisme chargé de la surveillance des élections devra consacrer des ressources à la gestion de l'information au-delà du rôle qu'elle joue dans la réglementation des médias.
Les principes fondamentaux de la gestion des médias au cours d'une élection sont les suivants :
- l'administration électorale rendra disponible autant d'information que possible, sauf l'information dont la divulgation pourrait compromettre l'intégrité du processus électoral;
- l'administration électorale ne doit publier, à sa connaissance, que de l'information exacte; et
- l'information sera disponible, sans discrimination, tous les médias, sans égard à ce qu'ils soient privés ou publics ou à leur allégeance politique.
Ces principes sont importants par le fait même que s'ils ne sont pas respectés, les objectifs d'informer l'électorat et de maintenir leur confiance dans le processus seront endommagés, souvent irréparablement. Dans les démocraties récentes, où le gouvernement a depuis longtemps censuré ou exercé un droit de regard sur la circulation de l'information, ces principes peuvent représenter la chance de se départir des vieilles habitudes. Mais les fonctionnaires électoraux doivent résister à la tentation de retenir de l'information ou de la fournir sur une base sélective à certains journalistes.
En pratique, qu'il s'agisse d'une démocratie récente ou établie, il devient problématique d'assurer la consistance de l'information qui émane de l'organisme chargé de la surveillance électorale. La nomination d'un agent de presse, ou la création d'une unité médiatique, peut assurer la circulation d'information uniforme et que les médias sachent où trouver l'information qu'ils ont besoin.
Les techniques principales qui peuvent être utilisées pour tenir les médias au courant sont :
