Il existe deux séries de tâches administratives associées à la gestion des médias pendant les élections. En principe, il n'y a aucun rapport entre les deux, bien qu'en pratique l'organisme de surveillance électorale en soit responsable.
- Premièrement, il existe une fonction pour réglementer la couverture médiatique des élections - elle se concentre principalement sur les questions comme l'accès à la répartition de la programmation directe, mais aussi sur les mesures destinées à régler les plaintes rapidement.
- En second lieu, il faut tenir compte de la distribution du matériel par l'organisme de surveillance électorale des médias - pas nécessairement sur des sujets relatifs aux règlements pour les médias.
Pour traiter avec la deuxième série, l'organisme de surveillance électorale doit avoir un bureau de presse dirigé par un officier de relations publiques qui, préférablement, possède de l'expérience journalistique. Selon l'étendue et la complexité du pays, des bureaux de presse régionaux ou locaux pourraient devenir nécessaires. Ces bureaux sont responsables de distribuer l'information rapidement. L'administration électorale doit pouvoir compter sur les médias pour disséminer le matériel au grand public. Le tout sera plus efficace si le principe de divulgation maximale s'applique et qu'une relation de confiance s'établit entre les médias et les gestionnaires électoraux. Si l'organisme électoral déploie les efforts nécessaires pour distribuer autant d'information qu'il peut, les journalistes seront plus compréhensifs lorsqu'il s'agit de maintenir la confidentialité de certains renseignements pour protéger l'intégrité du processus électoral.
Les types de renseignements qui devraient être mis à la disposition des médias couvrent des sujets comme les détails du processus électoral, les partis et les candidats, les délimitations électorales et la démographie, etc. Ils ne comprennent pas de renseignements relativement aux programmes des partis ou des candidats, qui les rendront sans doute disponibles eux-mêmes.
En termes administratifs, la complexité d'une telle opération dépendra du degré d'intérêt que les médias manifestent envers l'élection. Si les gens des médias viennent de tous les coins de l'univers, la gérance d'un bureau de presse peut devenir toute une entreprise. Quelle que soit l'ampleur et la complexité de l'opération, il y a beaucoup à gagner à être proactif et à préparer et distribuer du matériel. La préparation de trousses de presse, de communiqués de presse à intervalles réguliers et de conférences de presse tôt dans le processus créera un volume de travail qui est plus facile à gérer par le bureau de presse et minimise le travail que demanderaient les questions des médias.
La première fonction, celle de réglementer les couvertures médiatiques - est on ne peut plus complexe et relève d'une responsabilité autre que celle d'un bureau de presse. Certaines commissions électorales comptent parmi leurs effectifs une unité responsable spécifiquement des médias et qui cumule les deux fonctions; il importe cependant que la distinction conceptuelle soit maintenue.
L'ampleur de la corvée administrative dépendra en partie des règlements qui existent déjà; par exemple, les critères et mécanismes pour répartir le temps d'antenne sont-ils décrits dans la loi? Ou encore, la commission électorale doit-elle établir ses propres règlements?
Une variété d'organismes administratifs peuvent être impliqués. L'organisme de surveillance électorale n'est pas nécessairement responsable des médias. Il se peut que la loi prévoit déjà l'existence d'un régulateur pour les émissions électorales, ou encore qu'il existe un comité de diffuseurs autorégulateurs. Un organisme régulateur distinct peut aussi être établi. Chacune de ces approches comporte ses avantages. Il importe, cependant qu'il existe une unité dédiée spécifiquement à ces fonctions, qu'elle soit indépendante ou qu'elle fasse partie d'un autre organisme de réglementation qui s'occupe de ces questions complexes.
