La fonction principale de l'organisme de surveillance de l'organisme réglementaire ou de surveillance, lorsque le processus de campagne est entamé, est de s'assurer que les règlements ou les ententes convenues plus tôt sont respectées : que le temps d'accès direct est distribué selon les règles, que l'éducation des électeurs est impartiale et rencontre les normes requises et que les partis et les médias se conduisent selon les pratiques convenues relativement aux discours haineux.
Il importe que l'organisme de surveillance soit également aux aguets pour déceler toute ingérence de l'État ou des partis politiques qui empêcherait les médias de couvrir la campagne librement. Il devra faire rapport de tout type d'ingérence aux autorités gouvernementales, en plus de les condamner publiquement. L'organisme peut ainsi agir concrètement comme facilitateur et gardien de la liberté des médias au cours du processus électoral.
C'est également au cours de ce processus que les Processus de plaintes entrent en jeu. Il est d'importance capitale que ce mécanisme permette la réception, l'examen, l'audition et la résolution des plaintes de façon expéditive pendant la période électorale - les solutions post-électorales qui prennent du temps n'apporteront aucune satisfaction.
Toutefois, afin de s'occuper des plaintes et d'accomplir ses autres fonctions, l'organisme de surveillance doit pouvoir surveiller la couverture médiatique des élections. Celà lui permettra non seulement de régler rapidement les plaintes relativement à la couverture médiatique mais aussi d'agir de sa propre initiative si les partis ou les médias ont enfreint les lois et les règlements.
Dans plusieurs cas, les agences réglementaires n'accomplissent tout simplement pas les fonctions de surveillance, ce qui les lèse de façon importante lorsque vient le temps d'évaluer les plaintes. Ils sont également incapables d'initier les procédures qui s'imposent, par exemple, si les grilles d'accès direct ne sont pas diffusées comme il se doit. Une unité de surveillance coûte indubitablement de l'argent - surtout au chapitre des salaires puisque la surveillance demande beaucoup de ressources humaines. Le budget d'un projet de surveillance des médias non gouvernementale considérable qui a duré trois mois dans un des pays de l'Afrique à la fin de l'an 2000 a été d'environ 250 000 $ US.
Une autre méthode populaire que peut adopter l'organisme de surveillance est de travailler conjointement avec les surveillants non gouvernementaux qui surveillent les médias (voir Encourager la couverture professionnelle des résultats). Une telle collaboration peut être informelle ou faire l'objet d'un contrat détaillé. En 1999, en Afrique du Sud, le Projet de surveillance des médias non gouvernementaux a obtenu un contrat formel pour travailler avec l'autorité responsable de la diffusion, la Independent Broadcasting Authority. Il arrive souvent que les surveillants non gouvernementaux soumettent leurs constatations à l'organisme réglementaire qui décidera en fin de compte s'il faut prendre des mesures.
