كتابة الرسالة
يُنصح الأفراد الذين يخططون لإستراتيجية إعلامية عادةً، بتحديد رسالة واضحة وبسيطة، قابلة للاختزال بشعار واحد. يصلح ذلك لكثير من المنظمات، من شركة بيع منتج ما إلى مجموعات ممارسة الضغط للتغيير السياسي. على النقيض من ذلك، فإن لدى مديري الانتخابات عدد كبير من الرسائل المختلفة التي يحتاجون لتوصيلها إلى المجموعات المختلفة في مراحل مختلفة من الحملة من خلال وسائل مختلفة.
وبينما يتعيّن على قسم العلاقات الإعلامية في هيئة ادارة الانتخابات وضع جدول زمني للرسائل الأساسية، فإن معظم هذه الرسائل لا يمكن توصيلها بصورة "إعلانات سريعة" وجيزة. يرجع ذلك أساسا إلى طبيعة التعامل المباشر مع وسائل الإعلام مقابل طبيعة التوعية التي تحدث من خلال الإعلانات أو المواقع الإعلامية (وهي الوسائل التي يعتمد عليها الجهات المسؤولة عن تثقيف الناخبين على سبيل المثال).
وعلى العكس من ذلك، فإن خطة العلاقات الإعلامية القوية تعتمد على مجموعة من الرسائل الرئيسية الموضوعة بناء على مرحلة الانتخابات والجمهور المستهدف منها. وتكون تلك الرسائل محدّدة من قِبَل عوامل مثل ملامح وسائل الإعلام (والمحددة بدورها من خلال عملية مسح إعلامي) والشكل الخاص بطريقة توصيل الرسالة (كمؤتمر صحفي أو بيان صحفي).
الكثير من الرسائل الرئيسية سيتوافق مباشرة مع رسائل قسم إعلام وتثقيف الناخبين. ومع ذلك سوف يكون هناك عدد أخر غيرها من التي يمكن أن تستهدف مباشرة وسائل الاعلام نفسها (مثل المتعلقة بالتغطية يوم الاقتراع، أو بالصمت الإنتخابي).
من الفوائد الرئيسية لوضع قائمة من الرسائل الأساسية لتوجيه العملية هي ضمان دقة الرسالة مع أنشطة الاتصالات الأخرى لهيئة إدارة الانتخابات، وتعزيز التواصل مع الناخبين وأصحاب المصلحة، وضمان المعلومات في الوقت المناسب حول مختلف عمليات هيئة إدارة الانتخابات بشكل عام.
إن فهم الموظفين لوسائل الإعلام الحاضرة، والجمهور الذي يودّون توصيل الرسالة إليه، وشكل التسليم، كل ذلك يؤثّر في الرسالة. على سبيل المثال، في حين أن مؤتمراً صحفياً أو نشرة صحفية قد يكونان أسلوبين مناسبين للإعلان عن المواعيد النهائية والتطورات الجديدة والنتائج، فإنهما قد لا يكونان الوسيلة الأكثر فعالية لتشجيع الناخبين الجدد على التسجيل. بدلا من ذلك، قد تكون دعوة منفذ إعلامي ذي جمهور من المستمعين الشباب لمقابلة فردية، نهجا أكثر استهدافا - ربما محطة إذاعة الجامعة أو شيء من هذا القبيل.
وقد يكون من المجدي أيضاً لقسم العلاقات الإعلامية في هيئة إدارة الانتخابات تحديد رسائل لسيناريوهات مختلفة. ماذا سيكون ردهم في حالة التعرض للاتهامات المختلفة التي قد يوجهها أعضاء من الصحافة، أو إذا تمّ تأخير النتائج الرسمية أو إذا لم يتم فتح مراكز الاقتراع أو إذا تم إإغلاق تلك المراكز مبكراً بسبب مخاوف أمنية؟ في حين لا يمكن لقسم العلاقات الإعلامية في هيئة إدارة الانتخابات سوى القيام بتكهنات محدودة حول الأحداث المحتملة، فإنه من المفيد التفكير بسيناريوهات متنوّعة من أجل أن نكون مستعدين قدر الإمكان.
