المواد الصوتية والمرئية والمطبوعة المجّهزة
إدارة العلاقات الإعلامية الفعّالة في هيئة إدارة الانتخابات هي التي تتبع نهجًا استباقيًا ولا تنتظر القيام برد الفعل. ويعني هذا أن طاقم العمل لا يظل على دراية بالأحداث والاتجاهات فحسب، وإنما يجهز نفسه مسبقًا بالرسائل اللازمة للوصول إلى الجمهور. إعداد المواد الصوتية والمرئية والمطبوعة مسبقًا يعد أحد طرق ضمان أن توصل هيئة إدارة الانتخابات رسالتها بالطريقة التي تختارها بالضبط.
وسوف تقوم إدارة توعية الناخبين/التوعية المدنية بإعداد العديد من الرسائل التعليمية لإذاعتها أو توزيعها من خلال فترات زمنية على قنوات البث الوطنية (أحيانًا يتم هذا في صورة شرط للحصول على الترخيص لقنوات البث الخاصة، أو من خلال شراء فترات من وقت البث/الإعلانات). ورغم أن إدارة العلاقات الإعلامية ليست في حاجة إلى تكرار هذه الجهود، إلا أنها قد تضع في اعتبارها تعضيدها من خلال العمل كقناة لتوعية الناخبين والتوعية المدنية للوصول إلى العديد من المنافذ الإعلامية. وقد يحتاج هذا الجهد إلى أن يتم بالتعاون مع أي إدارة مخصصة لتوعية الناخبين/التوعية المدنية.
ولكن المواد الصوتية والمرئية المسجّلة مسبقًا بالإضافة إلى المطبوعات المعدة للتوزيع التي تعد خاصة بالعلاقات الإعلامية تعتبر أيضًا طريقة تضمن لإدارة العلاقات الإعلامية أن يتلقى الإعلام رسائل دقيقة بسرعة. يعود هذا الأسلوب إلى الحاجة للحفاظ على الإمساك بخيوط اللعبة. على سبيل المثال، إذا تم إبلاغ إدارة العلاقات الإعلامية أن جهة إدارة هيئة إدارة الانتخابات قد قررت عدم فتح أحد مراكز الاقتراع نظرًا لمخاوف أمنية، فقد تضع إدارة العلاقات الإعلامية في اعتبارها تجهيز مقطع فيديو ومقطع صوتي وبيان صحفي يشرح السبب في هذا القرار بالإضافة إلى أية جهود للتغلب على آثار هذا القرار أو تعويضها. هذا مثال على النهج الاستباقي، وقد يحمي العاملين في العلاقات الإعلامية من أن تلاحقهم أسئلة الإعلام دون أن يكونوا مستعدين أو دون أن يتمكنوا من شرح الموقف. كما يعطي هذا إشارة للإعلام والناخبين بأن هيئة إدارة الانتخابات تتخذ الحيطة الواجبة للتواصل على الفور وبشفافية.
مزايا الإعداد المسبق للمواد الانتخابية هي:
• يمكن لهيئات إدارة الانتخابات أن تقرر ما هي الرسائل و أن تصيغ هذه الرسالة بكلماتها؛
• يمكن أن تستبق هيئات إدارة الانتخابات حدوث المشكلات في حالة القضايا الحسّاسة؛
• يمكن أن توفر هيئات إدارة الانتخابات المواد المعنية مسبقًا لمحطات البث؛
• يمكن أن تستخدم هيئات إدارة الانتخابات أساليب خلاقة لتوصيل رسائلها.
من الطرق الشائعة لتوزيع المواد مسبقة التجهيز وضعها على الموقع الإلكتروني جنبًا إلى جنب مع بيانٍ مكتوب. كما يمكن أن توزع على أسطوانات مدمجة أو غيرها من الصور المسجّلة.
