النشرات والبيانات الصحفية
النشرات والبيانات الصحفية[i] هي مثال عن مواد معدة سلفا، لكنها تتطلّب مناقشة خاصة بها نظرا لطبيعتها الخاصة ووتيرة انتاجها.
إن النشرات والبيانات الصحفية هي أدوات أساسية للعلاقات الإعلامية لهيئة إدارة الانتخابات EMB. تتيح هذه الوثائق ذات الاستخدام السهل لوسائل الإعلام إصدار أخبار دقيقة وفي الوقت المناسب. وتقوم بعض المؤسسات الإعلامية بنشر أو بث مجمل النشرات أو البيانات الصحفية، أو قد تقوم بنشر أجزاء كبيرة منها دون أي تعديل. يُعتبر هذا الأمر ميزة لهيئة إدارة الانتخابات EMB حيث يضمن لها أن تبث رسالتها على النحو المنشود.
هناك فرق دقيق بين النشرة الصحفية والبيان الصحفي، على الرغم من أن المؤسسات غالبا ما تستخدم المصطلحين دون تمييز. وتستخدم النشرة الصحفية عموما لتغطية معلومات جديدة، كإعلان أو تحديث. النشرات الصحفية مفيدة أيضا لنقل المعلومات كالبيانات الإحصائية وقوائم المرشحين، أو قوائم مواقع الاقتراع. ويستخدم البيان الصحفي للتعبير عن رد فعل. وبعبارة أخرى، إذا جرى حادث ما وأرادت هيئة إدارة الانتخابات EMB أن تصدر تعليقاً علنياً عليه (على سبيل التأييد أو الإستنكار)، فإن ذلك يتم بشكل بيان.
يمكن توزيع النشرات أو البيانات الصحفية من خلال وسائل متنوعة كالبريد الإلكتروني، والتسليم باليد، والفاكس، والبريد، أو تعليقها على لوحة إعلانات أحد المراكز الإعلامية. وهي تصاحب المؤتمرات الصحفية غالبا كوسيلة لضمان أن يتم تسجيل المعلومات المفصلة بدقة. يتوفر مزيد من المعلومات في القسم المعنون المؤتمرات الصحفية .
هناك توازن دقيق في عدد المرات التي ينبغي إصدار النشرات والبيانات الصحفية فيها. إن خطر إصدار الكثير منها، مع قليل من المعلومات ذات الأهمية، هو أن وسائل الإعلام ستفقد اهتمامها وتهمل الاطلاع على المعلومات الحيوية حين وصولها في نهاية المطاف. أما خطر إصدار القليل منها فهو أن المسؤولين الصحفيين سيضطرّون بإستمرار للإجابة على مزيد من الأسئلة. فالتوازن الدقيق سيشكّل مادة اهتمام لقسم العلاقات الإعلامية لهيئة إدارة الانتخابات. إنه مجال هام للمناقشة ينبغي القيام به أثناء المشاورات مع وسائل الإعلام، لأنها ستكون قادرة على تقديم مشورة مفيدة بشأن كمية المعلومات التي تقدمها هيئة إدارة الانتخابات. انظر قسم استشارات وسائل الإعلام وأصحاب المصلحة المعنيين للحصول على مزيد من المعلومات.
كتابة نشرة أو بيان صحفي
أحد الأسباب التي تجعل من المفيد وجود مسؤولين صحفيين من ذوي الخبرة والتدريب في مجال الصحافة هو أن تأليف النشرات، وكذلك البيانات الصحفية، يتطلب فهماً لكيفية "تقبـل" المستمعين واستهلاكهم للمعلومات. ويتم تدريب الصحفيين في معظم البلدان على كتابة قصص بأسلوب "الهرم المعكوس"، بدءا من الفقرة الرئيسية التي تحمل أساس القصة وحقيقتها الجوهرية، والتي يتم بعد ذلك وضعها بالتفصيل في الفقرات اللاحقة. فضلا عن جعل فحوى القصة واضحاً للقارئ منذ البداية، فإن ذلك يسمح أيضا باقتطاع عنصر ما من آخر النشرة أو البيان إلى الأعلاهمى دون فقدان جوهره. هذه هي صفات النشرات والبيانات الصحفية الفعالة.
ومثلها في ذلك مثل التقرير الإخباري الجيد، فإن النشرة أو البيان الصحفي ينبغي تقديمهما بلغة واضحة وليس بلغة عامّية، كما ينبغي أن تكون موجزة وفي صميم الموضوع. لا يملك الصحافي العادي بالضرورة اهتماماً يمتد لفترة أطول من معدل اهتمام قارئ الصحيفة، لذلك فإنه ليس مأموناً أن نفترض أن الصحفي سوف يقرأ النشرة الصحفية القادمة مهما كان محتواها وطريقة كتابتها.
سبب هام آخر لكتابة النشرة أو البيان الصحفي كتقرير إخباري هو أن يكون لدينا وثيقة مكتوبة. هناك أيضا الأمل في أن تستخدم مباشرة في مقال مطبوع (على الإنترنت أو على الورق)، أو أن تتم قراءتها بصوت عالٍ على وسائل البث. هذا سبب آخر للحفاظ على النشرة أو البيان مقتضباً. في البلدان الأكثر فقرا، حيث غالبا ما يتبارى المحررون لملء قوائم الأخبار الخاصة بهم كل يوم، قد يكونون ممتنين للحصول على قطعة جاهزة من نسخة ذات صياغة جيدة.
[i] هناك العديد من المصطلحات المختلفة، كالنشرة الصحفية والبيان الصحفي والنشرة الإعلامية والإعلان الصحفي والنشرة الإخبارية، وما إلى ذلك. بعض الممارسين يستخدمونها دون تمييز، في حين أن آخرين يفصلون بين الاستخدامات والمعاني اعتمادا على طول النشرة ومحتواها والهدف منها وتوقيتها. نحن هنا نَصِف نوعين - النشرة الصحفية والبيان الصحفي - الذين يُستخدمان عادة من قبل هيئات إدارة الانتخابات، معترفين بأن العديد من هيئات إدارة الانتخابات (وغيرها من المؤسّسات) تستخدم مصطلحات وأنواعاً أخرى.
