المؤتمر الصحفي هو وسيلة لنقل كمية من المعلومات أكبر مما يمكن لنشرة صحفية واحدة أن تتضمنها. وهو أيضا وسيلة لتوفير مكان و مناسبة واحدة تجتمع فيها كافة وسائل الإعلام وتطرح أسئلة إخبارية لإحدى هيئات إدارة الانتخابات. على هذا النحو، فإن المؤتمرات الصحفية هي أيضا فرصة جيدة لوضع كبار المسؤولين في إدارة الانتخابات أمام الجمهور (عن طريق الوسائل الإعلامية) لشرح العملية الانتخابية.
المذيعون يحبون المؤتمرات الصحفية بطبيعة الحال، لأن النشرات الصحفية تعطيهم "نسخة بيضاء" فقط - أي قصة خالية من الصوت والصورة. وفي مؤتمر صحفي، سيتمكن المذيعون من التسجيل والتصوير. وفي حال توفر مركز إعلامي مخصص، فإن ذلك سيجعل تلبية المتطلبات العملية للمذيعين أكثر سهولة. (تجدون أدناه المزيد من المعلومات حول إقامة مركز إعلامي). بخلاف ذلك، فإن على منظمي المؤتمر الصحفي أن يستعدوا لتلبية احتياجات طواقم التلفزيون والسينما وصحفيي الإذاعة والمصورين.
والشكل المعتاد لعقد مؤتمر صحفي هو قيام المتحدث الرسمي، وهو مفوض أو ممثل آخر من هيئة إدارة الانتخابات، بالإدلاء ببيان، ثم يتاح المجال لأسئلة الصحفيين. ويجدر بشخص آخر، غير المسؤول الرسمي الذي أدلى بالبيان، أن يرأس المؤتمر الصحفي. من المفيد وضع إطار زمني واضح للمؤتمر (البدء فورا - فللصحفيين مواعيد محددة) وينبغي للرئيس أن يحرص على إتاحة الفرصة للصحفيين من مختلف وسائل الإعلام، ذوي وجهات النظر السياسية المختلفة، لأن يطرحوا أسئلتهم. رئاسة المؤتمر وإدارته بشكل حساس ومتوازن ستولّد الثقة بين وسائل الإعلام والسّلطات التي تقوم بعقد المؤتمر الصحفي.
وينبغي لقسم العلاقات الإعلامية أن يضمن حصول أي مسؤول كبير في هيئة إدارة الانتخابات على معلومات كافية عن اتجاهات وسائل الإعلام الخاصة بالقضايا المثارة والتي ستتم مناقشتها في المؤتمر الصحفي، فضلا عن تلك التي لن تناقش. وذلك لأن الصحافيين قد يطرحون قضايا أخرى، أو ربما قد يطرحون أسئلة لم يكن المسؤول الرسمي مستعداً للإجابة عنها. وقد يحتاج قسم العلاقات الإعلامية أيضا إلى توفير موضوعات للحديث إلى المسؤولين الذين يتحدّثون، للمساعدة في توجيه النقاش وتوفير نقطة مرجعية لرسائل محدّدة.
وينبغي على المتحدثين في المؤتمرات الصحفية أيضا أن يكونوا ماهرين في تفادي بعض الأسئلة أو الامتناع عن الإجابة عن بعض الأسئلة أو تغيير الموضوع، إذا ما بدت الموضوعات غير لائقة أو مخِلّة بسياق المؤتمر الصحفي. ولكن يجب أن يتم ذلك بشكل ماهر وحساس؛ فالتهرب من الأسئلة قد يكون له أيضا نتائج عكسية بتأجيج الشكوك أو الاتهامات. يتعين على المتحدثين أيضا التمسّك بإستمرار بمدونة السلوك لأعضاء هيئة إدارة الانتخابات من حيث الحياد والشفافية وسهولة الوصول إليهم.
ينبغي أن يكون هناك الكثير من مواد الدعم الجاهزة في مؤتمر صحفي. وهذا يشمل معلومات الاتصال بقسم العلاقات الإعلامية لهيئة إدارة الانتخابات، وكتيبات أو الرزم التعريفية الإعلامية ونشرات و/أو بيانات صحفية (بما في ذلك القديمة منها حيثما يكون ذلك مناسبا)، إلخ.
