Estructura legal
El marco legal que regula el proceso electoral generalmente proporciona una guía para el registro de electores. Las disposiciones legales pueden estar en la Constitución, la ley electoral o en una legislación aprobada específicamente para el registro de votantes. Tales disposiciones son normalmente adoptadas antes de que se inicie el registro y es deseable la participación pública en su desarrollo. A través del uso de programas de educación al electorado, los votantes aprenden como pueden ser elegibles para ejercer su derecho al voto. De la misma forma, conocen las razones por las cuales podrían ser descalificados o considerados como no elegibles.
Otras regulaciones que rigen el proceso reflejan las disposiciones legales y podrían establecer por adelantado ciertas guías dentro de los cuales el proceso podría ser administrado. Estas incluirían la notificación anticipada de las fechas, horas y sitios para llevar a cabo la enumeración o registro, así como el personal o funcionarios involucrados en la campaña de registro.
La estructura administrativa: dos niveles de organización
Existen dos unidades de organización que desempeñan papeles cruciales en la estructura administrativa encargada del diseño e instrumentación del proceso de registro de votantes. La primera de estas es la autoridad electoral central, la cual puede existir a nivel nacional o en una combinación de unidades administrativas nacionales, regionales o locales. sta última fórmula se aplica especialmente en gobiernos de tipo federal. Generalmente, este nivel de administración electoral comprende una estructura permanente, sea un departamento o unidad administrativa del gobierno o una comisión electoral formalmente independiente del control gubernamental, pero que en todo caso tiene una responsabilidad total en los procesos electorales.
La autoridad electoral central juega un papel importante en el diseño del sistema de registro de electores, incluyendo la elaboración de los formularios, los sistemas y programas de computación, así como las políticas y procedimientos. También desempeña un papel crucial en el diseño de manuales de capacitación y en la supervisión de la aplicación profesional de todos los elementos del sistema de registro de electores. Cuando la administración es organizada a través de una comisión electoral, esta comisión es la responsable de la labor de supervisión para garantizar que el proceso sea aplicado de manera uniforme e imparcial.
La segunda unidad de organización es la local. Ya que las actividades de un proceso de registro de votantes pueden ser altamente descentralizadas, es necesario tener una estructura administrativa bien desarrollada a nivel local para poder responder a los problemas locales. Sin embargo, a este mismo nivel casi todas las actividades del proceso de registro son realizadas por personal que tiene una asociación de corto plazo con la autoridad electoral. Generalmente, muchos de ellos tendrán poca o ninguna experiencia en la administración electoral o el registro de votantes. Surge entonces la necesidad de contar con personal bien capacitado para supervisar la instrumentación del sistema a nivel local, así como con procedimientos bien comprobados para apoyar el proceso. Sin embargo, en algunas jurisdicciones el personal local puede consistir en empleados permanentes del gobierno o administradores que han sido comisionados para este propósito.
Adicionalmente de los niveles locales o centrales, a menudo es un nivel regional de operación el que se responsabiliza de garantizar que la instrumentación a nivel local sea uniforme y de coordinar que la información sea comunicada a la autoridad electoral central.
La importancia de la planeación anticipada
Para que la autoridad electoral desempeñe sus responsabilidades de manera eficiente, necesitará recursos suficientes. Estos comprenden no sólo los recursos humanos y materiales, sino también los financieros. El presupuesto es elaborado por adelantado por los niveles administrativos superiores, e idealmente no debe estar sujeto a interferencia política alguna. De la misma manera, los funcionarios responsables de este proceso deben ser percibidos como competentes y profesionales. Si no es así, la legitimidad de todo el proceso de registro de votantes puede verse comprometido.
Entre los elementos de la estructura administrativa que son esenciales para el funcionamiento eficiente del sistema de registro de votantes figuran los siguientes:
- Administración del personal
- Infraestructura de la oficina
- Materiales y suministros
Administración del personal
El personal involucrado en el proceso debe estar bien capacitado y ser reconocido como honesto e imparcial. También es esencial que sean percibidos como personas libres de intereses e influencias políticas al desempeñar sus labores. Si se utiliza a funcionarios públicos o empleados del gobierno como oficiales del registro, debe determinarse si podrían estar en condiciones de intimidar a los electores o si lo han hecho en el pasado.
A nivel regional, generalmente se designa a un funcionario del registro para servir como el contacto clave entre la administración electoral central y la organización local. Este funcionario tiene una responsabilidad plena en la instrumentación exitosa del registro de votantes a nivel local. Se puede utilizar una variedad de títulos para identificar a este funcionario en diferentes países y jurisdicciones. Para los propósito de este documento, nos referiremos a esta posición como la de "director regional del registro ". Lo que importa es la responsabilidad que conlleva esta posición y no el título o denominación que se le confiera. Este individuo generalmente es responsable de la instrumentación de la iniciativa del registro en todo el territorio que se encuentra bajo su jurisdicción. Una gran cantidad de personal, que desempeña importantes funciones operativas, trabaja bajo la supervisión del director regional de registro, ya sea de manera directa o indirecta.
Los cargos de responsabilidad operativa que generalmente se requieren dentro de un proceso de registro periódico son los siguientes:
- El asistente de revisión, funcionario auxiliar de revisión o supervisor; trabaja directamente con el director regional de registro en la supervisión del sistema de registro y tiene una autoridad delegada para actuar en representación del director regional en ciertas situaciones.
- Un supervisor de enumeración, que puede ser necesario en caso de que se utilice la enumeración de puerta a puerta . Este puesto esta encargado de la capacitación y la supervisión del trabajo de los enumeradores o registradores. Si la jurisdicción es pequeña, el director regional del registro podría supervisar el proceso a nivel local. En la planeación de este proceso de instrumentación, es útil economizar puestos y capas administrativas cuando sea posible, sin que dicha economía sacrifique la eficiencia.
- El enumerador o funcionario del centro de registro es responsable de la obtención directa de la información del votante o de una fuente segura y confiable.
- El papel del especialista en computación depende del nivel de uso de las computadoras en el sistema de registro. En aquellas instancias en las que una parte importante del proceso de registro es computarizado, este cargo será importante en el proceso de registro. En las jurisdicciones en las que el registro no es computarizado, es evidente que no se requerirá esta plaza.
- Operadores de datos o secretarios que toman o capturan la información en su forma más simple de los archivos de los enumeradores o funcionarios de registro, y la carga en las bases de datos designadas específicamente para la producción de la lista de votantes. En ausencia de las computadoras, un secretario organiza los datos en un sistema de archivo.
Mobiliario de oficina
Generalmente, es responsabilidad del director regional del registro supervisar la instalación del equipo y mobiliario de oficina que serán utilizados en el registro local, la seguridad de este equipo y el cierre de la oficina al finalizar el proceso de registro. En este sentido, el establecimiento de una guía muy clara sobre los procedimientos y protocolos por parte de la autoridad electoral central resulta muy útil para el desempeño de esta labor. En algunos países, puede ser necesario adaptar el proceso de registro a las instalaciones ya existentes o disponibles. Puede que no sea posible, por ejemplo, tener oficinas bien equipadas por todo el país o en algunas localidades debido a costos, geografía o falta de equipo. Quizá sea necesario que los funcionarios adapten sus métodos y procedimientos a las facilidades disponibles.
Material de registro
La gran mayoría, si no es que todos, los materiales de registro son generalmente producidos por la administración electoral central y enviados directamente a las oficinas locales para su uso. Entre los temas claves que surgen de la distribución del material de registro se encuentran la integridad del transporte y de las instalaciones de almacenamiento al igual que la precisión de los formularios y documentos. Una vez más, pueden establecerse pautas básicas para estos temas antes del periodo de registro.
Es importante recordar que todo el registro en el sistema de la lista periódica se lleva a cabo en un periodo de tiempo relativamente corto, frecuentemente poco antes de las elecciones. Un ejercicio mal administrado puede poner en duda el proceso democrático en su totalidad. Ya que muchos de los elementos de la estructura pueden estar ya bien establecidos ante del periodo de registro, es muy conveniente invertir tiempo y recursos tempranamente, cuando la presión de actuar bajo fechas límites muy apretadas es menos intensa de lo que puede tornarse a medida que se acerque la fecha de la elección. También es importante subrayar que muchos de los administradores electorales no tienen acceso a la planeación de los presupuestos que necesitan. Los controles sobre los gastos tienden a ser más relajados durante el periodo electoral mismo, ya que todo el proceso puede ser caracterizado como un proceso de administración de crisis. Algunas de las presiones de la "crisis" de la administración del registro pueden, sin embargo, ser aligeradas con un manejo apropiado del presupuesto durante el periodo entre elecciones. De hecho, se pueden lograr sustanciales ahorros y economías a través de gastos bien planificados entre elecciones. En resumen, la administración de la crisis tiende a ser más costosa.
