Recopilación de toda la información
La producción de la lista preliminar de votantes comprende varias etapas. Mientras se recolecta la información por los enumeradores o en centros de registro, los empleados inician su captura en los formatos de listas preliminares o en computadoras para su producción automática. Bajo cualquier procedimiento, la información puede ser incorporada a una base nacional o distrital. Si es a nivel nacional, esta información puede ser reabierta por los distritos. En ciertas ocasiones, la información puede ser procesada manualmente. La información es incorporada a mano a un registro o archivo maestro y se le extiende al votante un recibo.
La recopilación de información para el registro se lleva a cabo generalmente con base en pequeñas unidades geográficas. En ausencia de divisiones administrativas formalmente establecidas (a veces nombradas como secciones electorales, áreas de votación o divisiones de sitios de votación), se puede utilizar el nombre de la comunidad, pueblo, comunidad u otra demarcación aún más pequeña, e inclusive por sitio de votación. Generalmente, resulta poco práctico intentar revisar miles de formularios de registro y archivarlos en una lista de forma manual. Aún con computadoras, las listas son tan largas que pueden ser un problema. Cuando se utilizan computadoras, puede ser preferible fijar un criterio de clasificación de orden geográfico de acuerdo a la calle y número del domicilio. Esto es particularmente útil para las actividades de campaña.
Al finalizar el periodo de recopilación de datos por medio de la enumeración o de centros de registro, hay un periodo en el que se puede utilizar el registro por correo. Cuando el sistema es computarizado, este periodo coincide y concluye con la etapa final de la incorporación de información para la producción de una lista preliminar. Cuando la lista se produce manualmente, se debe esperar a que todos los documentos sean recolectados antes de que se pueda iniciar la transcripción de la información. Adicionalmente, la lista puede ser recopilada en formato manuscrito o mediante máquina de escribir.
Producción de la lista
La producción de la lista preliminar de votantes constituye el producto final de una serie de pasos aparentemente separados pero muy interrelacionados. El enfoque normal consiste en trabajar bajo un esquema geográfico. Esto quiere decir que se deben unir todos los registros de esa unidad, luego imprimirlos o crear una lista de votantes para esa unidad y después imprimirla o crear una lista de los votantes de acuerdo a algún orden de clasificación predeterminado. Para las listas manuales, esto se hace generalmente con base en los apellidos y nombres. También puede ser dividirse por comunidad, calle, número de edificio ( si acaso existe), apellido y nombre. La lista preliminar también puede incluir un indicador sobre el sexo de cada votante registrado, al igual que otra información como la ocupación, edad y número telefónico.
La lista puede ser preparada para resaltar el área geográfica o algunos indicadores como las calles. Cuando sea necesario, puede ser dividido por grupos de ciudades, pueblos, poblaciones o simplemente por orden alfabético.
Cada fase de la lista de producción es crítica. Los retrasos, los errores de transcripción, captura o impresión pueden tener afectar de manera significativa el éxito total del proyecto. Se debe contar por adelantado con facilidades y suministros para el proceso de reproducción. Se deben identificar métodos alternos como parte de cualquier plan de contingencia en el caso de que falle alguno de los pasos en la producción. Cualquier dificultad puede aumentar los costos o afectar la integridad de la lista.
