Cuidados que debe tomarse en la recopilación de la información
Ya que el registro de votantes es básicamente un proceso de recolección, verificación y organización de información para la producción de la lista de electores, la recopilación de la información se encuentra es una de las tareas clave de este ejercicio.
Con la lista periódica, esto generalmente implica determinar por adelantado la información precisa que se requiere de los votantes y después el desarrollo de los formularios y otros mecanismos para su recopilación. Usualmente, esos requisitos son especificados en la legislación o en los reglamentos que han sido promulgados previamente.
La información generalmente incluye el nombre del votante, su dirección, calidad ciudadana, fecha de nacimiento y sexo. También puede incluir señas de identificación como la fotografía o las huellas digitales del votante. Generalmente, los administradores electorales intentan recolectar la información que es considerada esencial para la identificación del votante y para verificar la lista de los electores. Puede ser necesario equilibrar la necesidad de información sobre el votante con la protección de su privacidad individual.
Adicionalmente, los funcionarios electorales desearán evitar encontrarse en una posición de tener que recabar información que no esté relacionada con el proceso electoral, ya que esto puede desalentar a los ciudadanos de dar sus nombres para los propósitos del registro de votantes.
Enumeración
En la mayoría de los casos, los enumeradores llevan consigo formularios en blanco los cuales completan en el transcurso de su recopilación de información de casa en casa. Pueden dejar una copia de este archivo como recibo del elector para la confirmación de su registro. En algunos casos, el enumerador puede llevar consigo formularios pre-impresos con el nombre y dirección de los votantes registrados, conforme a los datos domiciliarios de la enumeración previa. Esto sería una especie de híbrido de la lista periódica y el registro permanente. Estos formularios son llenados por ele enumerador y entregados a la oficina de registro regularmente para que la información pueda ser procesada manual o electrónicamente. El enumerador también puede llevar consigo una lista de control la cual identifica la posición del proceso de registro en cada residencia enlistada. Esto facilitará las segundas visitas para completar el proceso en aquellos casos en que elector que no se encontraban en casa en la primera visita.
En algunos casos, las direcciones se encuentran en la lista de control. Sin embargo, este es un método muy sofisticado y no es utilizado generalmente por los gastos que implica la pre-definición de un inventario de direcciones legítimas dentro de cada unidad administrativa. Esto puede ser difícil de establecerse, por ejemplo, en áreas remotas donde la población es generalmente móvil, o donde hay un gran número de refugiados.
Centros de registro
En un centro de registro, los formularios para los votantes son llenados generalmente ya sea por los votantes mismos o por los empleados del registro. Los niveles de alfabetización influyen en la elección del procedimiento que puede ser adoptado. Cuando se utilicen tarjetas de registro, deben estar disponibles en los centros de registro para que puedan ser distribuidas durante la visita inicial del votante al centro. Esta última opción, aunque atractiva en principio, puede no ser práctica cuando se requieren altos grados de seguridad. Con un sistema como este, puede ser más fácil que un votante se registre en un sinnúmero de centros de registro y obtenga más de una credencial de identidad, aunque esto constituya una práctica electoral fraudulenta.
Registro por correo
Aunque el registro por correo es generalmente más costoso que la enumeración o que los centros de registro, el reto más importante de éste método es garantizar que todos los votantes elegibles tengan a su disposición un formulario de registro. El método menos costoso sería el del registro el mismo día de las elecciones. Pero esto generalmente se traduce en largas filas de espera y gran inversión de tiempo de los electores.
En Haití, los funcionarios del registro llenan la información del votante en hojas con copia de papel carbón, una de las cuales se le entrega al votante. En Ontario, Canadá los enumeradores llevan consigo formularios con copia en carbón y se requiere que dejen una copia como comprobante de la enumeración a cada elector enlistado.
