Temporalidad
El periodo de tiempo para recopilar la lista inicial de ciudadanos para la elaboración de un registro civil varia en función del método de recopilación de información. Cuando la información es recopilada a través de una enumeración nacional, el periodo de tiempo es similar al de la lista continua de electores (aunque el registro civil implica la recopilación de un mayor número de datos y es para los residentes de todas las edades no solamente para aquellos en edad de votar), y un poco más largo que el necesario para la creación de una lista periódica.
A pesar de esto, los límites de tiempo son factores importantes y muchos de los retos que se enfrentan con la lista periódica también están presentes en el periodo inicial de registro. Muchos de estos retos pueden ser anticipados y atendidos en la planeación del proceso de instrumentación, la cual puede tardar meses o años. El éxito del periodo de instrumentación depende del éxito del periodo de planeación.
Cuando el registro civil se integra a partir de las bases de datos existentes, es probable que se requiera llevar a cabo su fase de instrumentación a lo largo de varios años. El registro civil utiliza típicamente una de esas bases de datos como su base central y las otras como suplementarias. El registro de nacimientos comprende una lista con determinadas características deseables en la cual basar el registro civil. Si el registro de nacimientos es obligatorio, tal lista será muy completa. Actualmente, en muchos países, y ciertamente en todas las democracias industrializadas, tales datos ya existen como parte del requerimiento de registrar los nacimientos. En países menos desarrollados, tal información puede ser menos completa en su cobertura. La información sobre nacimientos también puede determinar los nombres de los padres ( o por lo menos de la madre) del infante, y puede ser utilizado para determinar la ciudadanía.
Cuando un registro civil se elabora con base en los registros de nacimiento, es más fácil aplicar el requisito de registro exigido por la ley a los nacimientos ocurridos después de su adopción, que a los acaecidos antes de su entrada en vigor. Para los nacimientos que ocurrieron antes del registro obligatorio, puede existir un periodo de actualización durante el cual todos los ciudadanos deben cumplir con el requisito. Pero, en ausencia de otra identificación única, es mucho más difícil establecer la edad y ciudadanía de los individuos.
Anticipar problemas
No importa que tan detallado y comprensivo sea el plan de acción, inevitablemente surgirán preguntas, dudas y problemas. En la medida que puedan ser previstos, pueden ser incorporados al plan de acción.
Las siguientes preguntas subrayan la necesidad de contar con un identificador personal, como la fecha de nacimiento, en la base de datos del registro civil.
- Al usar los métodos de enumeración, ¿existe algún plan para atender el registro de las personas discapacitadas, en prisión o sin hogar?
- Al utilizar los centros de registro, ¿qué tan seguido se deben presentar los ciudadanos al centro y que requerimientos de personal se derivan de ello?
- Cuando se unen archivos de varios registros, el problema más difícil puede ser el de determinar la identidad única de los individuos listados en los distintos registros (listas de impuestos, de seguro social). ¿Qué pasa si dos nombres similares, pero con ortografía diferente, aparecen en dos archivos con la misma dirección? ¿Cuál de los dos es el apropiado, y como se determina eso?
El cuidado necesario en la recopilación de datos del registro
Ya que la elaboración de un registro civil constituye un enorme proceso de recopilación, verificación, y organización de información, la integración de datos es una de las labores claves de este ejercicio. Para el registro inicial de un registro civil, esta tarea es incluso de mayor importancia, ya que la integridad del registro, al igual que los costos de mantenimiento y de los procedimientos requeridos, dependen del éxito del registro inicial. En muchos casos, la información ya existe en los archivos de varios departamentos o agencias de gobierno, y el registro civil debe asegurar que estos datos sean combinados con un alto grado de precisión y de integridad. Por tanto, es necesario examinar de cerca los procedimientos que asegurarán la validez de la información de los distintos registros que se utilicen para el registro civil. Esto puede requerir el establecimiento de protocolos comunes para la recopilación e incorporación de datos de las diferentes agencias y departamentos involucrados en proporcionar información al registro civil.
La información del registro civil normalmente incluye el tipo de datos utilizados en otros tipos de listas de votantes (la lista periódica y la continua), tales como el nombre, dirección, calidad ciudadana, fecha de nacimiento y sexo del votante. Pero el registro civil generalmente incluye información más amplia de índole civil, demográfica, social y económica. Ejemplos específicos son los nombres de los padres (o de la madre), lugar de nacimiento, historial académico y de empleo, servicio militar, estado civil y archivos de ingresos o de información tributaria.
Una gama tan amplia de información, y el intercambio de estos datos a través de un gran número de departamentos o agencias de gobierno, despierta inquietudes significativas sobre la conservación de la confidencialidad de los archivos, y sobre la necesidad de garantizar un almacenaje seguro de la información. En caso de que no se tenga el cuidado necesario con los rigurosos requisitos de confidencialidad puede socavar la integridad de la información y la legitimidad de conservar registros tan completos sobre los ciudadanos.
Manejo de los materiales del registro
El registro puede implicar un problema importante de manejo de material. Al preparar el desarrollo de un registro civil, los planeadores deben anticipar y adecuarse a las especificaciones de la lista permanente. Por ejemplo, cuando el registro no es computarizado, los procedimientos deben tomar en cuenta la necesidad de identificar a los votantes elegibles, en vez de a todos los ciudadanos. Esto puede implicar, como en el caso de Argentina, el uso de copias múltiples de tarjetas de registro y que la clasificación se lleve a cabo simultáneamente por la autoridad del registro y la autoridad electoral. Cuando el registro civil esta computarizado, el programa de cómputo para el acceso de información inicial debe permitir actualizaciones y ser capaz de ser utilizado para identificar a los votantes elegibles dentro de un registro que contiene los nombres tanto de los ciudadanos elegibles como de los no elegibles.
Transferencias de información
Con el registro civil, la información frecuentemente necesita ser transferida de un departamento o agencia a otra. Cuando la información se transfiere como archivos físicos (por ejemplo tarjetas), deben haber ciertos protocolos estándares para la transferencia, incluyendo factores tales como la hora en que las tarjetas serán trasladadas (diario, semanalmente, mensualmente), y como deberán responder las autoridades del registro a la pérdida o maltrato de las tarjetas. Cuando la información se transfiere electrónicamente, hay necesidad de protocolos para confirmar la precisión y la integridad del traslado y, como se menciono anteriormente, garantizar su confidencialidad.
Automatización
La automatización ha facilitado en gran medida la labor de producción y actualización del registro civil. Es precisamente a través de su capacidad de almacenaje a largo plazo, de mantener fácilmente la información (incluyendo la ejecución de cambios y revisiones), y de integrar múltiples bases de datos, que la tecnología en informática ha llegado a desempeñar un papel tan importante en las democracias avanzadas y en las economías menos desarrolladas. Adicionalmente, de todos los sistemas de registro, el registro civil es el que tiene más que ganar con la informática, dados sus múltiples usos y el mantenimiento permanente de sus archivos.
