Personal central y local
La administración efectiva de una campaña de registro para la lista periódica requiere de la contratación y capacitación de personal tanto a nivel de la oficina central como de las oficinas locales. El personal de la oficina central frecuentemente tiene carácter permanente o de más largo plazo. Las condiciones de su contratación pueden estar comprendidas dentro de las normas del servicio público del gobierno. Alternativamente, estas mismas funciones pueden ser responsabilidad de una " comisión electoral "que sea formalmente independiente del control directo de alguna dependencia ministerial o gubernamental.
A nivel local, la contratación y la capacitación del personal de registro es probablemente la misión más importante de los funcionarios de la administración local antes de llevar a cabo una enumeración, del establecimiento de centros de registro o la iniciación de registro por correo. La mayoría de estos empleados serán contratados por un periodo corto de tiempo. Muchos de estos puestos pueden ser tomados por ciudadanos que no necesitan estar altamente capacitados. La calidad del personal local para la campaña de registro, sin embargo, será un reflejo anticipado del éxito y la integridad de la elección misma.
El personal de las oficinas de campo, por ejemplo, tendrá responsabilidades muy específicas durante el periodo breve del registro. No sólo sería ineficiente tener que repetir cualquier paso del proceso de registro, sino que también puede parecer algo políticamente sospechoso.
Los enumeradores y otro personal local en los centros de registro son generalmente los únicos funcionarios de la administración electoral que conocerá el publico. Ellos son la cara visible de la organización electoral.
De la misma manera, se puede abusar del personal de registro de las oficinas locales y de los enumeradores si no están preparados adecuadamente. Los individuos involucrados en prácticas fraudulentas pueden, por ejemplo, intentar pasar por encima de los procedimientos de registro con funcionarios del registro que no sospechen de estos actos ilegales. Por lo tanto, los funcionarios locales deben tener suficiente información básica para contestar las preguntas más comunes y saber cuando y como pasar preguntas a sus supervisores en el caso de que no sepan las respuestas.
Tipos de empleados
Las categorías específicas de empleados necesarios para completar el registro dependerán del método de recopilación de información utilizado. Las enumeraciones y los centros de registro utilizan esquemas distintos. En algunos países, los partidos políticos o los candidatos pueden proponer los nombres de enumeradores potenciales. En tales casos, pueden trabajar en equipos bipartidistas o de alguna otra forma apropiada para garantizar que habrá imparcialidad en el desempeño de sus labores. Cuando se utiliza el registro por correo, los trabajadores pueden desarrollar sus labores en un ámbito más anónimo.
Existen, sin embargo, algunos requisitos comunes para el personal en ambos casos. Habrá un funcionario de registro encabezando la organización local, sin importar el título que le sea otorgado, quien tiene la responsabilidad total de completar exitosamente el registro en su distrito o jurisdicción. Este funcionario de registro puede ser apoyado por un funcionario asistente del registro, registrador segundo, o asistente de gerencia de la oficina. Existen tres tareas diferentes bajo la responsabilidad del director de registro, y estas pueden llevarse a cabo por diferentes equipos dentro de la organización. Ellos son:
- Enumeración
- Producción de las listas (incluyendo el procesamiento de la información)
- Revisión de la lista
La experiencia de Ghana
En cuanto concierne a los diferentes papeles y responsabilidades de los funcionarios del registro de votantes, la experiencia de Ghana proporciona un caso interesante de análisis. El manual de procedimiento de Ghana (ver Electoral Commission of Ghana - Voter Registration Official's Manual ), ofrece una descripción de la organización de los centros de registro y las responsabilidades claves del personal. Directamente debajo de la Comisión Electoral se encuentra el director regional, quien tiene la responsabilidad total de organizar y coordinar la campaña de registro en la región. El funcionario electoral del distrito trabaja bajo los directores regionales y coordina toda las actividades del distrito, incluyendo el proporcionar los materiales a los centros de registro. Las oficinas regionales también emplean supervisores de registro quienes trabajan con la oficina de distrito en la coordinación de las actividades de los centros.
En cada centro de registro local existe un funcionario que supervisa su operación, completa las formas de registro para los solicitantes y se involucra en otras actividades del registro, tales como el tomar las huellas digitales de los solicitantes. Adicionalmente, dentro de la oficina local existen asistentes de registro para completar los documentos de registro, que ayuda a procesar las solicitudes, y un asistente de registro encargado de laminar las tarjetas de registro y de ayudar en la producción de las credenciales de elector. En el Electoral Commission of Ghana - Voter Registration Official's Manual existe una descripción de labores para cada cargo.
Contratación
Una de las responsabilidades claves de la autoridad electoral local es la contratación de todo el personal local. Parte de esta responsabilidad puede ser delegada a otros miembros del personal. Tradicionalmente, la contratación de personal para las oficinas electorales locales varía de un ámbito a otro. En algunas instancias, por ejemplo, los enumeradores se seleccionan de una lista presentada por las oficinas de los partidos políticos. En otros casos, esto se vería como demasiado indulgente hacia algunos partidos. Es muy importante para el proceso que los votantes tengan confianza en el sistema de registro y lo consideren justo e imparcial. Si la selección de empleados a través de una lista de nombres propuesta por los partidos políticos es considerada como un medio ilegítimo, entonces debe ser evitado. En cualquier caso, los empleados deben comprender claramente que la labor de un funcionario electoral es una actividad completamente apartidista e imparcial. Frecuentemente es útil que se proporcione al registrador una lista de las oficinas de recursos humanos dentro del área en previsión de que resulte necesario contratar algunos empleados para completar el registro.
Capacitación
La oficina central de administración puede hacer mucho para facilitar la capacitación de todo el personal mediante el suministro de manuales y la organización de sesiones de capacitación. Las responsabilidades reales de todos los empleados deben ser bien definidas y la forma de cumplir estas responsabilidades debe ser revisada y discutida. Las sesiones de capacitación otorgan una gran oportunidad de recordarle al personal la importancia de la integridad absoluta de la elección.
Remuneración
La autoridad electoral local será la responsable de asegurar que todos los empleados sean pagados adecuadamente por las actividades que realicen, de acuerdo con una escala o tabulador que sea justo para todos. El protocolo de la remuneración debe establecer un rango de pagos para cada posición, al igual que de las expectativas sobre horarios de trabajo y la conclusión de cada tarea. Debe quedar claro sí la remuneración esta basada en un salario por hora/día o de acuerdo a ciertos niveles de desempeño o rendimiento. Por ejemplo, en un sistema de pago por desempeño se le podría proporcionar a los enumeradores un pago por cada formulario de registro completado, posiblemente adicional al pago establecido por hora. Este procedimiento puede ser un intento de aumentar la calidad del trabajo de los empleados, ya que algunos pueden tener un mayor interés por completar el registro de todos los votantes en su división o unidad administrativa. Se debe tener cuidado, sin embargo, de garantizar que los enumeradores trabajen de manera honesta y no añadan nombres de forma fraudulenta con tal de recibir un salario más elevado.
Gastos de viaje (viáticos)
Algunas iniciativas de registro pueden requerir cierta cantidad de viajes de parte de los empleados o trabajadores voluntarios, ya sea por la necesidad de realizar visitas domiciliarias fuera de sus vecindarios o de desplazarse a los centros de registro establecidos. Cuando se utilizan centros de registro móviles, esto puede ser aún más relevante. Cuando se impone la posibilidad de viajar como una condición para la contratación, se esperaría que se instrumente un sistema de reembolso de los gastos de viaje. Generalmente esto incluiría un pago por distancia recorrida, un fondo para el alojamiento, al igual que un fondo de viáticos para las comidas o gastos diversos. Estos límites y fondos asegurarán que los recursos sean gastados de forma responsable y de manera consistente con las políticas generales de la oficina administrativa electoral.
Honestidad e integridad
El personal de campo de la administración electoral desempeña una labor esencial en la legitimidad del sistema de registro de electores al igual que de la elección en sí. Se le debe recordar la importancia de la honestidad y la integridad en el desempeño de todas sus actividades como funcionarios electorales, sin omitir las consecuencias de involucrarse en prácticas ilegales o deshonestas. Se puede requerir que todos los empleados y voluntarios hagan un juramento de sus servicios que atestig¸e su aceptación de las condiciones de ética y legalidad de su trabajo.
