Materiales
El registro de votantes, particularmente el que utiliza el método de la lista periódica, tiende ser una actividad que requiere de muchos materiales. Una cantidad enorme de información debe ser recopilada en un corto periodo de tiempo, y se requiere de un gran volumen de materiales para lograr esto. Generalmente, estos materiales incluyen mueblería ( escritorios, sillas, teléfonos, fotocopiadoras, faxes, y computadoras), materiales de registro (formularios, tarjetas de identificación, registros de envío por correo, gafetes de identificación, y papelería), y materiales de capacitación (manuales de capacitación, proyectores y transparencias, videos y otros materiales de soporte). Adicionalmente, gran parte de este material pude requerir ser
Transportado en un corto plazo de un lado del país a otro.
Además, generalmente existe la necesidad de rentar un espacio para un corto periodo de tiempo, para equipar este espacio para el registro, y después desalojar la oficina al finalizar el periodo de registro. Generalmente esto presentará riesgos importantes de gastos y de sobre gastos.
Para poder controlar este proceso, se deben establecer, políticas claras sobre la producción requerida, preferiblemente con límites en las categorías de gastos y para cada distrito electoral o región.
A pesar de esto, es importante tener consciencia de que los materiales utilizados en los ejercicios de registro también dependerán de las realidades de cada entorno local. El uso de proyectores y maquinas de fax, por
ejemplo, depende del acceso a la electricidad y a líneas de teléfono. En los casos en los que el acceso al equipo electrónico no es posible, habrá una mayor dependencia en materiales impresos.
Estructura de organización
En la mayoría de los países, una estructura de administración electoral central
es la responsable de la integridad general del sistema electoral, incluyendo el registro de votantes. Esta autoridad central generalmente tiene la responsabilidad de diseñar el sistema de registro siguiendo mandatos legales para el desarrollo de los elementos de apoyo, tales como manuales de capacitación, políticas, guías y formularios oficiales. Durante el periodo de registro en aquellos países en los que se utilice la lista periódica, sin embrago, la administración electoral generalmente se expande de forma importante para incluir administraciones locales grandes, y descentralizadas. Estas organizaciones locales tienen la responsabilidad de recopilar la información de registros y de introducirlas de tal forma que se pueda facilitar el desarrollo de la lista preliminar y final de votantes. A nivel local, sin embargo, los empleados de la administración electoral están activos, casi sin excepción durantes periodos muy breves de tiempo. Adicionalmente, frecuentemente son contratados de un grupo de empleados que no están capacitados para la administración electoral.
Políticas de producción
Muchas de las compras de para la administración electoral son hechas por la autoridad central o regional con base en el costo de los ahorros asociados con compras en gran volumen. Los servicios como el uso de suelo a corto plazo, renta de oficinas, renta de muebles y equipo de comunicaciones son frecuentemente contratados a nivel local bajo lineamientos presupuestales altamente controlados. Política de producción bien definidas facilitará la operación fácil de la organización electoral local. Tales políticas y procedimientos, sin embargo, pueden ser gobernadas o regidas por lineamientos aceptados para otras necesidades de una jurisdicción.
En general, las políticas de producción serán establecidas únicamente para cada situación y estarán influidas tanto por el marco legal establecido para el registro de votantes como para las políticas de administración de otras actividades gubernamentales.
La importancia de la seguridad
El transporte de un volumen importante de materiales en un corto periodo de tiempo a muchos sitios diferentes es una característica del registro de la lista periódica. Esto genera preocupaciones sobre la seguridad de estos materiales, no sólo en el transporte pero también en el almacenamiento. La adopción de medidas de seguridad apropiadas, es entonces crucial para el éxito del proceso de registro. Los reportes de formas perdidas o credenciales de identificación robadas, por ejemplo, pueden disminuir la confianza en la integridad del proceso de registro y así se puede comprometer la legitimidad de la elección. La pérdida de las credenciales de registro, sin embargo, no son integrales al proceso de la producción de la lista periódica ya que es menos probable que se otorgue este tipo de registro de votantes. La credencial formal de registro de elector es utilizado generalmente cuando hay un registro continuo está en lugar.
