Mantener la integridad del sistema de registro de votantes
Una lista de votantes actualizada que demuestre una cobertura completa de la población en edad de votar, que sea razonablemente vigente respecto al domicilio de los electores registrados y que sea altamente precisa en relación al contenido específico de cada uno de los registros, cumple un papel importante en la legitimidad de elecciones democráticas. Un proceso de registro bien documentado, con procedimientos abiertos y transparentes, ayudará a garantizar que el sistema llene los requisitos de legitimidad y, de esa forma, contribuir a la integridad de la elección, no a ponerla en duda.
Estar preparado para justificar las decisiones
Es crítico que las autoridades electorales sean capaces de documentar cualquier decisión adoptada. La imposibilidad de conservar la documentación adecuada y de justificar las decisiones puede, al menos, dar la apariencia de que se han adoptado decisiones caprichosas y sembrar dudas sobre la integridad de la administración electoral. El mantenimiento de registros sobre las decisiones adoptadas también puede ser una buena guía para tomar decisiones consistentes en otros casos similares, que también contribuye a asegurar o garantizar la legitimidad del sistema de registro.
Un sistema de archivo completo
En el archivo de las autoridades electorales debe existir una copia del formulario de registro de cada votante incluido en la lista periódica, así como de cualquier material usado para evaluar o determinar la elegibilidad de los votantes. El mantenimiento de esta información durante un periodo designado (seis meses después de la elección puede ser razonable), y ciertamente hasta que la fecha límite para las apelaciones o impugnaciones de los resultados haya concluido, es una precaución tan útil como necesaria.
La exhibición de registros que se han conservado durante un considerable periodo es importante cuando se presentan conflictos e impugnaciones. Si no es posible revisar oportunamente los registros históricos, puede haber disputas que no puedan ser resueltas sin una referencia por parte de la corte. Un solo registro puede marcar la diferencia entre la postulación o no de un candidato. Si bien la probabilidad de que esto ocurra a nivel nacional es remota, resulta probable a nivel de un distrito local. Quizá más importante que su efecto directo en el resultado de la elección, es la imagen que puede proyectar sobre la justicia electoral. Los abogados pueden describir a los oficiales electorales como faltos de profesionalismo si no se cumple la ley al pie de la letra, si la conservación de registros no ha sido precisa y meticulosa o si el sentido común está ausente al darle seguimiento a la actualización de los registros.
