Evaluación de la situación
El contexto en el que el registro civil se desarrolla establece el tono del ejercicio de recopilación de información para el registro inicial. Cuando ya existen fuentes de información ricas y completas, la tarea se puede enfocar en identificar qué base de datos es mejor para proporcionar la información inicial y ayudar a proveer los datos actualizados de la forma adecuada. Por ejemplo, en el momento de comprar una casa el registro automático es una característica del registro civil ligada a la evaluación o autoridad tributaria de un país, y es un buen candidato para proporcionar la información necesaria.
En algunos ambientes, la información de las bases es insuficiente y es necesario desarrollar mecanismos y capacidad del estado para reunir esta información inicial. En este caso, el impulso inicial de registro es similar al de una lista permanente (ver
Planeación Logística del Registro Inicial) y a la recopilación de una lista periódica (ver Planeación Logística para la Lista Periódica). En todos los casos, es necesario evaluar el estado de la información disponible en el momento, y los requerimientos para vincular la información dentro de un registro civil que pueda también cumplir funciones de registro electoral.
Información de identidad relevante
Cuando se planea un registro civil inicial, es esencial identificar la clase de información necesaria para la exitosa realización del proceso de registro, así como el tipo de documento que se proporcionará al registrado y se usará como prueba del registro civil. La información precisa que se requiere varía según el escenario, dependiendo del contexto de la comunidad, y/o de decisiones tomadas respecto a otros aspectos del proceso de registro. Por ejemplo, el índice de alfabetización de un país afecta si la firma es un componente clave del registro. Igualmente, una decisión sobre el uso de tarjetas de registro civil va a influir sobre el tipo de información recopilada, y sobre la decisión de utilizar una fotografía, huella digital o alguna otra característica de identificación.
A pesar de estas diferencias, en cualquier registro civil se recopilan ciertos elementos comunes de información. Estos incluyen el nombre, dirección y calidad ciudadana. Además, es necesario saber la edad o fecha de nacimiento, para asegurar que la persona alcanza la edad mínima para votar. Aunque no es un componente esencial del ejercicio de registro, el género del ciudadano también suele registrarse. La fecha de nacimiento y el género se usan frecuentemente como forma de verificar la información recopilada en el procedimiento de registro. Además, los registros civiles pueden ir más allá de esta información (mucha de la cual normalmente está incluida en las listas permanentes de votantes) y añadir cosas como nombres de los padres, ocupación y lugar de nacimiento. La naturaleza detallada del registro civil es necesaria, puesto que sirve a numerosos propósitos.
Más que ver el registro civil inicial como similar al registro electoral, una mejor analogía es la creación de un censo nacional. Esto sugiere la mayor amplitud de su alcance, y el hecho de que el registro inicial no tiene que llevarse a cabo exclusivamente con miras electorales.
Un plan de acción
Después de que los oficiales determinan qué información debe recopilarse, los administradores responsables de desarrollar el registro civil pueden pasar a un plan de acción detallado. Cuando esto implica un nuevo censo cívico, los procedimientos son similares a los de la lista periódica, aunque los requerimientos de información son mucho más amplios (ver Planeación Logística para la Lista Periódica).
Cuando el sistema requiere el uso de fuentes de datos existentes, los requisitos de información específica son cotejados contra las bases de datos correspondientes, y se desarrollan procesos para fusionar estos datos. La función primordial de la autoridad electoral bajo un registro civil es supervisar la validez de la información recopilada por otros departamentos u organismos para propósitos electorales. Como resultado, los métodos apropiados para poner a prueba la verificación y para auditar la recopilación y transferencia de datos, son un elemento importante del plan de acción.
