Mantenimiento de la integridad del sistema del registro civil
Un registro civil actualizado que cumpla satisfactoriamente con los indicadores de inclusividad, actualidad y precisión, juega un papel importante en otorgarle legitimidad a las elecciones democráticas. Un proceso de registro civil bien documentado, con procedimientos abiertos y transparentes, ayuda a garantizar que el sistema cumpla con los requisitos de legitimidad y contribuya así a la integridad de la elección.
Rastreo de cambios en la información
El propósito de una pista o registro auditable es el de identificar errores en la información en el registro civil, para explicar sus inconsistencias y manejar adecuadamente la información. La clave para asegurar la capacidad de auditar el registro civil consiste en proveer la información que haya sido utilizada para actualizar cada archivo. Las siguientes preguntas ilustran el tipo de información requerida para conservar registros sobre los cambios de domicilio.
- ¿La solicitud de cambio vino directamente del individuo o de otras fuentes, tales como el departamento de salud pública?
- ¿Cuál es el nombre del empleado u oficial que incluyo el cambio de la información en el sistema?
- ¿Cómo y cuando se hizo esto?
Esa información brinda la capacidad de resolver diferencias de datos entre distintos registros o bases de datos. Una guía consiste en utilizar la información que fue incluida más recientemente como la mejor indicación de la información vigente. Una segunda guía es contactar al ciudadano para ayudar a resolver conflictos cuando la información es inconsistente en diferentes bases de datos.
Adicionalmente, es deseable establecer un mecanismo que requiera que los ciudadanos confirmen la precisión de la información, y que permita corregirla cuando sea apropiado. Una manera de hacer esto consiste en otorgar credenciales de identificación al ciudadano que expiren después de un cierto periodo de tiempo. Al momento de expiración, el ciudadano deberá asistir a una oficina o centro de registro para solicitar una nueva tarjeta de identificación, y en ese momento actualizar toda la información personal en el registro civil. Esto brinda la oportunidad de obtener una foto nueva que pueda ser utilizada en la credencial de identificación y que también pueda ser guardada en archivo como parte del registro civil.
Existen momentos críticos en los que se requiere que los ciudadanos actualicen su información en el registro civil. En Argentina, las personas son registradas dentro del mes siguiente a su nacimiento y se les otorga un número de registro civil. Cuando a los siete u ocho años de edad entran al sistema escolar, se hace una renovación de su registro civil. Adicionalmente, al llegar a los 16 años de edad, deben renovar su registro nuevamente y recibir credenciales de identificación cívica.
De manera alternativa, los registros de los ciudadanos pueden incluir la fecha en la que los votantes tuvieron su más reciente encuentro con algún departamento o agencia gubernamental. Esta información puede ser utilizada después como una manera de identificar a aquellos que no han tenido ningún contacto durante un cierto periodo de tiempo. Puede ser un procedimiento convencional que los individuos que no han sostenido ningún contacto con algún departamento gubernamental durante un cierto periodo de tiempo sean contactados para confirmar o verificar la precisión de la información que se mantiene en el archivo.
Supervisión de la información de varios departamentos y agencias
El mantenimiento de un rastreo auditable de la información contenida en el registro civil se aplica también a la recopilación de datos de otros departamentos y agencias. Un problema potencial de los registros civiles es que la autoridad electoral puede no ser la responsable de recopilar la información utilizada para propósitos del registro y, por esta razón, deberá depender de otros departamentos o agencias para obtener información de alta calidad y confiable. En este sentido, una manera de asegurar la función de supervisión consiste en brindarle a la autoridad electoral la posibilidad de supervisar directamente la recopilación de datos de otras agencias o departamentos. Argentina nos proporciona un ejemplo de este tipo de supervisión, al ubicar a la autoridad electoral bajo autoridad judicial y al garantizar que las autoridades electorales tengan poder de supervisión sobre la organización del registro civil.
