Plan para el éxito
Un proceso de registro exitoso requiere de una planeación extensa y de la capacidad para instrumentar el plan de manera eficiente. Los elementos de un plan de registro exitoso incluyen lo siguiente:
Se debe asignar a una persona, o a un puesto, la responsabilidad total de la planeación y la instrumentación detalladas del ejercicio del registro de votantes a nivel local. Este cargo normalmente se le confiere al director del registro. Algunos países también utilizan comisiones independientes a nivel regional o local, que reflejen la estructura a nivel central o nacional. En este caso, es necesario tener bien delineadas las responsabilidades y el protocolo de reportes.
El funcionario del registro, que trabaja tanto con la estructura legal como la administrativa del país, o la unidad sub-nacional correspondiente (ver Esquema Administrativo para la Lista Periódica), debe formular expectativas claras de las labores que deben ser cumplidas cada día durante el proceso de registro. Generalmente, el plan logístico del registro electoral incluirá una evaluación realista de la cantidad de información que debe ser recolectada, una estimación del número de electores que serán registrados, del número de residencias que deben ser visitadas y del personal necesario para hacerlo. También puede incluir estimaciones sobre el tiempo requerido para el procesamiento de la información de cada elector y para su inclusión en algún tipo de formato de registro, cuando así resulte procedente y ya sea electrónicamente en una computadora o manualmente a través de una maquina de escribir o a mano. En algunas instancias, la información será entonces enviada al centro de administración electoral. En otros casos, los datos y archivos serán retenidos a nivel local para la producción de las listas de votantes. En el último caso, la autoridad electoral central no estará involucrada en la preparación de las listas. El funcionario de registro puede requerir suficientes recursos durante el proceso de registro para hacer frente a cualquier contingencia y completarlo a tiempo.
La enumeración generalmente requiere de una desagregación detallada de las casas visitadas cada día por cada enumerador o par de enumeradores. Cuando se utilizan centros de registro, el plan de logística debe incluir una identificación de la locación de cada centro de registro, al igual que de los centros móviles de registro y su ubicación a través del periodo de registro. La meta es garantizar que los centros de registro estén plenamente equipados cuando el registro se inicie. En la práctica, esto puede no ser siempre posible. Entre más prologada sea la demora, menos eficiente será el proceso.
El plan de logística también debe incluir los métodos de reclutamiento de todos los grupos de trabajadores, al igual que los procedimientos de capacitación para cada uno de ellos. Todos los materiales de capacitación se preparan usualmente antes del inicio del proceso de registro. Puede ser necesario un plan de contingencia para la capacitación del personal que no pudo asistir a las sesiones programadas, al igual que para encontrar y capacitar a los reemplazos.
Todos los aspectos del plan de logística se basan en factores de densidad de población, niveles de alfabetización, raíces étnicas, lenguas, costumbres locales y porcentajes de población en zonas urbanas y rurales. Se deben hacer los ajustes apropiados para atender estos factores variantes.
Es esencial que el plan de instrumentación para el ejercicio de registro de votantes sea dividido en unidades geográficas manejables. La norma para una enumeración, por ejemplo, que cada unidad administrativa comprenda aproximadamente entre 250 y 500 votantes, suele fijarse por adelantado. Estas unidades serán después analizadas con base en el área que debe ser cubierta, la ubicación de las fronteras, el número de casas en el área y cuestiones similares. Si se dedica suficiente tiempo al proceso, las unidades administrativas podrían ser más grandes. Cuando se intenta llevar a cabo este ejercicio sin una estructura geográfica, se tendrán resultados deficientes en la administración. Un ejemplo de esto ocurrió en las elecciones para el gobierno locales en Sudáfrica en 1995.
La metodología utilizada para recolectar información del votante se especifica generalmente antes de iniciar el proceso de registro. Esta planeación incluye los procedimientos para atender a los votantes que no estén en casa, en el caso de una enumeración, o de otras contingencias que puedan surgir.
La planeación logística debe incluir la definición de lineamientos claros sobre la autoridad y los pasos a tomar en la delegación de autoridad. También deberá incluir los procedimientos paso a paso que deben seguirse en cada componente importante del proceso de registro.
La planeación logística también deberá incluir una política sobre las comunicaciones para todo miembro del organismo electoral, tanto empleados de largo como de corto plazo. Generalmente, la política de comunicación deberá especificar la manera en la que los oficiales de registro deberán mantener contacto con la administración electoral central durante el periodo de registro, la persona de enlace para atender todas las consultas o requerimientos de los medios de comunicación, el procedimiento para la actualización permanente del ejercicio de registro y el destinatario de esos reportes.
Este plan deberá incluir los horarios de trabajo, los salarios para cada nivel de trabajo y la forma de pago para todos los trabajadores. Esto deberá ser comunicado a todos los funcionarios por adelantado para que tengan conciencia de los paquetes de compensación desde un principio.
Cuando se utiliza la enumeración, el plan tendrá que especificar las necesidades que deben ser satisfechas para descartar las enumeraciones al finalizar del proyecto. Cuando se utiliza un centro de registro, el plan de logística deberá incluir el desmantelamiento de la locación.
