Actualización del registro civil
Una vez integrado el registro inicial se requiere tomar medidas para asegurar la actualización permanente de la lista. Cuando el registro es obligatorio, como lo es siempre en el caso del registro civil, los ciudadanos deben proporcionar información actualizada a las autoridades civiles dentro de cierto periodo de tiempo sobre cualquier cambio de situación (por ejemplo, cambios en el nombre o en el domicilio, al alcanzar la edad legal para votar, al obtener la ciudadanía, al contraer matrimonio o al divorciarse).
Los siguientes son algunos temas que deben considerarse al establecer las medidas para la actualización de información del registro civil:
- ¿Quién es responsable de proporcionar información sobre el registro y a quién se le proporciona esta información?
- En el momento del nacimiento de un niño, ¿la información sobre el nacimiento es proporcionada por el hospital, por otras autoridades del lugar de nacimiento, la partera o los padres?
- ¿Tendrán los padres que proporcionar información adicional a la que proporcione el hospital - por ejemplo, el nombre la madre, de los abuelos, información sobre la adopción?
- ¿Quién reporta la información sobre la custodia de los niños en el caso de un divorcio o de un nuevo matrimonio? ¿Alguno de los padres ( y si es el caso, cual de los dos), por el oficial de la corte (tal vez un juez) quien determina la custodia, por las autoridades de bienestar infantil o por alguna otra persona u organización?
- De la misma manera, para el cambio de ciudadanía, ¿la información debe ser transmitida por la corte de ciudadanía, por el aspirante o por algún otro oficial?
- Para el reporte de la muerte de un ciudadano que está incluido en el registro, ¿quien proporciona esta información, algún familiar directo, el doctor que certifica la muerte u otros?
- ¿Qué medidas existen para garantizar que estos reportes se envíen de manera expedita?
En Suecia, los restos de la persona fallecida no pueden ser cremados o enterrados antes de que las autoridades, o los responsables de la administración del cementerio, reciban un certificado de las autoridades fiscales con los detalles de la persona fallecida y la hora de su muerte.100
Indicadores de desempeño
Como es en el caso de otros procedimientos de registro, es importante que el registro civil establezca un sistema indicadores de desempeño para evaluar la calidad integral del registro. Los tres indicadores de desempeño: inclusividad, actualidad, y precisión se aplican al registro civil.
En general, una de las ventajas distintivas del registro civil es que es capaz de desempeñarse muy bien conforme a estos indicadores. El carácter obligatorio del registro civil significa que debe desempeñarse muy bien en términos de inclusividad. De hecho, ya que la ausencia de una persona del registro es considerada como una muerte cívica, la inclusividad del registro debe ser muy alta. El énfasis en la actualización permanente de la lista, y el hecho de disponer de un tiempo relativamente reducido para incluir cambios, deberá traducirse en un muy alto grado de actualización. Ya que la lista es supervisada y mantenida de forma permanente y utilizada para una gran variedad de propósitos, existen múltiples oportunidades para identificar errores. El resultado es una lista con un alto nivel de precisión.
Conexión de registros
Una característica común de los registros civiles es el uso de múltiples fuentes de información y registros para ayudar a proporcionar información actualizada. Por ejemplo, el sistema sueco incluye 131 centros de registro ubicados en las oficinas de autoridades fiscales, combinadas con 24 registros regionales, todos los cuales están unidos en un registro de referencia central. Cada uno de los centros tiene diferentes niveles de acceso a la base de datos del registro Aquí exponemos algunos factores del sistema sueco:
- Cada una de las oficinas locales tiene acceso directo a la información únicamente para su registro local.
- Los registros regionales no tienen acceso directo a las bases de datos de registros locales, pero a su vez son responsables de circular la información del registro a varios usuarios en su región.
- El registro de referencia central, que es responsable de la importante labor de asignar el número de identidad personal que conserva el ciudadano durante toda su vida, distribuye a los individuos a las distintas oficinas fiscales locales.
Por tanto, los registros en si son bastante distintivos, con la autoridad local como unidad clave para recopilar y actualizar la información.101
