إنشاء قسم العلاقات الإعلامية في هيئة إدارة الانتخابات
يتضمن إنشاء هيئة إدارة الانتخابات إجمالاً إنشاء قسم خاص يمكنه أن يركز بالكامل على العلاقات مع الإعلام. يكون قسم العلاقات الإعلامية (والتي يطلق عليها أحيانًا المكتب الصحفي) بؤرة اهتمام منافذ الإعلام، حيث يلجأون إليها لتلقي المعلومات الآنية والمستمرة حول تقدم إدارة الانتخابات. في بعض الحالات يدمج هذا القسم داخل إدارة أكبر للعلاقات العامة (أو الشؤون العامة) التي تتعامل مع كلٍ من الإعلام والجمهور. لأغراض التوضيح والاتساق مع الموضوع العام لهذه الدراسة (الإعلام والانتخابات) سوف تقتصر المناقشة هنا على استعراض العلاقات المقتصرة على الإعلام. طبقًا لما تم مناقشته في السابق، يعتبر قسم العلاقات الإعلامية منفصل عن إدارة (إدارات) إعلام الناخبين وتوعية الناخبين والتوعية المدنية، ولكن العديد من أنشطة كلٍ من هذه الإدارات تستفيد من التعاون أو الاتصال المستمر بينها.
يتحدد الهيكل المادي لقسم العلاقات الإعلامية طبقًا لحجم المهمة بالإضافة إلى الموارد المتاحة لهيئة إدارة الانتخابات. يمكن أن يتضمن القسم أو لا يتضمن مركزًا صحفيًا أو إعلاميًا (انظر القسم المعنون المركز الإعلامي أدناه للحصول على المزيد من المعلومات)، حيث يمكن لوسائل الإعلام أن تجتمع لحضور الفعاليات مثل المؤتمرات الصحفية أو الملخصات الصحفية. هذه الإضافة تعتمد على التمويل والمكان المتاح والاعتبارات الأمنية ولكنها عادة ما توفر موردًا قيمًا لقسم العلاقات الإعلامية، ويحد من وقت الإعداد ويضمن الاتساق (سواء بالنسبة للإعلام أو بالنسبة لموظفي الإدارة)، وموثوقية المعدات.
في بعض الحالات، سيكون هناك مقر مركزي رئيس للقسم وله مكاتب ميدانية تابعة حيث يوجد معظم العاملون في مجال العلاقات الإعلامية. في هذه الحالة، يكفي وجود مركز رئيس صغير. ولكن في الحالات الأخرى، سوف تتم معظم أنشطة الإعلام في مكان مركزي ولذا يجب أن تكون مرافق المكتب كافية لتتيح وجود طاقم عمل كبير.
وغنيٌ عن القول، أن اقسام العلاقات الإعلامية الفعالة (وتشمل أية مكاتب تابعة) تكون مجهزة بمستلزمات رئيسية تتضمن وصلة موثوقة وسريعة للاتصال بالإنترنت، وأجهزة حواسب وأجهزة فاكس وماكينات تصوير وماسحات ضوئية وخطوط هاتفية أرضية ومحمولة وما إلى ذلك.
ولكن قد تكون أهم التجهيزات المادية هي طاقم العمل. عادة ما يكون هناك متحدث رسمي واحد على الأقل يعتبر جهة الاتصال الرئيسية مع الإعلام لأي اتصالات "رسمية". هناك مناقشات بين الإعلام وبين هذا الشخص ويحق للإعلام أن يقتبس منها وأن يبثها كما هي. وسوف يجيب هذا الشخص أيضًا طلبات الإعلام للحصول على تصريحات أو تعليقات حول القضايا. عادة ما يكون المتحدث الرسمي أحد مفوضي الانتخابات، مما يعكس أهمية ورفعة هذا المنصب. المتحدث الرسمي سوف يكون هو "واجهة" هيئة إدارة الانتخابات، ولذا فمن الضروري أن يكون هذا الشخص محايدًا وماهرًا في فنون الديبلوماسية وقادرًا على الرد بإيجاز ووضوح على أسئلة الإعلام (التي قد تكون حساسة في بعض الأحيان). وقد ظهرت مخاطر وجود متحدث رسمي باسم هيئة إدارة الانتخابات يعمل بصورة حزبية في الانتخابات الرئاسية في تيمور الشرقية عام 2007، حين تحدث المتحدث الرسمي لهيئة إدارة الانتخابات، وهو أحد مفوضي الانتخابات، لصالح أحد المرشحين وانتقد آخر، مما أضر بسمعة هيئة إدارة الانتخابات طبقًا لما أوردته التقارير. [1]
بالإضافة إلى المتحدث الرسمي (المتحدثون الرسميون)، سوف يعتمد عدد العاملين في القسم على كمية العمل المراد إنجازها. وسوف يكون هناك حاجة لوجود عدد كافٍ من العاملين للتعامل مع أي زيادة مفاجئة في طلبات الإعلام، وبصفة خاصة في الفترات القريبة من المراحل الحساسة من الانتخابات مثل يوم التصويت ذاته وفترة عد الأصوات وإعلان النتائج. كما أنه عادة ما يخصص جزء من طاقم العمل للبحث، ويمكن أن يقدم هؤلاء موجزات على فترات منتظمة لباقي طاقم العمل في الإدارة حول الأنباء الخاصة باليوم أو الأسبوع. كما يمكن أن يكون هناك أيضًا أشخاص مدربين على صياغة الرسائل والأخبار، والذين يمكنهم أن يكتبوا بصورة موجزة وجديرة بالنشر في الأخبار. يقدم أفراد طاقم العمل ممن لهم خلفية في الصحافة أو العلاقات العامة أو الأمور ذات الصلة خبرات قيمة توجه لصالح كتابة البيانات الصحفية وعناصر الحديث والتواصل الإعلامي وما إلى ذلك.
________________________________________
[1] "Democratic Republic of Timor-Leste, Final Report: Presidential and Parliamentary Elections, April, May & June 2007", (تقرير بعثة مراقبة الانتخابات التابعة للاتحاد الأوروبي, 2007),17 http://www.eeas.europa.eu/eueom/pdf/missions/final_report-timorleste-2007_en.pdf
